Tiliotteet ja viitemaksut

 

Tiliotteet ja viitemaksut -näkymällä voidaan hakea, tutkia ja käsitellä pankista Procountoriin tulleita tiliote- ja viitemaksuaineistoja. Tiliote- ja viitemaksuaineistot ovat toisistaan erilliset pankista saapuvat aineistot, joiden toimittamisesta Procountoriin sovitaan asiakkaan ja pankin välillä käyttäen pankkiyhteysvaltuutusta.

Tässä artikkelissa käydään aluksi läpi keskeiset asiat, joita tiliote- ja viitemaksuaineistojen saapuminen Procountoriin edellyttää. Tämän jälkeen artikkelissa esitellään Tiliotteet ja viitemaksut -näkymän toiminnot. Lopuksi artikkelissa käydään läpi yleisimpiä kysymyksiä koskien Tiliotteet ja viitemaksut -näkymää.

Tiliotteet ja viitemaksut -näkymä löytyy ohjelman kohdasta Maksut > Tiliotteet ja viitemaksut.

 

 

Edellytykset tiliote- ja viitemaksuaineistojen saapumiselle Procountoriin

Jotta tiliote- ja viitemaksuaineistot voidaan noutaa pankista Procountoriin, on ensin täytettävä pankkiyhteysvaltuutus, jossa määritellään Procountoriin lisättävää pankkitiliä koskevat ehdot asiakkaan ja pankin välillä. Pankkiyhteysvaltuutus on siis edellytys sille, että tiliote- ja viitemaksuaineistoja voidaan noutaa Procountoriin. Kun pankkiyhteysvaltuutus on lähetetty pankkiin ja pankki on vastaanottanut sen, menee pankilla vielä oma aikansa pankkiyhteysvaltuutuksen käsittelyyn – tästä syystä tilin maksutoiminnot sekä tiliote- ja viitemaksuaineistojen saapuminen Procountoriin aktivoituu vasta sitten, kun pankki on ehtinyt käsitellä sille toimitetun pankkiyhteysvaltuutuksen. Käsittelyajoissa on pankkikohtaisia eroja, joten kysymykset käsittelyn tilanteesta ja aikataulusta on syytä esittää suoraan asianosaiselle pankille.

Kun pankkiyhteysvaltuutus on toimitettu pankkiin, täytetään tilin tiedot Procountorin Pankkiyhteydet-näkymälle (Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet). Pankkiyhteyden tietoja täyttäessä on huolehdittava, että pankkiyhteys tallennetaan Procountoriin juuri niillä tiedoilla ja määrityksillä, joista myös pankkiyhteysvaltuutuksella on sovittu. Procountorissa ei tarvitse tehdä muita määrityksiä kuin Pankkiyhteydet-näkymän täyttäminen kyseessä olevan pankkitilin tiedoilla.

Jos käytössä on päivätiliote, noutaa Procountor edellisen pankkipäivän tilioteaineistot (joissa näkyvät mm. ostolaskut, palkkojen maksut, kulu- ja matkalaskujen maksut, pankkikorttimaksut ja ilman viitenumeroa maksetut myyntilaskut) ja viitemaksuaineistot (viitenumerolla maksetut myyntilaskut) automaattisesti pankeista jokaisena arkiaamuna. Jos käytössä on sen sijaan viikko- tai kuukausitiliote, tulee tällainen tiliote vastaavasti Procountoriin ensimmäisenä sellaisena pankkipäivänä, jolloin kulunutta viikkoa tai kuukautta koskeva viikko- tai kuukausitiliote on pankista mahdollista noutaa. On huomioitava, että tyhjiä tiliotteita, eli tapahtumia sisältämättömiä tiliotteita, ei lueta Procountoriin sisään. Tämä johtuu suoraan siitä, etteivät pankit muodosta tällaisia tyhjiä tiliotteita, joten mitään noudettavaa tiliotetta Procountoriin ei tällöin ole.

• Tarkempaa tietoa siitä, miksi tiliote- ja viitemaksuaineistot eivät ole tulleet Procountoriin, on saatavissa täältä.

