Tallennustyökalun avulla voit tehokkaasti syöttää useita uusia muistiotositteita kerralla. Muistioiden tiedot syötetään ensin taulukkomuodossa ja tallennus muodostaa tämän jälkeen muistiot suoraan Hyväksytty-tilaan, josta ne voidaan vielä tarvittaessa palauttaa Kesken-tilaan. Voit lisätä taulukkoon uuden viennin painamalla Ctrl+Enter tai uuden tositteen painamalla Ctrl+Shift+Enter.
Yleistä
Tallennustyökalu sijaitsee ohjelman kohdassa Kirjanpito > Tallennustyökalu. Muistioiden tiedot voidaan syöttää taulukkomuodossa manuaalisesti tai kopioida ja liittää esimerkiksi suoraan Excelistä. Tallennuksen jälkeen muistiot siirtyvät Hyväksytty-tilaan, josta ne voidaan vielä tarvittaessa palauttaa Kesken-tilaan.
Näkymän toiminnot
Uusi tosite -painike lisää uuden tositerivin, eli muistiotositteen. Uuden tositteen voi lisätä myös näppäinoikotiellä Ctrl+Shift+Enter.
Lisää vienti -painike lisää uuden vientirivin aktivoituna olevalle muistiolle. Viennin voi lisätä myös käyttäen näppäinoikotietä Ctrl+Enter.
Poista vienti -painike poistaa aktivoituna olleen vientirivin/tositerivin. Viennin voi poistaa myös painamalla Alt+Enter.
Valitse tili -painike avaa uuden ikkunan, josta voidaan valita kirjanpitotili aktivoituna olleelle viennille.
Liitä vientejä -painike avaa uuden ikkunan, johon voidaan syöttää kirjanpitovientien tiedot tekstinä.
Tallenna-painikkeella muistio/muistiot tallennetaan ja muistio siirtyy suoraan Hyväksytty-tilaan.
Näytä alv-sarakkeet -valinnalla määritellään, ovatko alv-tietoihin liittyvät sarakkeet näkymällä näkyvissä, vai eivät.
Näytä dimensiosarakkeet -valinta määrittelee, ovatko dimensiosarakkeet näkyvissä, vai eivät.
Klikkaamalla sarakkeiden otsikkopalkin oikeassa reunassa olevaa nuolta, tai hiiren oikeaa jonkin rivin päällä aukeaa valikko, josta löytyvät samat toiminnot kuin toimintopainikkeista. Lisäksi valikosta voidaan asettaa kopiointi päälle/pois tai ottaa näkymälle syötetyt muistiot ohjelmasta Exceliin/HTML:nä/PDF-tiedostoksi.
Muistion laadinta
Kun Tallennustyökalu avataan, näkymällä on valmiiksi yksi tositerivi, jota voidaan lähteä suoraan muokkaamaan. Tositteen tiedot (tositteen päivämäärä, nimi jne.) syötetään omiin sarakkeisiinsa taulukkoon ja samalle muistiolle uusia vientejä saadaan lisättyä Lisää vienti -painikkeella. Kun muistio on valmis, voidaan joko tallentaa, mikäli ei haluta laatia lisää muistioita, tai haluttaessa voidaan lisätä uusia muistioita Uusi tosite -painikkeella. Tositenumero-sarakkeeseen muodostetaan uudelle muistiolle seuraava vapaa tositenumero. Tällä näkymällä näkyvä tositenumero on sama kuin muistion varsinainen numero.
Kun painetaan Liitä vientejä, ohjelmasta avautuu uusi ikkuna, jossa päästään liittämään tekstinä kirjanpitovientien tietoja. Tiedot voidaan kopioida taulukkolaskentaohjelman dokumentista ja liittää tekstikenttään. Kun tiedot on liitetty, ikkunan alaosassa nähdään ja päästään tarvittaessa muuttamaan sitä, mitä tietoa on missäkin sarakkeessa.
Jos tekstikenttään syötetään tietoa manuaalisesti, tai jostakin muusta ohjelmasta kuin taulukkolaskentaohjelmasta, tulee tiedot erottaa toisistaan Tab-näppäimellä, jotta tietojen paikat tunnistetaan oikein.
Kun painetaan Jatka-painiketta, ikkuna sulkeutuu ja tekstikenttään syötetyt tiedot, eli kirjanpitotili, bruttosumma, Alv-prosentti sekä vientiselite, siirtyvät taulukkoon omiin kohtiinsa. Kun muut tarvittavat tiedot on täytetty muistiolle ja syötettyjen tietojen oikeellisuus on tarkistettu, painetaan Tallenna-painiketta.
Laadittujen muistioiden haku
Tallenna-painiketta painettaessa ohjelma kysyy, halutaanko siirtyä Tositteiden hakuun ja hakea laaditut muistiot.
Jos tähän vastataan Kyllä, niin avautuu Tositteiden haku -näkymä, jonka hakutuloksessa näkyvät juuri laaditut muistiot Hyväksytty-tilassa. Jos taas vastataan Ei, niin Tositteiden hakuun ei siirrytä, mutta muistiot siirtyvät Hyväksytty-tilaan ja poistuvat tallennustyökalusta. Tämän jälkeen laaditut muistiot voidaan hakea normaalisti Tositteiden haun tai Muistiotositteiden haun kautta.
Jos muistio halutaan palauttaa vielä tämän jälkeen tilaan Kesken, tämä onnistuu esimerkiksi siten, että kaksoisklikataan muistiota hakutuloksessa ja painetaan avautuvalla näkymällä Muokkaa > Palauta kesken.
Lue lisää jaksotuksesta.