Tilitoimistotyökalujen Laajennettu käyttäjähallinta -toiminto mahdollistaa useamman käyttäjän käyttöoikeuksien muokkaamisen samanaikaisesi. Laajennetty käyttäjähallinta on osa Procountorin partneritilitoimistoille tarjottavia Tilitoimistotyökaluja.
Laajennettu käyttäjähallinta -näkymälle päästään ohjelman kohdasta Kirjanpito > Tilitoimistotyökalut > Laajennettu käyttäjähallinta.
Yleistä
- Laajennetun käyttäjähallinnan avulla voidaan muun muassa muokata useamman käyttäjän oikeuksia, poistaa käyttäjä/käyttäjiä useammasta ympäristöstä kerralla, tai kopioida tietyt oikeudet valituille käyttäjille.
- Henkilökunta-roolia ei ole mahdollista muokata missään tilanteessa.
- Jotta käyttäjä pääsee Laajennettuun käyttäjähallintaan, tulisi hänellä olla vähintään seuraavat käyttöoikeudet:
- Tilitoimistotyökalut
- Oikeudet listattavien ympäristöjen osalta Käyttäjät ja käyttöoikeudet -näkymällä (Katseluoikeudet tai Kaikki oikeudet).
- Jotta oikeuksia päästään muokkaamaan toiminnon kautta, tulee käyttäjällä olla kaikki oikeudet käyttäjähallintaan siinä asiakasympäristössä, jonka oikeuksia on tarkoitus Laajennetun käyttäjähallinnan kautta muokata.
- Katseluoikeuksilla käyttäjä pääsee ainoastaan tarkastelemaan tämänhetkisiä käyttöoikeuksia, muttei muokkaamaan niitä.
Yläosan painikkeet
Hae
- Painikkeella haetaan määriteltyjen hakuehtojen mukainen hakutulos.
- Kun hakuehdot on määritelty Yritys- ja Käyttäjä-osioihin ja Hae-painiketta on painettu, hakutuloksiin listautuvat hakuehtojen mukaiset käyttäjät ja heidän oikeutensa.
Tallenna
- Painikkeella voidaan tallentaa näkymällä tehdyt muutokset.
Luo uusi käyttäjä
- Painikkeella voidaan perustaa kokonaan uusi käyttäjätunnus.
Lisää käyttäjiä ympäristöihin
- Painiketta painamalla avautuu uusi näkymä, jonka vasemman puoleiselta listalta valitaan ympäristöihin lisättävät käyttäjät ja oikean puoleiselta ne ympäristöt, joihin käyttäjät lisätään.
- Näkymän alalaidassa on Tallennettaessa tehtävät muutokset -osio, jonka tieto päivittyy valintoja tehtäessä.
Hakuehdot
Yritys
- Listalta valitaan haluttu yritys tai useampia kerralla rastittamalla yrityksen nimen edessä oleva valintaruutu.
- Yrityksiä voi etsiä joko selaamalla listausta tai käyttämällä hakukenttää.
Käyttäjä
- Käyttäjälistalla näytettävät käyttäjät päivittyvät automaattisesti sen mukaan, mikä yritys tai yrityksiä yrityslistalta on valittu.
- Listalta valitaan haluttu käyttäjä tai useampia kerralla.
- Käyttäjiä voi etsiä joko selaamalla listausta tai käyttämällä hakukenttää.
- Valitut käyttäjät -osio listaa hakuehtojen perusteella valitut käyttäjät ja näyttää suluissa yrityksen nimen.
Hakutulokset-osion painikkeet
- Hae-painikkeen painamisen jälkeen saadaan näkyviin hakuehtojen mukainen tulos. Hakutulokset-osiossa näytetään suluissa hakuehtoja vastaava käyttäjien määrä.
- Oletuksena aktiivisina on vain valinnat Avaa ja Valitse, kun yhtään henkilöä ei ole Hakutuloksesta valittu aktiiviseksi.
- Avaa-valikon kautta voidaan avata hakutulokset Excel- tai HTML-muodossa
- Valitse-valikon kautta voidaan valita kerralla kaikki hakutuloksissa olevat henkilöt (valinta Kaikki), tai tyhjentää valinta kaikilta kerralla (valinta Tyhjennä).
