Tiliotteet ja viitemaksut -näkymällä voidaan hakea, tutkia ja käsitellä pankista Procountoriin tulleita tiliote- ja viitemaksuaineistoja.
Näkymä löytyy ohjelman kohdasta Maksut > Tiliotteet ja viitemaksut.
Procountor noutaa automaattisesti edellisen pankkipäivän tiliotteet ja viitemaksut pankeista joka arkiaamu. Tiliotteet ja viitemaksut asetetaan pankin puolesta noudettavaksi aina pankin ja asiakkaan välisen sopimuksen mukaisesti (pankkiyhteysvaltuutus). Mikäli sopimuksella on sovittu tiliotteiden noudosta esimerkiksi viikoittain tai kuukausittain, tulee tiliote Procountoriin sopimuksen mukaisesti ja tiliotteen saldo pysyy samana seuraavaan tiliotteeseen, jossa on tiliotetapahtumia. Tyhjiä tiliotteita, eli tapahtumia sisältämättömia tiliotteita, ei lueta Procountoriin sisään.
Tiliotteet ja viitemaksut kulkevat eri aineistolla pankista Procountoriin. Mikäli yrityksen ja pankin välillä tehdyllä sopimuksella ei ole sovittu viitemaksujen siirrosta, Procountorissa tehdyt myyntilaskut eivät kohdistu maksetuksi. Lisäksi myynneistä saapuvat suoritukset näkyvät tässä tapauksessa tilioteaineistolla vain yhtenä kokonaissummana ja myyntien osalta ei tarjota erittelyä kuka myyntilaskun maksoi ja mihin myyntilaskuun se on tarkoitettu. Tästä syystä on erityisen tärkeää täyttää pankkiyhteysvaltuutukseen sekä tiliotteen noutaminen että viitesuoritusten noutaminen.
- Kun viitemaksuaineisto tilataan tilioteaineiston kanssa, tulevat saamiset eriteltynä rivitietona ja Procountorin on mahdollista kohdistaa kyseiset suoritukset omille myyntilaskuilleen.
- Tilanteessa, jossa viitemaksuaineisto on saapunut Procountoriin ja myyntilasku ei ole kohdistunut maksetuksi on hyvä tarkistaa onko maksaja maksanut suorituksen oikealla viitteellä. Mikäli viite on virheellinen voidaan käyttää oikea viite -toimintoa.
- Mikäli viitettä ei ole käytetty ollenkaan, kyseinen suoritus löytyy tilioteaineiston joukosta ja laskun ja suorituksen kohdistamiseen tulisi käyttää tiliotekohdistusta.
Näkymän painikkeet ja kentät
Näkymän yläosa
Hae-painike hakee hakuehtojen mukaiset tiliotteet ja/tai viitemaksut.
Tyhjennä-painike tyhjentää syötetyt hakuehdot.
Tulostettava ZIP-paketti -painikkeesta voi ladata tiliotteista ja viitesuorituksista koostuvan paketin, jossa erilliset tiliotteet ovat PDF-muodossa. Painikkeesta voi valita myös sellaisen ZIP-paketin, jossa ovat mukana mahdolliset tiliotteiden kirjanpitosivuille lisätyt liitteet.
Edellinen tiliote ja Seuraava tiliote -painikkeita käytetään siirtymiseen eri tiliotteiden ja viitemaksujen välillä.
Hakuehdot-osio
Tilinumero-kenttä: tällä valinnalla valitaan se tili, jota koskevia tiliotteita ja viitemaksuja haetaan. Myös kaikkien tilien valitseminen on mahdollista.
Alkaen- ja Päättyen-kenttä: näillä valinnoilla rajataan haku tietylle ajanjaksolle.
Uusin tiliote -valinnalla haetaan valitun tilin uusin tiliote.
Ryhmittele viitemaksut -valinnalla haetut viitemaksut ryhmitellään.
Tiliotteet-valinnalla määritellään se, haetaanko haussa tiliotteita.
