Tiliotteet ja viitemaksut

 

Tiliotteet ja viitemaksut -näkymällä voidaan hakea, tutkia ja käsitellä pankista Procountoriin tulleita tiliote- ja viitemaksuaineistoja.

Näkymä löytyy ohjelman kohdasta Maksut > Tiliotteet ja viitemaksut.

Procountor noutaa automaattisesti edellisen pankkipäivän tiliotteet (ostot, palkat, kulut ja ilman viitettä maksetut myynnit) ja viitemaksut (viitteellä maksetut myynnit) pankeista joka arkiaamu. Tiliotteet ja viitemaksut asetetaan pankin puolesta Procountorille noudettavaksi aina pankin ja asiakkaan välisen sopimuksen mukaisesti (pankkiyhteysvaltuutus). Mikäli sopimuksella on sovittu tiliotteiden noudosta esimerkiksi viikoittain tai kuukausittain, tulee tiliote Procountoriin sopimuksen mukaisesti ja tiliotteen saldo pysyy samana seuraavaan tiliotteeseen, jossa on tiliotetapahtumia. Tyhjiä tiliotteita, eli tapahtumia sisältämättömiä tiliotteita, ei lueta Procountoriin sisään.

• Lue lisää syistä miksi tiliotteet ja viitemaksut eivät ole tulleet Procountiriin täältä. 

 

 

Tiliotteet ja viitemaksut kulkevat eri aineistolla pankista Procountoriin. Mikäli yrityksen ja pankin välillä tehdyllä sopimuksella ei ole sovittu viitemaksujen siirrosta, Procountorissa tehdyt myyntilaskut eivät kohdistu maksetuksi. Lisäksi myynneistä saapuvat suoritukset näkyvät tässä tapauksessa tilioteaineistolla vain yhtenä kokonaissummana ja myyntien osalta ei tarjota erittelyä kuka myyntilaskun maksoi ja mihin myyntilaskuun se on tarkoitettu. Tästä syystä on erityisen tärkeää täyttää pankkiyhteysvaltuutukseen sekä tiliotteen noutaminen että viitesuoritusten noutaminen. 

• Kun viitemaksuaineisto tilataan tilioteaineiston kanssa, tulevat saamiset eriteltynä rivitietona ja Procountorin on mahdollista kohdistaa kyseiset suoritukset omille myyntilaskuilleen.
  • Laskujen kohdistuskessa huomioidaan myyntien oletustiliöinnit. Automaattisen kohdistuksen yhteydessä Procountor huomioi myynteihin määritetyn oletustiliöinnin ja käyttää automaattisesti myyntilaskulle määritettyä oletustiliöintisääntöä. 
• Tilanteessa, jossa viitemaksuaineisto on saapunut Procountoriin ja myyntilasku ei ole kohdistunut maksetuksi, on hyvä tarkistaa, onko maksaja maksanut suorituksen oikealla viitteellä. Mikäli viite on virheellinen, voidaan käyttää oikea viite -toimintoa. 
  • Mikäli viitettä ei ole käytetty ollenkaan, kyseinen suoritus löytyy tilioteaineiston joukosta ja laskun ja suorituksen kohdistamiseen tulisi käyttää tiliotekohdistusta.

 

 

Näkymän painikkeet ja kentät

 

Näkymän yläosa

Hae-painike hakee hakuehtojen mukaiset tiliotteet ja/tai viitemaksut. 

Tyhjennä-painike tyhjentää syötetyt hakuehdot. 

Tulostettava ZIP-paketti -painikkeesta voi ladata tiliotteista ja viitesuorituksista koostuvan paketin, jossa erilliset tiliotteet ovat PDF-muodossa. Painikkeesta voi valita myös sellaisen ZIP-paketin, jossa ovat mukana mahdolliset tiliotteiden kirjanpitosivuille lisätyt liitteet. 

