Toiminnolla päästään tutkimaan ja käsittelemään pankista noudettuja tiliote- ja viitemaksuaineistoja. Haun voi kohdistaa joko tietyn pankkitilin tiliotteisiin tai kaikkiin tileihin. Tarkentavina hakuehtoina voidaan käyttää aikaväliä, tiliotteen numeroa, tiliotteella esiintyvää maksajan nimeä, viestiä, kirjausselitettä tai summaa.
Tiliotteet ja viitemaksut
Procountor noutaa automaattisesti edellisen pankkipäivän tiliotteet ja viitemaksut pankeista joka arkiaamu.
Tiliotteita ja viitemaksuja voidaan hakea eri hakuehdoilla.
Hakukenttien hyödyntäminen
Haun voi kohdistaa joko tietyn pankkitilin tiliotteisiin tai kaikkiin tileihin. Tarkentavina hakuehtoina voidaan käyttää aikaväliä, tiliotteen numeroa, tiliotteella esiintyvää maksajan nimeä, viestiä, kirjausselitettä tai summaa.
Hakuehtoja voi yhdistellä haluamillaan tavoilla. Mikäli päivämäärän ja tiliotteen numeron jättää tyhjäksi, tuodaan valitun tilin uusin tiliote tai viitemaksu. Oletuksena näytetään tiliote pankista tulleen aineiston mukaisesti esim. päivittäin, viikoittain tai kuukausittain, mutta hakuehtoja käyttämällä voidaan hakea pidemmän ajan tiliotteita ja/tai viitteitä samalle näkymälle.
Tiliotteiden ja viitemaksujen hakeminen tapahtuu valitsemalla ensin tili, jonka tiliotteita ja/tai viitemaksuja halutaan katsoa, sekä tiliotteen/viitemaksun päivämäärä tai numero.
Kirjausselite-hakuehtoa voidaan käyttää esim. silloin kun täsmäytetään myyntisaamisia. Tilioteraportilla saa nopeasti haettua kaikki tiliotteet, joilla on kirjattuna viitteetön suoritus, valitsemalla hakuehdoksi 710 (Pano). Kyseinen haku tuo listan niistä tiliotteista, joissa on kyseisiä tapahtumia.
Maksaja tai Viesti-hakuehdoissa tekstin osa riittää.
Summa-hakuehdossa voi rajata hakua tarkan summan mukaan. Summalla haettaessa tulee muistaa että mikäli etsit ottoa tulee summan eteen laittaa miinusmerkki, tilille saapuneita suorituksia etsiessä ei plusmerkkiä tarvitse lisätä. Täsmäyttäessä voi summahaulla etsiä tietyllä summalla olevia tapahtumia.
Kun halutut hakuehdot on annettu, painetaan Hae-painiketta, jolloin riveille tulee yhteenvetotiedot hakuehdot täyttävistä tiliotteista.
Painikkeet
Hae-painikkeella haetaan ohjelman näytölle hakuehtojen mukaiset tiliotteet ja/tai viitemaksut.
Tyhjennä-painike tyhjentää syötetyt hakuehdot.
Tulostettava Zip-paketti-painikkeen takaa löytyy valinta Tulostettava ZIP-paketti, joka muodostaa kaikista listan tiliotteista ZIP-paketin jossa kukin tiliote on PDF-muodossa. Tulostettava ZIP-paketti, myös liitteet-valinnalla saadaan mukaan myös tiliotteiden kirjanpitosivuille mahdollisesti lisätyt liitteet.
Viitemaksuluettelon saa tulostettua ohjelmasta kohdistamalla hiiren listauksen viereen ja painamalla hiiren oikeaa näppäintä. Avautuvasta valikosta valitaan PDF ja ohjelma aukaisee listauksen viitemaksuista.
Edellinen tiliote ja Seuraava tiliote -painikkeilla voi valitun tilin Tiliotteita ja Viitemaksuja selata.
Esikatselu-painikkeella näytöllä olevan tiliotteen saa joko HTML- tai PDF-muodossa. Valitsemalla haetut tapahtumat hiiren oikealla näppäimellä, saadaan hakutulos esim. Exceliin. Viitemaksuista saa tulostettua listauksen joko hiiren oikean -painikkeen kautta avautuvasta valikosta tai Maksuraporteista löytyvästä Viitemaksuraportista.
Kuitti-painike muodostaa valitusta tapahtumarivistä tulostettavan kuitin. Esitysmuodoksi voi valita joko html- tai PDF-muodon.
Kirjanpito -painikkeella pääse Tiliotteen tai Viitemaksun kirjanpitosivulle. Mikäli maksu on kohdistunut laskulle, pääsee sen tietoihin Lasku-painikkeella.
Viitemaksun uudelleen kohdistus -näkymällä voidaan kohdistaa maksu uudelleen, tehdä oikaisuja ja poistaa kohdistus. Jos maksu on kohdistunut johonkin laskuun, lukee rivin Kohdistettu-sarakkeessa OK. Hakutulokset -näkymässä lukee sen laskun tositelaji ja numero, johon maksu on kohdistunut.
Viitemaksujen kohdistus toimii siten, että kun viitesuoritus saapuu, etsitään vanhin avoin lasku, jolla on sama viite. Niin kauan kun lasku on avoinna (eli ei Maksettu tai Maksettu muualla), kohdistuu samalla viitteellä maksetut suoritukset kyseiseen laskuun.
Jos maksu ei ole kohdistunut eli rivin Kohdistettu-sarake on tyhjä, kirjoitetaan viitenumero Oikea viite -kenttään ja painetaan Jatka -painiketta. Kun lasku on kohdistettu oikeaan myyntilaskuun, muuttuu laskun tilaksi Maksettu.