 

Näkymän painikkeet ja kentät

 

Näkymän yläosa

Hae-painike hakee näkymälle hakuehtojen mukaiset tiliote- ja/tai viitemaksuaineistot.

Tyhjennä-painike tyhjentää syötetyt hakuehdot.

Tulostettava ZIP-paketti -painikkeesta voi ladata tiliotteista ja viitesuorituksista koostuvan paketin, jossa erilliset tiliotteet ovat PDF-muodossa. Painikkeesta voi valita myös sellaisen ZIP-paketin, jossa ovat mukana mahdolliset tiliotteiden kirjanpitosivuille lisätyt liitteet.

Edellinen tiliote ja Seuraava tiliote -painikkeita käytetään siirtymiseen eri tiliotteiden ja viitemaksujen välillä.

 

Hakuehdot-osio

Alkaen- ja Päättyen-kentät: näillä valinnoilla tiliote- ja viitemaksuaineistojen haku rajataan halutulle aikavälille.

Tilinumero-kenttä: tällä valinnalla valitaan se tili, jota koskevia tiliotteita ja viitemaksuja haetaan. Jos Procountor-ympäristössä on useampia tilejä, myös kaikkien tilien valitseminen samaan hakuun on mahdollista.

Uusin tiliote -valinnalla haetaan valitun tilin uusin tiliote.

Summa -hakuehdolla haetaan tapahtumia summan perusteella. Tämä hakuehto on hyödyllinen esimerkiksi silloin, kun laskuun ei ole kohdistunut maksusuoritusta ja kyseistä maksua etsitään tiliotteelta summan avulla.

• Summa-hakuehtoa käytettäessä tulee muistaa, että ottoja ja veloituksia etsittäessä tulee summan eteen laittaa miinusmerkki.

• Tilille saapuneita suorituksia etsiessä ei vastaavasti plusmerkkiä tarvitse kuitenkaan lisätä.

Kirjausselite -hakuehdon avulla haetaan tapahtumia kirjausselitteen avulla.

• Kirjausselite-hakuehtoa voidaan käyttää esimerkiksi myyntisaamisten täsmäyttämisessä. Hakuehdon avulla voidaan hakea vaivattomasti kaikki tiliotteet, joilla on kirjattuna viitteetön suoritus, kun hakuehdoksi valitaan 710 (Pano).

Nimi -hakuehdolla haetaan tapahtumia suorituksen tekijän nimen perusteella.

• Kenttään voidaan syöttää myös vain osa haettavasta tekstistä.

Tiliotteen nro -hakuehdolla haetaan tiliotteita numeron perusteella.

• Tiliotteiden numerot muodostuvat pankkien määrittämin tavoin, ja numeroinnissa voi olla täten myös pankkikohtaisia eroja.

Viite -hakuehdolla haetaan tapahtumia viitesuorituksen (eli myyntilaskun maksun) viitenumeron perusteella.

Viesti -hakuehdolla haetaan tapahtumia viestikenttään kirjatun viestin perusteella.

• Kenttään voidaan syöttää myös vain osa haettavasta tekstistä.

Ryhmittele viitemaksut -valinnalla haetut viitemaksut ryhmitellään.

Tiliotteet-valinnalla määritellään se, haetaanko haussa tiliotteita.

Viitemaksut-valinnalla määritellään se, haetaanko haussa viitemaksuja.

 

Hakutulokset-osio

Esikatselu-painikkeella näytöllä olevan tiliotteen saa näkyviin joko HTML- tai PDF-muodossa. Hakutuloksia voidaan tarkastella myös Excel-muodossa, kun hakutulosriviä klikataan hiiren oikeanpuoleisella painikkeella. Viitemaksuista saa tulostettua listauksen joko hiiren oikeanpuoleisen painikkeen kautta avautuvasta valikosta tai Maksuraporteista löytyvästä Viitemaksuraportista (Raportointi > Maksuraportit > Viitemaksuraportti).

Kuitti-painike muodostaa valitusta tapahtumarivistä tulostettavan kuitin. Esitysmuodoksi voi valita joko HTML- tai PDF-muodon.

Kirjanpito-painikkeella siirrytään aktiiviseksi valitun tiliote- tai viitemaksurivin Kirjanpito-näkymälle.

