Dokumentinhallinta on maksullinen lisäpalvelu, jonka avulla voidaan lisätä dokumentteja seuraaviin sijainteihin:
- Yrityksen tietoihin: esimerkiksi yhtiökokouspöytäkirjojen tai muiden yrityksen dokumenttien tallentaminen
- Liikekumppanirekistereihin: asiakas-, toimittaja- sekä henkilörekisterit
- Tuoterekisteriin: myyntien ja ostojen tuoterekisterit
- Henkilörekisteriin: esimerkiksi verokorttien ja muiden työsuhdetta koskevien dokumenttien tallentaminen työntekijäkohtaisesti
Lisäpalvelun hinta perustuu Procountorin tuoteversioon sekä lisättyjen dokumenttien määrään. Tarkempaa yleistä tietoa Dokumentinhallinnasta sekä sen hinnoittelusta on saatavilla täältä.
- Dokumentin hallintaan lisätyt dokumentit (tyypiltään Yritys) veloitetaan sopimuksen mukaisen tositemaksun mukaan.
- Dokumentinhallinta-näkymällä näkyvät myös tositteille liitetyt kuitit. Näistä ei veloiteta erikseen tositemaksua (tyypiltään Lasku).
Dokumentinhallinnan käyttöönotto
Dokumentinhallinnan voi ottaa käyttöön omatoimisesti yrityksen Käyttöasetuksissa (ohjelman kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset):
Kun yllä olevan kuvan valintaruutu aktivoidaan, avautuu näkymälle seuraava ikkuna:
Käyttöönotto vahvistetaan ikkunan Kyllä-painikkeella. Tämän jälkeen tulee klikata vielä Käyttöasetusten yläpalkin Tallenna-painiketta.
Kun Dokumentinhallinta on otettu käyttöön, ilmestyy uusi Dokumentit-näkymä ohjelman kohtaan Haku > Dokumentit.
Jotta toiminto tulee näkyville, tulee käyttäjän kirjautua Procountoriin uudelleen sisään toiminnon käyttöönoton jälkeen.
Huom! Jos ympäristössä on käytössä Dimensiokohtainen käyttöoikeusrajaus -erikoisoikeus, ei Dokumentinhallintaa voida kytkeä tällöin käyttöön.
Dokumentit-näkymä
Jotta eri käyttäjät voivat käyttää Dokumentinhallintaa, tulee heillä olla vähintään lukuoikeudet niihin sijainteihin, joihin dokumentteja halutaan liittää.
Dokumentit-näkymällä voidaan hakea ympäristön eri sijainteihin liitettyjä dokumentteja. Näkymällä voidaan myös tuoda Procountoriin uusia dokumentteja ja liittää niitä haluttuihin sijainteihin.
Oletuksena Dokumentit-näkymällä lisättyjen liitteiden ja dokumenttien sijainniksi määritetään yrityksen perustiedot (Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot), josta lisätyt dokumentit löytyvät yläpalkin Liitteet-painikkeen alta.
Näkymän yläosan painikkeet ja toiminnot
Hae-painike hakee hakuehtojen mukaiset dokumentit.
Lisää liitetiedostoja -painike avaa erillisen Liitteet-ikkunan:
- Lisää liitetiedostoja -painikkeella Procountoriin voidaan tuoda täysin uusia dokumentteja valitusta tiedostosijainnista. Kun liitetiedosto lisätään tällä toiminnolla, tulee se näkyville yrityksen perustietoihin.
- Lisää dokumenteista -painikkeella voidaan liittää yrityksen perustietoihin sellaisia dokumentteja, jotka ovat jo olemassa jossain toisessa sijainnissa (kuten esimerkiksi tuoterekisterissä).
Tyhjennä-painike tyhjentää hakuehtojen kentät ja palauttaa tositetyyppejä ja hallintomappeja koskevat valinnat oletukseen.
Hakuehdot
- Liitetty-kentät: näiden kenttien avulla hakutuloksia voidaan rajata sen perusteella, milloin liitetiedosto on liitetty.
- Nimi-kenttä: tämän kentän avulla hakua voidaan rajata liitteen nimen perusteella.
- Käyttäjä-kenttä: tämän kentän avulla hakua voidaan rajata liitteitä lisänneen käyttäjän perusteella.
- Etsi tositetyypeiltä -valinnat: Eri tositetyyppejä koskevien valintaruutujen avulla voidaan etsiä dokumentteja vain halutuilta tositetyypeiltä. Oletuksena kaikki tyypit ovat valittuna.
- Etsi hallintomapista -valinnat: Eri sijainteja koskevien valintaruutujen avulla voidaan etsiä dokumentteja vain halutuista sijainneista. Oletuksena kaikki sijainnit ovat valittuna.
Hakutulokset
- Tulostettava listaus -painikkeen kautta voidaan tulostaa rivien vasemman reunan valintaruuduilla valitut dokumentit yhteen tiedostoon joko PDF- tai ZIP-muodossa.
- Liitetty-sarake kertoo dokumentin liittämisen ajankohdan.
- Nimi-sarake kertoo dokumentin nimen. Dokumentin voi avata selaimessa uuteen välilehteen klikkaamalla dokumentin nimeä.
- Liitteen sijainti -sarake kertoo, missä liite sijaitsee.
- Koko-sarake kertoo dokumentin tiedostokoon.
- Käyttäjä-sarake kertoo, kuka dokumentin on lisännyt.
Dokumentinhallinta muissa sijainneissa
Dokumentinhallinnassa käytettävä Liitteet-ikkuna voidaan avata Liitteet-painikkeesta seuraavissa sijainneissa: yrityksen perustiedot, asiakas-, toimittaja- sekä henkilörekisteri (liikekumppanit), tuoterekisteri sekä palkansaajan tiedot. Näissä sijainneissa dokumentteja lisätään painamalla yläpalkin Liitteet-painiketta:
Kun halutun näkymän yläpalkin Liitteet-painiketta on painettu, avautuu erillinen ikkuna, jossa dokumentteja voidaan liittää kahdella tavalla:
- Lisää liitetiedostoja -painikkeella liitteeksi tuodaan kokonaan uusia dokumentteja valitusta tiedostosijainnista.
- Lisää dokumenteista -painikkeella liitteeksi tuodaan jo valmiiksi Procountorissa olevia dokumentteja Dokumentit-näkymältä. Tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi tuoterekisterissä oleva dokumentti voidaan kopioida myös yrityksen perustietojen dokumentiksi.
Dokumentinhallinnan poistaminen käytöstä
Jos Dokumentinhallinta halutaan myöhemmin poistaa käytöstä, klikataan Käyttöasetusten Otetaanko Dokumentit (dokumentinhallinta) käyttöön ympäristössä? -valintaruutua uudelleen. Tällöin näkymälle avautuu seuraava ikkuna:
Jos toiminto poistetaan käytöstä, kannattaa toiminnon avulla lisätyt dokumentit ottaa talteen ennen poiskytkemistä.