Tämä ohje käsittelee asiakkaan lisäämistä asiakasrekisteriin. Asiakas voidaan lisätä joko asiakasrekisterin, tai liikekumppanirekisterin kautta. Edellä mainituista vaihtoehdoista tässä artikkelissa käydään läpi asiakkaan lisääminen asiakasrekisterin kautta.
Asiakasrekisteriin päästään ohjelman kohdasta Rekisterit > Asiakasrekisteri.
Uuden asiakkaan lisääminen
1. Uuden asiakkaan lisäämisen pääset aloittamaan Asiakasrekisteri -näkymältä klikkaamalla Lisää asiakas -painiketta.
2. Lisää asiakas -painike avaa Uuden asiakkaan perustiedot -näkymän, jonne voit syöttää asiakkaan tietoja, kuten asiakkaan nimen ja yhetystiedot. Syötettyäsi tarvittavat tiedot, tallenna tiedot Tallenna-painikkeella.
- Huomioi erityisesti asiakkaan verkkolaskuosoitteiden oikeellinen muoto. Verkkolaskuosoitteen, operaattorin ja operaattoritunnuksen on oltava täysin oikein, jotta laskut voidaan välittää perille.
3. Perustietojen tallennuksen jälkeen voit syöttää asiakaskohtaisia tietoja, kuten oletustuotteita. Oletustuotteita pääset syöttämään valitsemalla Asiakkaan perustiedot -näkymältä painikkeen Oletukset, jonka takaa aukeavasta alasvetovalikosta valitaan Oletustuotteet.
- Oletustuotteeksi voidaan valita tuoterekisterissä olevia tuotteita. Lisää tuote klikkaamalla Lisää-painiketta, jonka kautta pääset hakemaan ja valitsemaan tuotteita tuoterekisteristä Hae tuotteet ja Valitse tuote -painikkeilla. Lopuksi tallenna muutokset painikkeella Tallenna. Oletustuotteiden tietoja voidaan muokata asiakaskohtaisesti. Asiakkaan oletustuotteelle voidaan määritellä muun muassa eri hinta valitsemalla kohta Eri hinta ja sen jälkeen muuttamalla Hinta-solun summaa.
4. Kirjanpidon oletustilin voit tallentaa asiakaskohtaisesti valitsemalla Asiakkaan perustiedot -näkymältä painike Oletukset, jonka takaa aukeavasta alasvetovalikosta valitse Oletustili.
- Aukeavalta näkymältä pääset valitsemaan oletustilit, ALV-oletus-% sekä ALV-status. Tee näkymällä tehdään tarvittavat valinnat, minkä jälkeen tallenna muutokset Tallenna-painikkeella.
5. Oletusdimensioiden tallentaminen asiakaskohtaisesti tapahtuu valitsemalla Asiakkaan perustiedot -näkymältä painike Oletukset, jonka takaa aukeavasta alasvetovalikosta valitaan Oletusdimensiot.
- Valitse aukeavalta näkymältä asiakkaalle sopivat dimensiot, minkä jälkeen tallenna valinnat painamalla Tallenna-painiketta.
6. Täytettyäsi kaikki halutut tiedot uudelle asiakkaalle, paina Tallenna.
Asiakkaan hakeminen ja tietojen ottaminen ulos
Asiakkaan hakeminen
Asiakasrekisteriin tallennettuja asiakkaita voidaan hakea Asiakasrekisteri-näkymältä. Hakua voidaan rajata valitsemalla erilaisia hakuehtoja, kuten asiakkaan nimi, tunnus tai asiakasnumero. Haluttujen hakuehtojen asettamisen jälkeen painetaan Hae asiakkaat -painiketta, jolloin ohjelma hakee halutun asiakkaan asiakasrekisteristä.
Asiakkaan tietojen ottaminen ulos
Asiakasrekisterissä olevat asiakkaat voivat kysyä ohjelmaan tallennetuista omista tiedoistaan. Alta löytyvät ohjeet asiakkaan tietojen hakemiseen.
- Hae haluttu asiakas asiakasrekisteristä.
- Löydettyäsi asiakkaan rekisteristä, avaa asiakkaan tiedot klikkaamalla asiakkaan nimeä.
- Asiakkaan perustiedot -näkymän yläpalkissa in Hae liikekumppanin tiedot-painike, jota klikkaamalla pääset valitsemaan näytettäville tiedoille halutun kielen ja tiedostomuodon. Tiedosto pitää sisällään kaikki asiakkaan tiedot, jotka on tallennettu asiakas- ja liikekumppanirekisteriin.
- Hae liikekumppanin tiedot-painikkeen lisäksi Asiakkaan perustiedot -näkymältä löytyy myös painike Hae laskut. Painikkeen avulla voi ladata tulostettavan listauksen kyseisen liikekumppanin tositteista.
Ulkomaalaisen asiakkaan lisääminen
Myös ulkomaalainen asiakas lisätään asiakasrekisteristä, johon päästään ohjelman kohdasta Rekisterit > Asiakasrekisteri.
- Syötä asiakkaalle halutut tiedot, kuten nimi ja osoite.
- Syötä ulkomaalaiselle asiakkaalle ulkomainen VAT-numero. Numero syötetään valitsemalla Laskutustiedot-osion Tunnus-kenttään maatunnus, sekä syöttämällä numeerinen tunnus.
- Huom! Ruotsalainen VAT-tunnus tallennetaan ilman 01-päätettä, sillä Procountor lisää päätteen automaattisesti.
- Valitse asiakkaalle kielioletus Laskutustiedot-osion Kieli-alasvetovalikosta.
- Lisää Lisätiedot-osiossa Myyntilaskun oletuslisätiedot -kenttään ulkomaankauppaan liittyvä vakioteksti.
- Voit valita ulkomaalaiselle asiakkaalle Oletustilit, -tuotteet ja -dimensiot samalla tavalla kuin kotimaisellekin asiakkaalle.
- Oletustuotteet-kohdasta valitaan koko tuoterekisteri oletuksena mukaan ja kpl-määräksi nolla. Sitten valitaan joka riville kohta eri alv-%, jonka jälkeen voidaan muokata ALV-prosenttia ulkomaalaisen toimittajan mukaiseksi.
Laskun rivitietoihin tulee aina nolla alv, laskulle tulee aina asiakkaan VAT-numero, lasku tulee valitulla kielellä ja sinne tulee pakollinen ulkomaankauppaan liittyvä teksti. Lisäksi myös kirjanpitosivulle tulee automaattisesti oikea alv-status, eli tiedot ohjataan oikein alv-laskelmalle ja oma-aloitteisten verojen veroilmoitukselle.