Lasku-painikkeella siirrytään tositteen Lasku-näkymälle, mikäli maksu on kohdistunut laskulle.

Viitemaksun uudelleen kohdistus -painikkeella siirrytään näkymälle, jolla voidaan kohdistaa viitemaksuja myyntilaskuihin, poistaa automaattisia kohdistuksia ja merkitä viitemaksuja kohdistetuksi muualla. Toiminnon tarkempi ohjeistus löytyy täältä.

Päivitä kirjanpito -painikkeen avulla ohjelma hakee tiliotteelle ja viitemaksuille Procountorin oletusten mukaisen kirjanpidon uudestaan. Toiminto on hyödyllinen esimerkiksi siinä tapauksessa, jos oletustiliöintisääntöjä luodaan tiliotteen saapumisen jälkeen. Oletustiliöintisäännöt eivät vaikuta takautuvasti vienteihin, joten tämän painikkeen avulla voidaan ajaa kirjanpito uudestaan oletusten mukaan.

• Painamalla Päivitä kirjanpito –painiketta ohjelma avaa näkymän, jossa näkyvät kaikki päivitettävät tiliotetapahtumat.
  • Päivitä kirjanpito –painike päivittää kaikki tiliotenäkymälle haetut tiliotetapahtumat Procountorissa sillä hetkellä olevien oletusten mukaisesti. Näin ollen on suositeltavaa, että päivitys tehdään heti kun tiliote saapuu, ennen muiden manuaalisten kirjausten tekemistä.
  • Kirjanpidon päivittämisessä tulee huomioida, että se ajaa kaikkien tiliotteelle tehtyjen muutosten päälle ja päivittämisen jälkeen ei ole mahdollista palata vanhoihin oletuksiin tai muutoksiin.

• Korjausmerkintä viittaa siihen, että vanhalle kirjanpitosivulle on tehty muutoksia.
• Summa-sarake listaa haettujen tiliotteiden yhteissumman.
• Päivitä kirjanpito -painike on valittavana, jos käyttäjällä on kaikki oikeudet kirjanpitoon.

Siirry maksutapahtumalle -painikkeella siirrytään tarkastelemaan maksutapahtumaa sen omalle, erilliselle näkymälle.

Poista ryhmittely lajitellessa -valinnan avulla palautetaan tiliotekohtainen ryhmittely tiliotteen hakutuloksiin. Tilanteessa, jossa tiliote on lajiteltu esimerkiksi summan mukaan, voidaan lajittelu palauttaa takaisin tiliotekohtaiseen (päivä, viikko tai kuukausi) deaktivoimalla Poista ryhmittely lajitellessa -valinta.

 

Tiliote- ja viitemaksuaineistojen kirjanpitosivu

Tiliotteet ja viitemaksut -näkymän Hakutulokset-osiosta voidaan siirtyä tiliote- tai viitemaksuaineistojen kirjanpitosivulle joko klikkaamalla aktiiviseksi valitun rivin kohdalla Kirjanpito-painiketta tai klikkaamalla halutun rivin kohdalla Summa-sarakkeessa näkyvää alleviivattua arvoa. On myös huomioitava, että saman päivän tiliote- ja viitemaksuaineistolla on keskenään erilliset kirjanpitosivut, koska ne ovat myös toisistaan erilliset, pankista noudetut aineistot:

• Tiliotteen kirjanpitosivun otsikkoteksti on Kirjanpito: Tiliote tositteena ... (jatkuu tiliotteen numerolla ja pankin tiedoilla)
• Viitemaksuaineiston kirjanpitosivun otsikkoteksti on Kirjanpito: Viitemaksu ... (jatkuu viitemaksuaineiston numerolla)

Tiliotteiden ja viitemaksujen kirjanpitosivu on toiminnoiltaan samankaltainen kuin muillakin Procountorin tositelajeilla. Yksityiskohtaisen tason kuvaus kirjanpitosivun toiminnoista on saatavilla kirjanpitosivua koskevasta ohjekirja-artikkelista. Tiliotteiden ja viitesuoritusten kirjanpitosivuilla olevat kirjaukset näkyvät siten esimerkiksi kirjanpitoraporteilla samoin kuin muidenkin tositelajien kirjaukset. Samoin tiliotteiden ja viitesuoritusten kirjanpitosivuille tehdyt ALV-määritykset kulkeutuvat ALV-laskelmien kautta tietyn kauden OAV-ilmoituksille perustuen siihen, mikä päiväys kirjanpitosivun Tositepvm-kenttään on annettu.