Poista
- Painikkeella poistetaan yksi tai useampi käyttäjä hakutulosten mukaisesta yrityksestä.
- Poista-painikkeesta avautuu uusi ikkuna, jossa varmistetaan valittujen käyttäjien poistaminen.
- Suluissa näytetään yritys, josta käyttäjä poistetaan.
- Poista-valinnalla käyttäjät poistetaan ja Peruuta-valinnalla poistoa ei tehdä.
Kopioi oikeudet
- Painike aktivoituu, kun on valittu yksi käyttäjä, jonka oikeudet halutaan kopioida muille käyttäjille.
- Tämän valinnan jälkeen valitaan hakutuloksesta ne käyttäjät, joille halutaan kopioida valitun käyttäjän oikeudet.
- Kun kaikki halutut käyttäjät on valittu, painetaan Liitä oikeudet -painiketta.
Liitä oikeudet
- Painikkeesta aukeaa uusi ikkuna, jossa kerrotaan minkä käyttäjätunnuksen oikeudet ollaan kopioimassa ja mille käyttäjätunnuksille.
- Kopioi-valinnalla käyttöoikeudet kopioidaan ja Peruuta-valinnalla kopiointia ei tehdä.
(Rajoitettu liikekumppanirekisteri)
- Painike ei ole käytössä nykyisessä Laajennettu käyttäjähallinta -toiminnossa.
Näytä käyttöoikeusmuutokset
- Painiketta painamalla aukeaa ikkuna, jolla voidaan tarkastella käyttäjälle tehtyjä käyttöoikeusmuutoksia.
- Ikkunalta nähdään muokkausten ajankohta, muokkaaja, käyttöoikeus, jota on muokattu, käyttöoikeuden vanha ja uusi arvo, sekä muokkauksen tyyppi.
- Tiedot on mahdollista saada tarkasteltaviksi myös HTML, Excel tai PDF-tiedostona.
Hakutuloksen käyttöoikeuksien värit
- Vihreä: Hakutuloksessa näytetään vihreällä värillä ne oikeudet, joihin käyttäjällä on Kaikki oikeudet.
- Violetti: Hakutuloksessa näytetään violetilla värillä ne oikeudet, joihin käyttäjällä on Katseluoikeudet.
- Punainen: Hakutuloksessa näytetään punaisella värillä ne oikeudet, joihin käyttäjällä ei ole oikeuksia.
Uuden käyttäjän luominen
Kun ympäristöön tai ympäristöihin käyttäjäksi lisättävällä henkilöllä ei ole vielä Procountor-käyttäjätunnusta, toimitaan seuraavasti:
1. Paina Luo uusi käyttäjä -painiketta, jolloin avautuu Lisää käyttäjä -ikkuna.
2. Anna käyttäjän etunimi ja sukunimi, joiden perusteella käyttäjätunnusmuodostetaan.
3. Anna käyttäjän muut henkilötiedot. Pakollisia tietoja ovat matkapuhelinnumero sekä sähköpostiosoite.
4. Valitse,lähetetäänkötunnukset käyttäjälle automaattisesti sähköpostitse tai tekstiviestillä, vai toimitatko tunnukset käyttäjälle henkilökohtaisesti.
5. Kun tarvittavat tiedot on täydennetty, paina Lisää käyttäjä ympäristöön -painiketta.
6. Avautuvalla näkymällä valitaan yritykset, joihin käyttäjä halutaan lisätä. Tämän lisäksi valitaan käyttäjärooli sekä kotiympäristö.
7. Tarkista, ettätäytetyttiedot ovat oikein, ja tee mahdolliset tarvittavat muutokset ennen tallennusta.
8. Paina Tallenna.
9. Tallennuksen jälkeen tulee ilmoitus: "Käyttäjä Asiantuntija, Anni (anni.asiantuntija) on luotu."
- Jos tunnukset valittiin lähetettäväksi käyttäjälle automaattisesti, tulee tässä kohtaa ilmoitus: ”Käyttäjätunnus ja kirjautumisohjeet lähetetään osoitteeseen: sähköpostiosoite@yritys.xxx. Salasana lähetetään numeron +358 00 000 0000.”