Edellinen tiliote ja Seuraava tiliote -painikkeita käytetään siirtymiseen eri tiliotteiden ja viitemaksujen välillä.

 

Hakuehdot-osio

Tilinumero-kenttä: tällä valinnalla valitaan se tili, jota koskevia tiliotteita ja viitemaksuja haetaan. Myös kaikkien tilien valitseminen on mahdollista. 

Alkaen- ja Päättyen-kenttä: näillä valinnoilla rajataan haku tietylle ajanjaksolle. 

Uusin tiliote -valinnalla haetaan valitun tilin uusin tiliote. 

Ryhmittele viitemaksut -valinnalla haetut viitemaksut ryhmitellään. 

Tiliotteet-valinnalla määritellään se, haetaanko haussa tiliotteita. 

Viitemaksut-valinnalla määritellään se, haetaanko haussa viitemaksuja. 

Summa -hakuehdolla haetaan tiliotesuoristuksen summalla tiliotetapahtumia. Tämä hakuehto on hyödyllinen esimerkiksi siinä tapauksessa, kun laskuun ei ole kohdistunut maksusuoritusta ja tätä suoritusta etsitään tiliotteelta. 

• Summa-hakuehtoa käytettäessä tulee muistaa, että ottoja ja veloituksia etsittäessä tulee summan eteen laittaa miinusmerkki.

• Tilille saapuneita suorituksia etsiessä ei vastaavasti plusmerkkiä tarvitse kuitenkaan lisätä. 

Kirjausselite -hakuehdon avulla haetaan tiliotteita kirjausselitteen avulla. 

• Kirjausselite-hakuehtoa voidaan käyttää esimerkiksi myyntisaamisten täsmäyttämisessä. Hakuehdon avulla voidaan hakea vaivattomasti kaikki tiliotteet, joilla on kirjattuna viitteetön suoritus, kun hakuehdoksi valitaan 710 (Pano). 

Nimi -hakuehdolla haetaan tiliotesuorituksia suoristuksen tekijän nimen perusteella (kuka maksoi). 

• Kenttään voidaan syöttää myös vain osa haettavasta tekstistä.

Tiliotteen nro -hakuehdolla haetaan kokonaisia tiliotteita numeron perusteella.

• Tiliotteet numeroidaan pankissa ja numero tulee sen mukaan Procountoriin. 
• Tiliotteen numerointiin liittyvissä kysymyksissä pankki osaa kertoa tilanteesta tarkemmin. 

Viite -hakuehdolla haetaan viitesuorituksen (myynnit) viitenumeron perusteella tapahtumia.

Viesti -hakuehdolla haetaan suorituksia viestikenttään kirjatun viestin perusteella.

• Kenttään voidaan syöttää myös vain osa haettavasta tekstistä.

 

 

Hakutulokset-osio

Esikatselu-painikkeella näytöllä olevan tiliotteen saa näkyviin joko HTML- tai PDF-muodossa. Hakutuloksia voidaan tarkastella myös Excel-muodossa, kun hakutulosriviä klikataan hiiren oikeanpuoleisella painikkeella. Viitemaksuista saa tulostettua listauksen joko hiiren oikeanpuoleisen painikkeen kautta avautuvasta valikosta tai Maksuraporteista löytyvästä Viitemaksuraportista (Raportointi > Maksuraportit > Viitemaksuraportti). 

Kuitti-painike muodostaa valitusta tapahtumarivistä tulostettavan kuitin. Esitysmuodoksi voi valita joko HTML- tai PDF-muodon. 

Kirjanpito-painikkeella pääsee tiliotteen tai viitemaksun Kirjanpito-näkymälle. 

Lasku-painikkeella pääsee tositteen Lasku-näkymälle, mikäli maksu on kohdistunut laskulle. 