Kirjanpitosivun viennit muodostuvat ympäristöön määriteltyjen Tiliotteen oletustiliöintien ja Viitesuoritusten oletustiliöintien perusteella. Jos omia muokkauksia oletustiliöinteihin ei ole tehty, muodostuvat kirjanpitoviennit Procountorin oletusten perusteella.

Jos kirjanpitosivun vienteihin tehdään muokkauksia esimerkiksi siten, että kirjanpitosivulla on muokkausten jälkeen alkuperäistä enemmän vientirivejä, niin tällaiset muutokset eivät vaikuta varsinaisiin TIliotteet ja viitemaksut -näkymällä esitettyihin tiliote- ja viitemaksuaineistojen rivitietoihin.

 

Yleisimmät kysymykset

Miten näkymälle voi hakea esiin vain viitemaksuaineistot?

Pelkät viitemaksut voi hakea esiin siten, että hakuehtojen Näytä-otsikon alta valitaan vain Viitemaksut. Oletuksena myös Tiliotteet on valittu, mutta kun Tiliotteet-valinta poistetaan, kohdistuu haku vain viitemaksuaineistoihin. Hakuehtojen määrittämisen jälkeen painetaan näkymän yläpalkin Hae-painiketta.

 

 

Miksi myyntilaskut eivät kuittaannu maksetuksi, vaikka suoritukset näkyvät tiliotteella?

Tiliotteet ja viitemaksut kulkevat eri aineistolla pankista Procountoriin. Mikäli yrityksen ja pankin välillä tehdyllä sopimuksella ei ole sovittu viitemaksujen siirrosta, Procountorissa tehdyt myyntilaskut eivät kohdistu maksetuksi. Lisäksi myynneistä saapuvat suoritukset näkyvät tässä tapauksessa tilioteaineistolla vain yhtenä kokonaissummana: myyntien osalta ei tarjota erittelyä siitä, kuka myyntilaskun maksoi ja mihin myyntilaskuun kukin suoritus on tarkoitettu.

• Tilanne korjataan pankkiyhteysvaltuutuksen avulla. Pankin kanssa tulee sopia, että he toimittavat myös viitemaksujen erittelyn tilioteaineiston mukana.
• Kun viitemaksuaineisto tilataan tilioteaineiston kanssa, tulevat myyntisaamisten suoritukset eriteltynä rivitietona Procountoriin, jolloin on mahdollista kohdistaa kyseiset suoritukset myyntilaskuille.
• Laskujen kohdistuksessa huomioidaan myyntien oletustiliöinnit. Automaattisen kohdistuksen yhteydessä Procountor huomioi myynteihin määritetyn oletustiliöinnin ja käyttää automaattisesti myyntilaskulle määritettyä oletustiliöintisääntöä.

 

Miksi viitemaksut saapuvat eriteltynä aineistona, mutta myyntilaskut eivät kohdistu maksetuksi?

Tilanteessa, jossa viitemaksuaineisto on saapunut Procountoriin ja myyntilasku ei ole kohdistunut maksetuksi, on hyvä tarkistaa, onko maksaja maksanut suorituksen oikealla viitteellä.

• Mikäli viite on virheellinen, voidaan käyttää Oikea viite -toimintoa. 
• Jos viitenumero-kentässä on oikea viitenumero ja maksu ei ole siitäkään huolimatta kohdistunut myyntilaskuun, tarkista onko kyseinen suoritus tullut viitemaksuaineistolla.
  • Valitse hakuehdoista vain Viitemaksut (älä valitse Tiliotetta) ja katso, näkyykö suoritus edelleen hakutuloksissa. Mikäli se ei näy enää listalla, suoritus ei ole tullut pankista viitesuorituksena ja tästä syystä ei voi kohdistua automaattisesti myyntilaskuun.
  • Mikäli viitettä ei ole käytetty ollenkaan, kyseinen suoritus löytyy tilioteaineiston joukosta, jolloin laskun ja suorituksen kohdistamiseen tulisi käyttää Tiliotekohdistusta.