Jos laskuun kohdistuu liikasuoritus, kuitataan lasku Osittain maksettu -tilaan ja siitä jää avoimeksi miinusmerkkinen summa. Tämä liikasuoritus tulisi kuitata myyntilaskun Erikoistilanteissa pois ja kuitata toista laskua lisäämällä Maksettu muualla -merkintä tai palauttaa rahat asiakkaalle. Tämän jälkeen lasku kuittaantuu maksetuksi ja siihen ei enää kohdisteta suorituksia.
Kannattaa tarkkailla, että myyntireskontran sekä 1700 myyntisaamistilin saldot säilyvät tasapainossa. Myyntireskontrasta laskut poistuvat, kun niille on tallennettu maksupäivä eli ne ovat tilassa Maksettu tai Maksettu muualla.
Jos laskusta on maksettu vain osa, esimerkiksi käteisalennuksen verran vähemmän, voidaan kirjanpitoa oikaista erotuksen verran kirjoittamalla oikaiseva summa Oikaisu-kenttään. Kirjanpidossa oikaistaan tilejä 1700 Myyntisaamiset ja 3000 Myynnit. Tämä myyntikirjaus oikaisee myös myynnin arvonlisäveroa. Jos maksuero on pienempi kuin 0, on maksettu vähemmän kuin pitäisi, niin Oikaisu-kenttään kirjoitetaan luku miinus-merkin kanssa.
Vastaavasti jos maksuero on suurempi kuin 0, eli on maksettu liikaa, Oikaisu-kenttään kirjoitetaan positiivinen luku. Oikaisumerkintä kirjanpitoon syntyy kun painetaan Jatka -painiketta. Samalla myyntilaskun Erikoistilanteisiin syntyy tapahtumarivi, jonka päiväys on viitemaksun päiväys, maksutapa oikaisu, summa oikaistu summa ja vientiselite Viitemaksun oikaisu. Jos laskun avoimeksi summaksi jää 0 eur, muuttuu laskun tilaksi Maksettu muualla.
Voit purkaa jo kohdistuneen viitemaksun Poista kohdistus –painikkeella. Avautuvasta Maksutapahtumat-ikkunasta voit poistaa maksutapahtumat ja/tai kohdistusmerkinnän:
- Jos halutaan poistaa sekä maksutapahtuma että kohdistusmerkintä, laitetaan Maksutapahtumat-ikkunassa rasti pelkästään kyseisen viitemaksun kohdalle tai jos laskulle on kohdistunut useampi maksutapahtuma, laitetaan rasti jokaisen halutun maksutapahtuman kohdalle.
- Jos sen sijaan halutaan poistaa ainoastaan kohdistusmerkintä, mutta ei maksutapahtumaa, laitetaan rasti kohtaan Poista kohdistusmerkintä viitemaksuilta päiväyksellä ja summalla.
Jos rasti on laitettu kohtaan Poista kohdistusmerkintä viitemaksuilta päiväyksellä ja summalla, ohjelma huomauttaa siitä että tällä toiminnolla poistuu pelkkä kohdistusmerkintä.
Huomaathan, että voit poistaa viitemaksujen kohdistuksia ja maksutapahtumia vain avoimilta tilikausilta.
Liitteet
Tiliotteiden ja viitemaksujen liitteitä voi tarkastella kirjanpitosivun oikeaan reunaan avautuvan sivuvalikon kautta.
Liitteet-ikkunassa voidaan lisätä liitetiedostoja raahaamalla ne ikkunaan. Vaihtoehtoisesti voidaan liitteet lisätä Lisää tiedostoja -painikkeen kautta vaihtoehdoista Lisää tietokoneelta, Lisää dokumenteista ja Lisää kuiteista.
Polku liitteisiin: valitse aktiiviseksi tiliotetapahtuma tai viitemaksutapahtuma rivi > Kirjanpito -painike avaa uuden ikkunan > oikeasta yläkulmasta löytyy menu (kuvake >>), josta saadaan auki Liitteet -valikko. Liitteisiin pääsee myös Laskun kuva -otsikon vierestä klikkaamalla Liitteet -otsikkoa.
Liitteeksi käyvät kuva- (png, jpg), teksti- (txt) ja PDF- sekä Excel-tiedostot. Kuvia ja PDF-tiedostoja voidaan esikatsella, Exceliä ei. Liitteitä voidaan zoomata ja selata, jos liitteessä on useampia sivuja. Liitteen saa myös avattua ja ladattua omalle koneelle valitsemalla liiterivi aktiiviseksi ja painamalla Avaa-painiketta. Poista-painikkeesta liite voidaan poistaa. Lisättävien liitteiden maksimikoko on noin 10 Megatavua.
Kurssieron käsittely ostolaskuilla
Tiliotteen kirjanpitosivulle muodostetaan kurssierovienti automaattisesti, jos valuuttamääräinen suoritus kohdistuu avoimeen ostolaskuun siten että ostolasku tulee kokonaisuudessaan maksetuksi. Ostolasku kuittaantuu automaattisesti Maksettu -tilaan. Kurssiero tulee tiliotteen kirjanpitoviennille omaksi rivikseen ostolaskuun kohdistuneen suorituksen alapuolelle. Kirjausselitteestä löytyy tieto siitä, mihin ostolaskuun kyseinen kurssierovienti kohdistuu.
Automatisoidun kurssierokäsittelyn tiliöintisäännön voi asettaa Tositelajin oletustiliöinnit näkymällä kohdassa Automatisoidut kurssierot.