Tilanteessa, jossa ostolaskua ei ole vastaanotettu Procountoriin sähköisesti, eli joko verkkolaskuna tai skannauspalvelun kautta, päästään lasku luomaan käsin ohjelman kohdassa Uusi > Ostolasku. Uusi ostolasku –näkymän lisäksi ostolaskuja päästään laatimaan toimittajarekisterin kautta, mutta tässä ohjeessa kerromme laskun laadinnasta nimenomaan Uusi ostolasku –näkymän kautta.
Kaksi tapaa luoda uusi ostolasku
Uusi ostolasku –näkymän kautta voit laatia ostolaskun kahdella eri tavalla: valitsemalla toimittajan Uusi ostolasku –näkymällä ja täydentämällä laskun muut tiedot Lasku-näkymällä, tai täyttämällä laskun tietoja jo Uusi ostolasku –näkymällä, ennen Lasku-näkymälle siirtymistä. Molemmilla tavoilla toimittaessa päädyt Lasku-näkymälle, jossa laskun tiedot täydennetään loppuun, minkä jälkeen hyväksytään ja maksetaan lasku.
Tapa 1: Valitse toimittaja ja siirry Lasku-näkymälle
1. Valitse Laskun toimittaja ja tyyppi –osion Hae toimittaja –painikkeen kautta toimittajarekisterin toimittaja, jolta alkuperäinen lasku on tullut. Jos laskua ei ole tarkoitus laatia rekisterissä olevalle toimittajalle, ei toimittajaa valita lainkaan, vaan toimittajan tiedot täytetään myöhemmässä vaiheessa, Lasku-näkymälle siirryttäessä. Uusi ostolasku –näkymän Tositelaji-valikossa on jo valmiiksi valittuna tositelajiksi Ostolasku. Ostotilauksen laadinnassa valitse tositelajiksi Ostotilaus.
Huomioithan, että jos laskulle ei valita toimittajaa rekisteristä, vaan toimittajan tiedot täydennetään käsin, ei lasku kohdistu rekisterissä olemassa olevaan toimittajaan.
2. Siirry Lasku-näkymälle Luo uusi lasku –painikkeesta. Avautuvalle Lasku-näkymälle tuodaan automaattisesti rekisteritoimittajan tiedot (jos toimittaja valittu), muussa tapauksessa avautuu tyhjä Lasku-näkymä, jonka tiedot täydennetään käsin.
Tapa 2: Esitäytä tiedot ja siirry Lasku-näkymälle
1. Valitse Laskun toimittaja ja tyyppi –osion Hae toimittaja –painikkeen kautta toimittajarekisterin toimittaja, jolta alkuperäinen lasku on tullut. Jos laskua ei ole tarkoitus laatia rekisterissä olevalle toimittajalle, ei toimittajaa valita lainkaan, vaan toimittajan tiedot täytetään myöhemmässä vaiheessa, Lasku-näkymälle siirryttäessä. Uusi ostolasku –näkymän Tositelaji-valikossa on jo valmiiksi valittuna tositelajiksi Ostolasku. Ostotilauksen laadinnassa valitse tositelajiksi Ostotilaus.
2. Seuraavaksi voit täydentää Laskun otsikkotiedot –osiossa laskulle päiväyksen ja eräpäivän, toimittajan tilinumeron ja BIC-tunnuksen sekä määrittää käytettävän maksutavan ja syöttää maksussa käytettävän viitenumeron. Myös Lisätietoja-kentän sisäinen lisätieto päästään halutessa syöttämään laskulle tässä kohtaa.
Laskun rivitiedot –osiossa voit syöttää laskulle tuoterivejä joko käsin tai hakemalla tuotteita ostojen tuoterekisteristä. Oletuksena Laskun tuoterivit –valikossa on valittuna Syötetään käsin, mutta jos tuotteet halutaan hakea rekisteristä, valitaan tässä Hae tuoterekisteristä, jolloin näkyviin tulee Hae tuotteet –painike.
3. Kun halutut tiedot on täytetty, siirry Lasku-näkymälle Luo uusi lasku –painikkeesta. Lasku-näkymälle tuodaan automaattisesti rekisteritoimittajan tiedot (jos toimittaja on valittu) ja Uusi ostolasku –näkymällä täydennetyt tiedot, kuten rivitiedot. Muut tiedot täydennetään Lasku-näkymällä.
Lasku-näkymän tietojen täydennys
Kun olet siirtynyt Lasku-näkymälle, täytä tässä vaiheessa loput laskun tiedot, minkä jälkeen voit ohjata laskun hyväksymiskiertoon, tai itse hyväksyä laskun ja laittaa sen maksuun.