 

Mitä ovat kurssierot tiliotteella?

Tiliotteen kirjanpitosivulle syntyy kurssieroa siinä tapauksessa, kun ostolaskun summa eroaa siihen kohdistuneesta maksusuorituksesta ja ostolasku kuittaantuu Maksettu-tilaan. Kyseinen kurssiero voi tulla sekä valuuttamaksuista, että normaaleista maksuista. 

• Kurssiero tulee tiliotteen kirjanpitoviennille omaksi rivikseen ostolaskuun kohdistuneen suorituksen alapuolelle. Kirjausselitteestä löytyy tieto siitä, mihin ostolaskuun kyseinen kurssierovienti kohdistuu. 
• Valuuttamaksuissa kurssierot ovat hyvin yleisiä, koska Procountor hakee laskulla olevan kurssin joko vuosi- tai päivätasolla (tarkemmat kurssiohjeet täällä). Pankki noutaa kurssin aina transaktiohetken osto- ja myyntikurssin mukaan. Tämä johtaa siihen, että kurssi erottaa maksusuorituksen ja ostolaskun välillä. 

Automatisoidun kurssierokäsittelyn tiliöintisäännön voi asettaa Yleiset oletustiliöinnit -näkymällä kohdassa Maksujen kurssierot.

 

Kuinka tiliote- ja viitemaksuaineistolle lisätään liitteitä?

Tiliotteille ja viitemaksuille on mahdollista lisätä rivikohtaisia liitteitä ja Kuitit-sovelluksella kuvattuja kuitteja valitsemalla haluttu tiliotetapahtuma Tiliotteet ja viitemaksut -näkymältä ja painamalla  -painiketta oikeasta yläkulmasta.

• Lisää liitetieto joko raahaamalla tiedosto liitetiedostoikkunaan tai paina Lisää tiedostoja -painiketta.
• Tiliotteelle ja viitemaksuille lisätyt liitteet näkyvät tiliote- tai viitemaksuaineiston kirjanpitosivulla, mutta kirjanpitosivulle lisätyt liitteet eivät näy Tiliotteet ja viitemaksut -näkymällä.

 

Miksi tiliotteen PDF-kuitti ei tulostu näkymällä olevien hakutulosten mukaan?

Tiliotteet ja viitemaksujen erittelyt ja PDF-kuitti ovat Procountorissa esitettyinä sen perusteella, miten kyseessä olevat aineistot (tiliotteet) saapuvat pankista. Mikäli tiliote (ja viitemaksujen erittely) saapuu pankista päivittäin, niin Procountorista on saatavilla tiliotteen tapahtumat päivittäisellä tasolla.

• Tämä koskee myöskin PDF-kuittia. Mikäli tiliote saapuu Procountoriin päivittäin, PDF-kuitin tulosteessa näkyy kyseisen päivän tapahtumat.

 

Miten pankkitilin käyttö Procountorissa lopetetaan?

Pankkitilin lopettamiseen on kaksi vaihtoehtoa:

1. Tilinumero passivoidaan Procountorissa, jonka jälkeen tiliä ei voi käyttää maksuilla, mutta tiliotteita ja viitemaksuja voidaan selata edelleen.

• Tilin passivointi tapahtuu Pankkiyhteydet-näkymällä.

2. Tilinumero poistetaan Procountorista Pankkiyhteydet –näkymältä estää Tiliotteet ja viitemaksut –näkymällä olevien tiliotteiden selailun. Tämä tarkoittaa, että kyseisellä näkymällä ei voida tarkastella tiliotteita.

• Tiliotteen kirjanpitotapahtumat eivät poistu Procountorista, vaan niitä voi selailla Kirjanpitoraporttien kautta.
• Viitemaksujen erittelyä ei ole mahdollista selailla Kirjanpitoraporttien kautta.