Viitemaksut-valinnalla määritellään se, haetaanko haussa viitemaksuja.
Näytä tarkennettu haku -tekstiä klikkaamalla aukeaa lisää hakukenttiä, joiden avulla hakutuloksia voi tarkentaa Summan, Kirjausselitteen, Nimen, Tiliotteen nro:n, Viitteen sekä Viestin avulla.
Hakutulokset-osio
Esikatselu-painikkeella näytöllä olevan tiliotteen saa näkyviin joko HTML- tai PDF-muodossa. Hakutuloksia voidaan tarkastella myös Excel-muodossa, kun hakutulosriviä klikataan hiiren oikeanpuoleisella painikkeella. Viitemaksuista saa tulostettua listauksen joko hiiren oikeanpuoleisen painikkeen kautta avautuvasta valikosta tai Maksuraporteista löytyvästä Viitemaksuraportista (Raportointi > Maksuraportit > Viitemaksuraportti).
Kuitti-painike muodostaa valitusta tapahtumarivistä tulostettavan kuitin. Esitysmuodoksi voi valita joko HTML- tai PDF-muodon.
Kirjanpito-painikkeella pääsee tiliotteen tai viitemaksun Kirjanpito-näkymälle.
Lasku-painikkeella pääsee tositteen Lasku-näkymälle, mikäli maksu on kohdistunut laskulle.
Viitemaksun uudelleen kohdistus -painikkeella siirrytään näkymälle, jolla voidaan kohdistaa viitemaksuja uudelleen, poistaa kohdistuksia ja merkitä viitemaksuja kohdistetuksi muualla. Toiminnon tarkempi kuvaus löytyy alempaa.
Päivitä kirjanpito -painikkeen avulla ohjelma hakee tiliotteelle Procoutorin oletusten mukaisen kirjanpidon uudestaan. Toiminto on hyödyllinen esimerkiksi siinä tapauksessa, jos oletustiliöintisääntöjä luodaan tiliotteen saapumisen jälkeen. Oletustiliöintisäännöt eivät vaikuta takautuvasti vienteihin, joten tämän painikkeen avulla voidaan ajaa kirjanpito uudestaan oletusten mukaan.
- Painamalla Päivitä kirjanpito –painiketta ohjelma avaa näkymän, jossa näkyvät kaikki päivitettävät tiliotetapahtumat.
- Päivitä kirjanpito –painike päivittää kaikki tiliotenäkymälle haetut tiliotetapahtumat Procountorissa sillä hetkellä olevien oletusten mukaisesti. Näin ollen suosittelemme, että päivitys tehdään heti kun tiliote saapuu, ennen kuiden manuaalisten kirjausten tekemistä.
- Kirjanpidon päivittämisessä tulisi huomioida, että se ajaa kaikkien tiliotteelle tehtyjen muutosten päälle ja päivittämisen jälkeen ei ole mahdollista palata vanhoihin oletuksiin tai muutoksiin.
- Korjausmerkintä viittaa siihen, että vanhalle kirjanpitosivulle on tehty muutoksia.
- Summa sarake listaa haettujen tiliotteiden yhteissumman.
- Painike ei toimi viitesuorituksilla.
- Painike on valittavana, jos käyttäjällä on kaikki oikeudet kirjanpitoon.
Siirry maksutapahtumalle -painikkeella siirrytään tarkastelemaan maksutapahtumaa sen omalle, erilliselle näkymälle.
Tiliotteiden ja viitesuoritusten hakeminen
Edellä lueteltuja hakuehtoja voi yhdistellä haluamillaan tavoilla. Mikäli päivämäärän ja tiliotteen numeron jättää tyhjäksi, haetaan valitun tilin uusin tiliote tai viitemaksu. Oletuksena tiliote näytetään pankista tulleen aineiston mukaisesti esim. päivittäin, viikoittain tai kuukausittain, mutta hakuehtoja käyttämällä voidaan hakea tiliotteita ja/tai viitteitä pidemmältä aikaväliltä samalle näkymälle.
