Kirjanpitoraportit-näkymällä on valittavissa viisi kirjanpitoraportin tyyppiä: Tuloslaskelma, Tase, Kassaseuranta, Päiväkirja ja Pääkirja sekä Pääkirjatilit. Näkymällä päästään antamaan raporteille halutut hakuehdot. Raporteille annettavissa olevat hakuehdot pääsee valitsemaan ja ovat pääosin samat, mutta joitakin raporttikohtaisia eroja on.
Yleistä
Ohjelman kohdassa Raportointi > Kirjanpitoraportit (tai Kirjanpito > Kirjanpitoraportit) voidaan tarkastella tuloslaskelmaa, tasetta, päivä- ja pääkirjaa, kassaseurantaa ja pääkirjatilejä. Kirjanpitoraportin tyyppi valitaan alasvetovalikosta ennen raportin hakua. Kaikki raportit lukuineen saa avattua PDF- ja html-tiedostona sekä Exceliin.
Kustakin raportista löytyy tarkempaa tietoa täältä:
Kirjanpitoraporttien lisäksi kannattaa tutustua myös kohtaan Kirjanpito > Täsmäytystyökalut > Kirjanpitotilien tarkistusraportti.
Kirjanpitoraporttien painikkeet
Hakuehdot ja raportin haku
Hakuehdot
Kirjanpitoraportin hakeminen aloitetaan määrittelemällä Hakuehdot -näkymään kaikki tarvittavat hakuehdot.
Kirjanpitoraportin tyyppi -valinnalla määritellään haetaanko tuloslaskelmaa, tasetta, pääkirjaa tai jotain muuta kirjanpitoraporttia. Raportin tyyppi on keskeisin valinta, jonka jälkeen hakuehtoja lähdetään tarkentamaan raportin tarkastelutarpeen mukaisesti. Raportin tyypin valinnan jälkeen Hakuehdot -näkymään tulee esille oletuksena muutamia kyseiseen raporttiin oleellisesti liittyviä hakuehtoja. Tämän lisäksi Hakuehdot -näkymälle voidaan lisätä uusia hakuehtoja, joiden avulla saadaan tietoa haettua halutuin rajauksin.
Plus-painikkeella lisätään hakuehto:
- Hakuehdot -näkymässä on aina alimmaisena hakuehtona kohta: Uusi hakuehto > Valitse uusi hakuehto.
- Pienestä nuolesta aukeaa hakuehtojen valikko.
- Valikosta aktivoidaan toivottu hakuehto ja painetaan Plus-painiketta.
Ruksi-painikkeella poistetaan hakuehto.
Tyhjennä -painikkeen alta löytyy valinta Tyhjennä, joka tyhjentää kaikki hakuehdot. Lisäksi löytyy valinta Palauta oletushakuehdot, jonka avulla saadaan palautettua hakuehdot sellaisiksi, kun ne alunperin olivat.
Huom! Raporteilla näytetään maksimissaan 200 nimikettä.
Valitut hakuehdot ovat samat kaikille raporteille, soveltuvin osin. Valinnat säilyvät muistissa Procountor istuntojen välissä.
Raportin haku
Kun hakuehdot on annettu, painetaan sivun yläosassa olevaa Hae raportti -painiketta.
Hakuehdot -näkymä sulkeutuu ja valittu raportti avautuu Hakutulokset -näkymään.
Pääset tekemään uusia raporttihakuja klikkaamalla Hakuehdot -palkista, jolloin hakuehdot avautuvat jälleen esille.
Vinkki: Päivitä raportointitietokanta -painikkeella päivitetään kirjanpitoraportin tulokseen mukaan myös kuluneen päivän aikana tapahtuneet muutokset.
Raporttikaavat
Raporttikaavoilla voidaan muokata kirjanpitotileihin perustuvia raporttia omien tarpeiden mukaisiksi. Kaavoilla voidaan muokata esimerkiksi yrityksen tuloslaskelma ja tase erilaiseen muotoon. Kaavoilla voidaan myös rakentaa erilaisia katelaskelmia. Yritys voi myös halutessaan muokata raportin, jossa on vain muutamia kirjanpitotilejä yrityksen omien tarpeiden mukaisiksi.
Omat haut
Mikäli joitain hakuja käytetään usein, voidaan ne tallentaa painamalla Omat haut -painiketta. Painikkeen painaminen tuo näkyviin kaksi uutta painiketta Tallenna haku ja Poista haku, sekä sivun oikeaan reunaan listan tallennetuista hauista.