Viitemaksun uudelleen kohdistus -painikkeella siirrytään näkymälle, jolla voidaan kohdistaa viitemaksuja myyntilaskuihin, poistaa automaattisia kohdistuksia ja merkitä viitemaksuja kohdistetuksi muualla. Toiminnon tarkempi ohjeistus löytyy täältä. 

Päivitä kirjanpito -painikkeen avulla ohjelma hakee tiliotteelle ja viitemaksuille Procountorin oletusten mukaisen kirjanpidon uudestaan. Toiminto on hyödyllinen esimerkiksi siinä tapauksessa, jos oletustiliöintisääntöjä luodaan tiliotteen saapumisen jälkeen. Oletustiliöintisäännöt eivät vaikuta takautuvasti vienteihin, joten tämän painikkeen avulla voidaan ajaa kirjanpito uudestaan oletusten mukaan.

• Painamalla Päivitä kirjanpito –painiketta ohjelma avaa näkymän, jossa näkyvät kaikki päivitettävät tiliotetapahtumat.
  • Päivitä kirjanpito –painike päivittää kaikki tiliotenäkymälle haetut tiliotetapahtumat Procountorissa sillä hetkellä olevien oletusten mukaisesti. Näin ollen suosittelemme, että päivitys tehdään heti kun tiliote saapuu, ennen kuiden manuaalisten kirjausten tekemistä.
  • Kirjanpidon päivittämisessä tulisi huomioida, että se ajaa kaikkien tiliotteelle tehtyjen muutosten päälle ja päivittämisen jälkeen ei ole mahdollista palata vanhoihin oletuksiin tai muutoksiin.

• Korjausmerkintä viittaa siihen, että vanhalle kirjanpitosivulle on tehty muutoksia.
• Summa-sarake listaa haettujen tiliotteiden yhteissumman.
• Painike on valittavana, jos käyttäjällä on kaikki oikeudet kirjanpitoon.

Siirry maksutapahtumalle -painikkeella siirrytään tarkastelemaan maksutapahtumaa sen omalle, erilliselle näkymälle.

 

Kurssiero tiliotteen kirjanpitosivulla

Tiliotteen kirjanpitosivulle tulee kurssiero siinä tapauksessa, kun ostolaskun summa eroaa siihen kohdistuneesta maksusuorituksesta ja ostolasku kuittaantuu Maksettu-tilaan. Kyseinen kurssiero voi tulla sekä valuuttamaksuista, että normaaleista maksuista. 

• Kurssiero tulee tiliotteen kirjanpitoviennille omaksi rivikseen ostolaskuun kohdistuneen suorituksen alapuolelle. Kirjausselitteestä löytyy tieto siitä, mihin ostolaskuun kyseinen kurssierovienti kohdistuu. 
• Valuuttamaksuissa kurssierot ovat hyvin yleisiä, koska Procountor hakee laskulla olevan kurssin joko vuosi- tai päivätasolla (tarkemmat kurssiohjeet täällä). Pankki noutaa kurssin aina transaktiohetken osto- ja myyntikurssin mukaan. Tämä johtaa siihen, että kurssi erottaa maksusuorituksen ja ostolaskun välillä. 

Automatisoidun kurssierokäsittelyn tiliöintisäännön voi asettaa Yleiset oletustiliöinnit -näkymällä kohdassa Maksujen kurssierot.

 

Liitteiden lisääminen tiliotteelle

Tiliotteelle on mahdollista lisätä liitteitä ja Kuitit-sovelluksella kuvattuja kuitteja valitsemalla halutun tiliotetapahtuman Tiliotteet ja viitemaksut -näkymältä ja painamalla  -painiketta oikealta yläkulmasta.

• Lisää liitetieto joko raahaamalla tiedosto liitetiedostoikkunaan tai paina Lisää liitetiedosto
• Tiliotteelle ja viitemaksuille lisätyt liitteet näkyvät kirjanpitosivulla, mutta kirjanpitosivulle lisätyt liitteet eivät näy Tiliotteet ja viitemaksut -näkymällä.