Toimeksiannon kopioinnissa voidaan kopioinnin pohjana hyödyntää joko oikeiden asiakkaiden toimeksiantoja tai mallitoimeksiantoja. Eräät tilitoimistot ovat tehneet omat mallitoimeksiannot erityyppisille asiakkaille (perinteinen asiakas ja digitaalinen asiakas jne). Jos käytetään mallitoimeksiantoja, kannattaa malliasiakkaan statukseksi asettaa asiakassuhde päättynyt, jotta malliasiakkaalle ei luoda tehtäviä tehtävien massaluonnissa.
Toimeksiannon perustaminen kopioimalla
Tehokkain tapa toimeksiannon, palveluiden ja tehtäväperusteiden perustamiseen on käyttää Toimeksiannon kopiointi -toimintoa. Ennen toimeksiannon kopiointia tulee seuraavien asioiden olla valmiina:
- asiakas, jolle toimeksianto luodaan kopioimalla
- asiakkaalla on mielellään valittuna oikea hinnasto
- kyseisen asiakkaan yhteyshenkilö on perustettu kontaktina (suositeltavaa)
Valitaan toimeksianto, jota lähdetään kopioimaan uudeksi toimeksiannoksi. Syötä ensin muutama merkki kopioinnin lähteenä olevan asiakkaan nimestä.
Tässä esimerkissä kopioitavaksi toimeksiannoksi valitaan toimeksianto nimeltä Malli Procountor Taloushallinto. 
Klikattaessa Hae ohjelma avaa toimeksiannon kopiointinäkymän. Sen yläosassa annetaan uudelle toimeksiannolle perustiedot:
- Toimeksiannon nimeen kirjoitetaan uuden toimeksiannon nimi. Hyvä nimeämistapa on ”asiakkaan nimi + taloushallinto”
- Toimeksiannon asiakas. Anna asiakkaan nimestä vähintään kolme merkkiä Hakusana-kenttään ja sen jälkeen valitse asiakas valintalistalta.
- Tilaaja valitaan asiakkaan kontakteista alasvetovalikosta.
- Vastuuhenkilöksi valitaan alasvetovalikosta koko taloushallinnosta vastaava henkilö. Arvo ehdottaa kopiointia tekevää henkilöä.
- Alkaa-ajankohdaksi annetaan esim. toimeksiantosopimuksen päivämäärä.
- Päättyy-ajankohdaksi annetaan mahdollisesti sovittu päättymispäivämäärä. Toistaiseksi voimassaolevilla toimeksiannoilla päättymisajankohta jätetään tulevaisuuteen.
- Yhtiö-valinta tulee tehdä vain silloin kun Arvoon on liitetty useampi yhtiö. Yhtiö valinta vaikuttaa mm. siihen mihin Procountor-ympäristöön laskut tästä toimeksiannosta siirretään.
Alkamis- ja päättymispäivä sekä toimeksiannon omistava yhtiö sekä toimeksiannon status periytyvät lähdetoimeksiannolta ja ne voi muuttaa kopiointivaiheessa.
Käyttäjä voi valita, mitkä kopioitavan toimeksiannon palvelut kopioidaan uudelle toimeksiannolle. Tässä esimerkissä kopioidaan Kirjanpitopalvelu, Tilinpäätös ja Palkanlaskenta. Muut taloushallinnon osa-alueet asiakas hoitaa itse taikka ne sisältyvät valittuihin palveluihin.
Muista kirjoittaa palvelun Työn kuvaus –kenttään uuden palvelun nimi. Hyvä nimeämistapa on Asiakkaan nimi + esim. kirjanpito.
Nimi-kentästä otetaan rasti pois niiden palveluiden kohdalta, joita ei kopioida asiakaan toimeksiannolle.
Resursoinnin, työ- ja palkkalajien sekä suoritteiden kopioiminen
Kullekin luotavalle palvelulle voidaan kopioida resursointi (eli henkilöstön arvioidut työmäärät palvelulle) sekä sallitut työlajit, palkkalajit ja suoritteet. Lisäksi voidaan kopioida myös yksittäiset tehtävät, esimerkiksi uuden asiakkaan haltuunoton tehtävät.
Tehtäväperusteet-välilehdellä muokataan uuden palvelun tehtäväperusteet.
Valitaan ne tehtäväperusteet, jotka halutaan kopioida:
Otsikko voidaan muokata tehtävälle sopivaksi.
Tekijä valitaan alasvetovalikosta. Oletuksena tekijänä on palvelun vastuuhenkilö.
Vastuu Tilitoimisto / Asiakas.
Toistuvuus ja deadline Yksittäiset tehtävät järjestyvät deadline päivän mukaan tehtävälistalle. Deadline voi olla todellinen määräaika tai ajankohta, jolloin tehtävän tekeminen aloitetaan.
Tapahtumapäivän siirto valitaan alasvetovalikosta sen mukaan, minkä kauden tapahtumia tehtävällä käsitellään.
Työmääräarvio vaikuttaa henkilön resursointiin. Kaikille tehtäväperusteille ei tarvitse antaa työmääräarvioita.
Tehtäväperusteiden pohja tulee lähdetoimeksiannolta, mutta kuvassa esitettyjä tietoja voidaan muuttaa vapaasti kopioinnin yhteydessä.
Kaikkia lähdetoimeksiannon tehtäväperusteita ei ole pakko kopioida, vaan käyttäjä valitsee vain kunkin asiakkaan kannalta oleelliset tehtäväperusteet. Tämä mahdollistaa esimerkiksi sen, että mallitoimeksiannolle luodaan eri yhtiömuotojen mukaiset tilinpäätöksen tehtäväperusteet, joista kopioitaessa valitaan oikea.
Seuraavat tehtäväperusteen tiedot kopioituvat sellaisenaan:
- Tehtäväperusteen kuvaus
- Tehtäväperusteen työlista
- Tehtäväperusteen oletussuoritteet
Näitä voidaan tarvittaessa käydä muuttamassa kopioinnin jälkeen tehtäväperusteen tiedoissa.
Tallenna ja luo tehtävät -painike kopioi toimeksiannon sekä valitut palvelut ja tehtäväperusteet. Tämän jälkeen luodaan tehtävät uudessa ikkunassa halutulle aikavälille.
Tehtävien luominen kannattaa tehdä aina uutta asiakasta perustettaessa. Aikavalinnan alku- ja loppupäivämäärän voi vapaasti määrittää tai voidaan käyttää avuksi alasvetovalikon aikarajauksia.
Kun tehtäväperusteita määritetään ensimmäistä kertaa, on hyvä laatia tehtävät aluksi lyhyemmälle aikavälille esim. kahdeksi kuukaudeksi. Näiden kahden kuukauden aikana selviää mitä muutoksia tehtäväperusteisiin tulee tehdä, jotta ne palvelevat toimintaa ja työntekijöitä parhaiten. Tämän jälkeen tehtävät voidaan massaluontitoiminnalla laatia kaikille asiakkaille ja palveluille yhdellä kertaa pidemmäksi aikaväliksi esim. kalenteri vuoden loppuun asti.
Tallenna-painike kopioi toimeksiannon sekä halutut palvelut ja tehtäväperusteet, mutta ei luo tehtäviä. Ne voi luoda myöhemmin tehtävien massaluontitoiminnolla.