Raportille määritellään hakuehdot ja painetaan Tallenna haku -painiketta, joka avaa Nimi-kentän. Nimi-kenttään syötetään haun nimi, jonka jälkeen painetaan uudestaan Tallenna haku -painiketta. Haut kannattaa nimetä siten, että niistä käy selville, mille kirjanpidonraportille ne kohdistuvat.
Tallennettujen hakujen nimet näkyvät listassa ikkunan oikeassa laidassa, kun on painettu Omat haut -painiketta. Tuplaklikkaamalla listalla olevan haun nimeä, päivittyvät hakuehdot ruudulle. Ennen haun aktivoimista Muodosta raportti -painikkeella, voidaan hakuehtoja muokata. Listan saa suljettua painamalla uudestaan Omat haut -painiketta.
Poista haku -painikkeella saa valitun haun poistettua.
Päivitä raportointitietokanta
Kirjanpitoraporttien käyttämä raportointitietokanta päivitetään automaattisesti joka yö, mutta jos päivityksen jälkeen on tehty uusia tositteita tai muutoksia tositteisiin, ja nämä muutokset halutaan näkymään raporteilla, on painettava Päivitä raportointitietokanta -painiketta.
Raportointitietokannan viimeisin päivitysaika on näkyvissä painikkeiden alapuolella ("Viimeinen päivitys").
Kirjanpitoraporttien lisäksi samaa raportointitietokantaa käyttävät Täsmäytystyökaluista löytyvät Tilitapahtumien täsmäytysraportti ja Kirjanpitotilien tarkistusraportti.
Dimensiolaskenta raporteilla
Dimensiolaskennan osalta kirjanpitoraporteilla on mahdollista käyttää hakuehtoina useamman eri dimension alaisia nimikkeitä siten, että raportin luvut kerrotaan valittujen nimikkeiden mukaisella prosenttiosuudella. Nämä hakuehdot löytyvät nimellä Kohdistettu osuus: Dimension nimi. Lisäksi on mahdollista valita yksi dimensio, jonka alta valittujen nimikkeiden luvut saadaan esitettyä omissa sarakkeissaan. Nämä hakuehdot löytyvät nimillä Dimensiot ja Nimikkeet. Osuuksien laskenta edellyttää siis Kohdistettu osuus -hakuja.
Laskennan toiminta-ajatus on, että jos kirjanpidon vienti on jaettu esim. kahdelle projektille 50/50 suhteessa ja kahdelle kustannuspaikalle 50/50 suhteessa, tästä tulee neljä yhdistelmää, joista kukin saa arvoksi 50 % x 50 % = 25 % osuuden. Ja vastaavasti 4 x 25 % = 100 % eli kun laskee kaikki yhdistelmät yhteensä, saa viennin koko arvon. Hakuehdot toimivat siten, että dimensioita voidaan valita hakuun mukaan 0-6 kpl ja näiden alta edelleen haluttu määrä nimikkeitä.
Kirjanpitoraporteille on mahdollista valita joustavasti eri sarakkeita. Näin onnistuu helposti esim. saldojen erittely kuukausittain tai neljännesvuosittain sekä vertailu budjettiin tai edellisen vuoden lukuihin. Nämä hakuehdot löytyvät nimillä Raportin sarakkeet ja Näytettävä vertailutieto.
Esimerkki:
- Jos haluat pelkästään luvun vienneistä, joissa esiintyy sekä Kustannuspaikka A että Projekti B:
- Lisää hakuehto Kohdistettu osuus: Kustannuspaikka ja valitse listasta nimike A
- Lisää hakuehto Kohdistettu osuus: Projekti ja valitse listasta nimike B
- Jos haluat eritellä tietyn kustannuspaikan luvut eri projektien suhteen:
- Lisää hakuehto Kohdistettu osuus: Kustannuspaikka ja valitse nimike A
- Lisää hakuehto Dimensiot (nimikkeet tulee automaattisesti samalla), valitse Dimensio -alasvetovalikosta Projektit ja Nimike-listasta B, C, D ja muut halutut projektit
- Vastaavasti on mahdollista lisätä 3, 4, 5 tai 6 dimensiota (hakuehto Kohdistettu osuus sekä valita eriteltäväksi dimensioksi (hakuehdot Dimensio ja Nimike) joku muu
Huom! Kohdistettu osuus -hakuehdot ovat käytössä vain tuloslaskelman ja taseen kanssa eikä niitä voi valita päivä- tai pääkirjan hakuehdoiksi. Tästä syystä myöskään raportilta pääkirjalle porautuminen eli Hae viennit -toiminto ei ole käytössä, kun valittuna on Kohdistettu osuus -hakuehtoja.