- Jos tunnukset valittiin toimitettavaksi henkilökohtaisesti, avautuu ikkuna, jossa näytetään käyttäjän käyttäjätunnus ja henkilökohtainen salasana. Tiedot voi ottaa copy/paste -toiminnolla talteen ikkunasta.
10. Tallennusvaiheen jälkeen palataan takaisin Laajennettu käyttäjähallinta -näkymälle ja hakutuloksessa näytetään tehdyt muutokset.
Käyttäjien lisääminen ympäristöihin
Kun tarkoitus on lisätä ympäristöön tai ympäristöihin käyttäjä, jolla on olemassa Procountor-käyttäjätunnus, toimitaan seuraavasti:
1. Paina Lisää käyttäjiä ympäristöihin -painiketta.
2. Valitse ympäristöihin lisättävät käyttäjät.
- Käyttäjiä voidaan joko selata listalta, tai hakea hakukenttää hyödyntäen.
3. Valitse yritykset, joihin käyttäjät halutaan lisätä.
4. Rooli-osiosta valitaan rooli, joka valituille käyttäjille halutaan antaa.
5. Näkymän alalaidassa näytetään Tallennettaessa tehtävät muutokset -osio, jonka tiedot päivittyvät valintoja tehtäessä. Tarkista, että tiedot ovat oikein ja muokkaa tietoja tarvittaessa.
6. Tallenna-painikkeella tehdään muutokset ilman varmistuskysymystä. Tallennusvaiheen jälkeen palataan takaisin Laajennettu käyttäjähallinta -näkymälle ja hakutuloksessa näytetään tehdyt muutokset.
Käyttöoikeuksien kopioiminen toiselle käyttäjälle
1. Suorita haku asettamalla halutut hakuehdot ja painamalla Hae-painiketta.
2. Valitse käyttäjä, jonka oikeudet haluat kopioida ja liittää toiselle käyttäjälle.
3. Paina Kopioi oikeudet -painiketta.
- Kun Kopioi oikeudet -painiketta on painettu, Liitä oikeudet -painike aktivoituu.
4. Poista valinta käyttäjän kohdalta, jolta on oikeudet kopioitu.
5. Valitse käyttäjä, jolle haluat liittää kopioidut oikeudet.
6. Paina Liitä oikeudet -painiketta, jonka jälkeen tulee varmistuskysymys siitä, kenen oikeudet ollaan kopioimassa ja mille käyttäjille. Kopioi-valinnalla oikeudet kopioidaan ja Peruuta-valinnalla kopiointia ei tehdä.
Käyttöoikeuksien muokkaaminen
1. Suorita haku asettamalla halutut hakuehdot ja painamalla Hae-painiketta.
2. Tee halutut muokkaukset käyttöoikeuksiin kunkin hakutuloksissa olevan käyttäjän ja ympäristön kohdalla.
- Hakutuloksissa näytetään kunkin käyttäjän kohdalla sen ympäristön nimi, jota listatut oikeudet koskevat.
- Jokainen yritys näytetään erikseen, eli jos hakutuloksissa on useampia ympäristöjä, joihin käyttäjä on liitetty, näytetään sama käyttäjä ja käyttäjän oikeudet erikseen kunkin ympäristön osalta.
3. Oikeuksia voi muuttaa haluamallaan tavalla, joko vaihtamalla käyttäjän roolia tai muokkaamalla jokaista oikeutta erikseen.
4. Tallenna muutokset painamalla Tallenna-painiketta, jolloin näkymän keskelle tulee näkyviin ilmoitus tietojen tallentamisesta.
Käyttäjien poistaminen ympäristöistä
1. Suorita haku asettamalla halutut hakuehdot ja painamalla Hae-painiketta.
2. Valitse käyttäjät, joiden oikeudet ympärisön käyttöön haluat poistaa.
3. Poista-painikkeesta avautuu uusi ikkuna, jossa varmistetaan, poistetaanko seuraavat käyttäjät valituista yrityksistä. Poista-valinnalla oikeudet poistetaan ja Peruuta-valinnalla poistoa ei tehdä.