Tarkennetun haun Summa-hakuehtoa käytettäessä tulee muistaa, että ottoja ja veloituksia etsittäessä tulee summan eteen laittaa miinusmerkki. Tilille saapuneita suorituksia etsiessä ei vastaavasti plusmerkkiä tarvitse kuitenkaan lisätä.
Kirjausselite-hakuehtoa voidaan käyttää esimerkiksi myyntisaamisten täsmäyttämisessä. Hakuehdon avulla voidaan hakea vaivattomasti kaikki tiliotteet, joilla on kirjattuna viitteetön suoritus, kun hakuehdoksi valitaan 710 (Pano).
Nimi- tai Viesti-hakuehtoja käytettäessä voidaan käyttää myös vain osaa haettavasta tekstistä.
Viitemaksun uudelleen kohdistus -toiminto
Viitemaksujen uudelleen kohdistus -painikkeesta avautuu Viitemaksujen uudelleen kohdistus -näkymä, mikäli valitulla rivillä on viitemaksuja. Jos viitemaksuja ei ole, tulee tästä painiketta painettaessa ilmoitus.
Toiminnon avulla voidaan kohdistaa viitemaksuja uudestaan, tehdä oikaisuja, poistaa olemassa olevia kohdistuksia ja asettaa viitemaksuja muualla kohdistetuiksi.
Kohdistamisen yhteydessä on syytä tarkkailla, että myyntireskontran sekä 1700 (Myyntisaamiset) saldot pysyvät samana. Laskut poistuvat myyntireskontrasta, kun niille on tallennettu maksupäivä eli ne ovat tilassa Maksettu tai Maksettu muualla.
Maksu on kohdistunut johonkin laskuun silloin, kun Viitemaksujen uudelleen kohdistus -näkymän rivillä on OK-merkintä Kohdistettu-sarakkeessa. Klikkaamalla tätä merkintää päästään siirtymään kohdistetulle laskulle.
Viitemaksun kohdistaminen
Viitemaksujen kohdistus toimii seuraavalla tavalla: kun viitesuoritus saapuu, etsitään vanhin avoin lasku, jolla on sama viite. Niin kauan, kun lasku on avoinna (eli ei tilassa Maksettu tai Maksettu muualla), kohdistuvat samalla viitteellä maksetut suoritukset kyseiseen laskuun.
- Viitemaksut eivät kohdistu Kesken-tilassa oleviin laskuihin. Viitemaksun saa uudelleenkohdistettua, kun lasku on Hyväksytty-tilassa.
- Syötä oikea viite kenttään virheellinen viite (esim 12345) ja tallenna. Syötä tämän jälkeen laskun oikea viite ja tallenna.
- Samaa toimintoa voi käyttää myös siinä tapauksessa, jos lasku luodaan vasta viitesuoristuksen saapumisen jälkeen.
Jos maksu ei ole kohdistunut, eli rivin Kohdistettu-sarake on tyhjänä, kirjoitetaan myyntilaskun viitenumero Oikea viite -sarakkeen kenttään ja painetaan ylärivin Tallenna-painiketta. Tämän jälkeen ohjelma etsii oikeaa myyntilaskua samalla viitteellä. Jos määritellyn viitteen sisältävä myyntilasku löytyy, muuttuu myyntilaskun tilaksi Maksettu.
Jos laskuun kohdistuu liikasuoritus (eli alkuperäisen myyntilaskun summa on pienempi kuin viitemaksun summa), kuittaantuu lasku Osittain maksettu -tilaan ja siitä jää avoimeksi ylimenevän osuuden mukainen miinusmerkkinen summa. Liikasuoritus tulisi kuitata myyntilaskun Erikoistilanteissa kuvatulla tavalla pois, eli tasata laskun maksettu summa lisäämällä uusi maksutapahtuma, joka korjaa ylisuorituksen.