Ennen tilinumeron poistamista tiliotteen tiedot on syytä ottaa talteen Procountorista esimerkiksi ZIP-pakettina Tiliotteet ja viitemaksut -näkymällä.

Tilinumeron poistaminen estää maksuliikenteen tämän tilinumeron osalta, joten on tärkeää tarkistaa, että ohjelmassa ei ole maksuja Odottaa siirtoa pankkiin –tilassa. Haun voi tehdä esimerkiksi Tositteiden haun ja Palkkalaskelmien haun kautta valitsemalla hakuehdoksi Odottaa siirtoa pankkiin -tilan.

• Siirretty pankkiin -tilassa olevat laskut eivät tilinumeron poistamisen jälkeen kuittaannu Maksettu-tilaan, koska tiliotteita ei poiston jälkeen enää saavu Procountoriin.

Tilinumero poistetaan ohjelman kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet.

• Mikäli tilinumero on tarkoitus siirtää yhdestä Procountor-ympäristöstä toiseen, tulee tilinumero poistaa kokonaan vanhasta ympäristöstä, jotta sen voi lisätä uuteen ympäristöön. Sama tilinumero ei voi olla käytössä kahdessa eri Procountor-ympäristössä yhtä aikaa.

 

Saako tiliotteita tuotua Procountoriin takautuvasti?

Mahdollisuus tuoda tiliotteita takautuvasti Procountoriin riippuu siitä, millä tavalla tiliotteita on tarkoitus tuoda.

 

Tilinumero täytettiin Procountoriin vasta ensimmäisen noudettavan tiliotteen jälkeen:

Pankista saapuvat tiliotteet eivät pääse kohdistumaan mihinkään Procountor-ympäristöön, mikäli ohjelman Pankkiyhteydet-näkymältä puuttuu tiliotteella oleva tilinumero. Jos tilinumeroa ei löydy ohjelmasta, ei tilioteaineisto osaa päätellä, mihin ympäristöön tiliote tulisi lukea. Tällöin tilioteaineisto jää Procountorin tietokantaan, mutta sitä ei saada luettua enää (seuraavan) automaattinoudon yhteydessä, jos tilinumero lisätään Pankkiyhteydet-näkymälle jälkikäteen. Tämä johtuu siitä, että automaattinouto noutaa aina ne tiliotteet, jotka saapuvat pankista Noutamaton-tilassa. Tällaisessa tapauksessa kohdistumaton tiliote ei enää ole Noutamaton-tilassa, koska se on jo kertaalleen noudettu.

Tiliote on kuitenkin mahdollista noutaa Procountor-ympäristöön takautuvasti, jos tiliote on saapunut Procountorin tietokantaan ja Pankkiyhteydet-näkymälle on lisätty tiliotteella oleva tilinumero.

• Kyseinen toimenpide on aina maksullista ylläpitotyötä 150 € / h + ALV 24% ja veloituksen lopullinen summa määräytyy arvioidun tuntimäärän mukaan.
• Asiasta tulee olla erikseen yhteydessä Procountorin asiakaspalveluun tilanteen selvittämiseksi.
• Selvitä ennen yhteydenottoa, milloin pankki on laittanut kyseisen tiliotteen noudettavaksi (päivämäärä, aika).

 

Tiliotteita ei ole vielä saapunut Procountoriin, mutta vanhat tiliotteet halutaan tilata pankista noudettavaksi:

Vanhojen tiliotteiden tilaamista pankista jälkikäteen noudettavaksi ei suositella. Tietyin edellytyksin pankit saattavat kyetä asettamaan vanhoja tiliotteita joidenkin menneiden päivien tai viikkojen ajalta takautuvasti noudettavaksi, mutta asiassa on paljon pankkikohtaisia eroja. Mahdollisuus takautuvaan noutoon tulee siis selvittää tarkasti juuri oman pankin kanssa.

Mikäli pankki ei kykene asettamaan vanhoja tiliotteita noudettavaki, tulee näiden tiliotteiden tiliotetapahtumat tehdä Procountoriin muistiotositteen avulla. Muistiotositteiden luomisessa voi käyttää muun muassa Uusi muistiotosite -toimintoa tai Tallennustyökalu (uusi) -toimintoa.