Procountorista voidaan lähettää erilaisia automaattisia sähköposteja asiakkaille, toimittajille sekä Procountor-ympäristön käyttäjille. Tässä artikkelissa on listattuna ne toiminnot, joiden yhteydessä sähköpostiviestejä voi lähettää. Tehokkainta sähköpostien käyttäminen on silloin, kun vastaanottajan voimassa oleva sähköpostiosoite on tallennettu liikekumppanirekisteriin.
Sähköpostit myyntilaskuissa sekä myynti- ja ostotilauksissa
Kun myyntilaskuja tai myynti- tai ostotilauksia lähetetään sähköpostilla, valitaan Laskukanava-valikosta Sähköposti-valinta. Tällöin liikekumppanirekisteriin syötetty sähköpostiosoite tuodaan automaattisesti Sähköpostiosoite-kenttään. Mikäli sähköpostiosoitetta ei ole tallennettu rekisteriin, annetaan sähköpostosoite sille varattuun kenttään. Sähköpostiosoitteen muodon oikeellisuus tarkistetaan tallennuksen yhteydessä.
Lähetettävä sähköposti sisältää laskun tai tilauksen PDF-muotoisena liitetiedostona.
- Lasku lähetetään aina osoitteesta no-reply@procountor.com.
- Jos vastaanottaja vastaa sähköpostiin, lähtee viesti osoitteeseen joka on tallennettu yrityksen perustietojen Yhteyshenkilöt-osion Laskutuksen yht.hlön sähköpostiosoite -kenttään. Jos tämä kenttä on tyhjä, haetaan osoite laskun lähettäneen käyttäjän Omat tiedot ja asetukset -sivun Sähköpostiosoite -kentästä. Jos sekin on tyhjä, lähtisi vastaus osoitteeseen no-reply@procountor.com.
Kun lasku lähetetään sähköpostilla, on laskun maksuun tarvittavat tiedot (laskun numero, eräpäivä, summa, viitenumero, tilinumero ja viivakoodi) viestin tekstiosassa. Viestin otsikossa mainitaan sana ”Lasku”, ”Tilausvahvistus”, ”Ostotilaus” tai ”Tarjous”; laskun tai tilauksen numero sekä laskun lähettäneen yrityksen nimi.
Maksumuistutusten sähköpostit
Maksumuistutuksia voi lähettää sähköpostilla, vaikka alkuperäisen laskun laskukanava olisikin jokin muu. Mikäli maksumuistutukseen liittyvä lasku on lähetetty sähköpostilla, käytetään sähköpostiosoitteena oletuksena alkuperäisellä laskulla käytettyä osoitetta.
Lähetettävä sähköposti sisältää maksumuistutuksen PDF-muotoisena liitetiedostona.
- Sähköpostin lähettäjän osoite haetaan ensisijaisesti yrityksen perustietojen Yhteyshenkilöt-osion Laskutuksen yht.hlön sähköpostiosoite -kentästä.
- Jos edellä mainittu kenttä on tyhjä, haetaan osoite maksumuistutuksen lähettäneen käyttäjän Omat tiedot ja asetukset -sivun Sähköpostiosoite -kentästä.
- Jos edellinenkin kenttä on tyhjä, tulee osoitteeksi no-reply@procountor.com.
Kun maksumuistutus lähetetään sähköpostilla, on laskun maksuun tarvittavat tiedot (laskun numero, eräpäivä, summa, viitenumero, tilinumero ja viivakoodi) viestin tekstiosassa. Viestin otsikossa mainitaan sana ”Maksumuistutus”, laskun numero sekä laskun lähettäneen yrityksen nimi.
Sähköposti-ilmoitus asiatarkastettavasta tai hyväksyttävästä laskusta
Osto-, matka- ja kululaskuista on mahdollista lähettää sähköposti-ilmoitus laskun asiatarkastajalle ja hyväksyjälle. Asiatarkastajien ja hyväksyjien sähköpostiosoitteet tulee olla syötettynä käyttäjän omiin tietoihin.
Muistutusviestejä lähetetään Procountorista tasaisin väliajoin. Jos samalle asiatarkastajalle/hyväksyjälle on lähdössä useampi muistutus samalla lähetyskerralla, kootaan muistutukset samaan sähköpostiviestiin. Sähköpostiviesti sisältää linkin, joka vie Procountoriin kirjautumisikkunaan. Kun käyttäjä kirjautuu Procountoriin tämän linkin kautta, tuodaan sähköpostissa mainitut asiatarkastettavat ja/tai hyväksyttävät laskut suoraan esiin Tositteiden haku -näkymälle. Ilmoitusten lähettäjäosoitteena on näissä muistutusviesteissä no-reply@procountor.com.
Sähköposti-ilmoitus hyväksymiskierron sijaisuudesta
Procountorista on mahdollista lähettää sähköposti-ilmoitus asetettuun sijaisuuteen liittyville käyttäjille. Käyttäjien sähköpostiosoitteet tulee olla syötettynä käyttäjän omiin tietoihin.
Ilmoitukset lähtevät seuraavissa tilanteissa:
- Uusi sijaisuus
- Muutoksia sijaisuuteen
- Poistettu sijaisuus
- Muistutus alkavasta sijaisuudesta (jos sijaisuus alkaa myöhemmin kuin samana päivänä tai seuraavana päivänä sijaisuuden asettamisen jälkeen)
Joukkokirjeen lähettäminen sähköpostilla
Joukkokirje on usealle liikekumppanille yhtäaikaisesti lähetettävä kirje.
- Kun joukkokirje lähetetään sähköpostilla, tulee lähettäjäosoitteeksi oletuksena no-reply@procountor.com.
- Vastausosoitteeksi sen sijaan tulee oletuksena se osoite, joka on syötetty joukkokirjeen lähettäneen käyttäjän Omat tiedot ja asetukset -sivun Sähköpostiosoite-kenttään.
- Jos edellinen kenttä on tyhjä, tulee myös vastausosoitteeksi no-reply@procountor.com.