Kun laskun maksutapahtumien summa on sama kuin laskun alkuperäinen summa, kuittaantuu lasku tilaan Maksettu, jolloin siihen ei enää kohdistu suorituksia. Tämän jälkeen yli menevä summa tulisi kuitata pois toisesta saman asiakkaan myyntilaskusta lisäämällä siihen summaa vastaava Maksettu muualla -merkintä. Toinen vaihtoehto on palauttaa ylisuorituksen osuus takaisin asiakkaalle, jolloin muutoksia muihin laskuihin ei tarvitse tehdä.
Viitemaksun oikaiseminen
Jos maksuero on suurempi kuin nolla, eli viitesuorituksella on maksettu liikaa, Oikaisu-sarakkeen kenttään kirjoitetaan maksueron mukainen positiivinen luku. Kun Tallenna-painiketta kilkataan, syntyy kirjanpidon tilille 3000 (Myynti) syötettyä oikaisua vastaava kirjaus. Samalla myyntilaskun Erikoistilanteisiin syntyy tapahtumarivi, jonka Maksupäivä on viitemaksun päiväys, Maksutapa on Oikaisu, Maksettu määrä on maksueron määrä ja Vientiselite on Viitemaksun oikaisu. Jos laskun avoimeksi summaksi jää 0 eur, muuttuu laskun tilaksi Maksettu muualla.
Vastaavasti, jos viitesuorituksella on maksettu vähemmän verrattuna alkuperäisen laskuun, syötetään Oikaisu-sarakkeen kenttään maksueron mukainen luku miinusmerkkisenä. Tällainen tilanne voi syntyä esimerkiksi silloin, kun lasku on maksettu käteisalennuksella vähennettynä.
Kohdistuksen poistaminen
Viitemaksun virheellinen kohdistus voidaan poistaa painamalla Viitemaksun uudelleen kohdistus -näkymällä Poista kohdistus -painiketta.
Avautuvalla Maksutapahtumat-näkymällä voidaan poistaa maksutapahtumia ja/tai kohdistusmerkintöjä:
- Jos halutaan poistaa sekä maksutapahtuma että kohdistusmerkintä, laitetaan Maksutapahtumat-näkymällä rasti pelkästään kyseisen viitemaksun kohdalle (tai useamman samalle laskulle kohdistuneen maksutapahtuman kohdalle).
- Jos sen sijaan halutaan poistaa ainoastaan kohdistusmerkintä (OK merkintä Kohdistettu -sarakkeesta), mutta ei maksutapahtumaa, laitetaan rasti kohtaan Poista kohdistusmerkintä viitemaksulta päiväyksellä (xx.xx.xxxx) ja summalla (xx,xx).
- Jos rasti on laitettu kohtaan Poista kohdistusmerkintä viitemaksulta päiväyksellä (xx.xx.xxxx) ja summalla (xx,xx), ohjelma huomauttaa, että tällä toiminnolla poistuu pelkkä kohdistusmerkintä.
Viitemaksujen kohdistuksien ja maksutapahtumien poistaminen on mahdollista vain avoimen tilikausien osalta.
Kohdistaminen muualla
Jos Procountorissa ei jostain syystä ole esimerkiksi viitemaksua vastaavaa myyntilaskua, voidaan viitemaksu merkistä Kohdistetuksi muualla.
Valittu viitemaksu poistetaan kohdistamattomien viitemaksujen listalta Kohdista muualla -painiketta painamalla. Tämän jälkeen viitemaksun suoritus voidaan korjata esimerkiksi muistiotositteen avulla. Kohdista muualla -painiketta käyttäessä on siis huomioitava, ettei Kohdistettu muualla -merkintä tee vielä varsinaisia kirjanpitovientejä.
Jos Kohdistettu muualla -merkintä halutaan poistaa, voidaan toiminto peruuttaa painamalla Peru kohdistus muualla -painiketta. Painikkeen nimi on edellisen kaltainen silloin, kun aktivoituna on sellainen rivi, jolla on Kohdistettu muualla -merkintä. Kyseessä on siis sama painike, joka toimii myös Kohdista muualla -painikkeena niissä tilanteissa, kun valintaa muualla kohdistamisesta ei ole vielä tehty.
Kurssiero tiliotteen kirjanpitosivulla
TIliotteen kirjanpitosivulle tulee kurssiero siinä tapauksessa, kun ostolaskun summa eroaa siihen kohdistuneesta maksusuorituksesta ja ostolasku kuittaantuu Maksettu-tilaan. Kyseinen kurssiero voi tulla sekä valuuttamaksuista, että normaaleista maksuista.
- Kurssiero tulee tiliotteen kirjanpitoviennille omaksi rivikseen ostolaskuun kohdistuneen suorituksen alapuolelle. Kirjausselitteestä löytyy tieto siitä, mihin ostolaskuun kyseinen kurssierovienti kohdistuu.
Automatisoidun kurssierokäsittelyn tiliöintisäännön voi asettaa Tositelajien oletustiliöinnit -näkymällä kohdassa Automatisoidut kurssierot.
Liitteiden lisääminen tiliotteelle
Tiliotteelle on mahdollista lisätä liitteitä valitsemalla halutun tiliotetapahtuman Tiliotteet ja viitemaksut -näkymältä ja painamalla 
-painiketta oikealta yläkulmasta.
- Lisää liitetieto joko raahaamalla tiedosto liitetiedostoikkunaan tai paina Lisää liitetiedosto
- Tiliotteelle lisätyt liitteet näkyvät kirjanpitosivulla, mutta kirjanpitosivulle lisätyt liitteet eivät näy Tiliotteet ja viitemaksut -näkymällä.
Miksi tiliotteet ja viitemaksut eivät ole tulleet Procountoriin?
Tiliotteen puuttuminen Procountorista voi johtua pankissa määritellyistä asetuksista tai siitä, ettei kyseisellä tilillä ole ollut tapahtumia juuri kyseisenä päivänä. Mikäli tiliotteella ei ole ollut tapahtumia, Procountorissa näkyy viimeisin tiliote, jossa on tapahtumia. Seuraavat asiat tulisi tarkistaa pankista tai pankkisopimukselta:
- Tiliotejakso, eli pankissa voi olla sovittuna jokin muu kuin päivätiliote esimerkiksi viikko- tai kuukausi-tiliote, jolloin tiliote saapuu vasta seuraavan kuun vaihteessa. Tiliotejakso on hyvä varmistaa pankkikonttorista.
- Tiliotteen puuttuminen voi johtua myös siitä, ettei pankissa ole laitettu tiliotesopimukselle aineistonhoitajaksi ja tiliotteen noutajaksi Procountoria.
- Syynä voi olla myös se, että pankissa tiliote on laitettu muodostumaan Procountoriin noudon kannalta väärään kanavaan. Nordeasta, Aktiasta, Nooa- ja Säästöpankeista, POP-Pankeista, Danske Bankista, Handelsbankenista, S-pankista, Ålandsbankenista ja OP-ryhmän pankeista tiliote noudetaan Web Services –kanavasta eikä PATU- eli eräsiirtokanavasta. SEB-pankin tiliotteet nuodetaan PATU eli eräsiirtokanavasta.
- Syynä voi olla myös se, että pankki on asettanut aineiston muodostumaan virheellisessä tiedostomuodossa. Tiliotteet noudetaan TITO-muotoisina tai viitemaksut KTL-muotoisina.
- Mikäli sopimuksen voimassaolo ja sen sisältämät tiedot on tarkistettu pankista, voi olla kyse siitä ettei tilillä ole ollut tapahtumia. Pankit eivät yleensä muodosta ns. tyhjiä tiliotteita, jos tilillä ei ole ollut tapahtumia.