1. Jos toimittajaa ei ole valittu rekisteristä Uusi ostolasku –näkymällä, vaan tiedot on valittu täytettäväksi käsin, täytä ensimmäisenä toimittajan tiedot Lasku-näkymän Toimittajan osoite –osioon. Täytä ainakin toimittajan nimi ja jos lasku on tarkoitus maksaa ulkomaanmaksuna, täytä myös toimittajan osoitetiedot. Rekisteritoimittajan osalta tiedot ovat automaattisesti haettuna rekisteristä laskulle.
Käyttöasetuksissa voidaan Liikekumppaneiden perustaminen –asetuksella määrittää, että uudet toimittajat perustetaan automaattisesti rekisteriin ensimmäisen laskun tallennuksen yhteydessä.
2. Aseta Laskutustiedot-osiossa laskulle päivämäärä Laskun päivä –kenttään (jos tätä ei ole asetettu vielä Uusi ostolasku –näkymällä). Jos laskun päivä syötetään Lasku-näkymällä, Procountor täydentää Maksutiedot-osion Eräpäivä-kenttään eräpäivän oletusmaksuehdon perusteella laskun päivästä laskettuna. Maksuehto on oletuksena 10 pv, jollei toimittajarekisteriin ole tallennettu poikkeavaa maksuehtoa. Eräpäivää voidaan tarvittaessa muuttaa käsin, jos laskun maksuehto on muu kuin oletus ja annetun eräpäivän perusteella ohjelma laskee laskulle uuden maksuehdon.
3. Valitse Maksutiedot-osiossa laskulle haluttu maksutapa, saajan tilinumero, BIC-tunnus ja maksussa käytettävä viitenumero (jos näitä ei ole täytetty vielä Uusi ostolasku –näkymällä). Rekisteritoimittajan osalta kyseiset tiedot viitenumeroa lukuun ottamatta ovat automaattisesti haettuna rekisteristä laskulle.
Jos maksu tehdään ulkomaille, eikä maksussa käytetä viitenumeroa, voidaan viitteen sijasta lisätä maksulle tekstimuotoinen viesti. Tämä voidaan tehdä joko Lasku-näkymällä lisäämällä viesti Laskutustiedot-osion Tilausviite-kenttään, tai vasta myöhemmässä vaiheessa, täydentämällä viesti laskun Maksaminen-näkymän Viesti-kenttään.
4. Täytä seuraavaksi Rivitiedot-osiossa rivitiedot eli tuotteet laskulle, joko syöttämällä rivit käsin Lisää rivi –painikkeella, tai hakemalla tuotteet rekisteristä Hae tuote –painikkeella, jos tarkoitus on käyttää rekisterituotteita. Huomioithan, että jos tuotteita ei haeta rekisteristä, vaan tuoterivit syötetään käsin, eivät rivit kohdistu tuoterekisteriin, eivätkä nouse mukaan tuotekohtaiseen raportointiin.
Rivitiedot-osion yläpuolella olevassa Lisätiedot-osiossa pääset määrittämään Hintojen verollisuus–valinnan, eli sisältävätkö tuotteiden yksikköhinnat arvonlisäveron, vai lisätäänkö arvonlisävero tuotteiden hintoihin. Oletuksena valinta tulee Hallinnan ALV-oletuksista.
Lisätessäsi rivit käsin, anna tuotteelle nimi Tuote-sarakkeeseen. Aseta tuotteelle määrä (oletuksena 1), yksikkö (oletuksena kpl), hinta, (mahdollinen alennusprosentti), sekä ALV-prosentti. Jos tuotteet haetaan rekisteristä, tuodaan rekisteristä edellä mainitut tiedot. Muuta tällöin kuitenkin tuotteen määrä tarvittaessa. Lue lisää ostolaskun kentistä täältä.
5. Lisää laskulle liitteeksi alkuperäisen laskun kuva. Liitteen pääset lisäämään Lasku-näkymän oikeassa laidassa olevan Liitteet-osion alla olevan Lisää liitetiedostoja -valikon kautta. Jos Liitteet-osio ei ole laskulla näkyvissä, saat sen näkyviin sivun oikean laidan klemmari-kuvakkeesta. Lue lisää liitteen lisäämisestä täältä.
6. Kun ostolaskulla on täydennettynä tarvittavat tiedot (vähintään toimittajan nimi- ja pankkitilitiedot, laskun päivä, eräpäivä sekä laskun rivitiedot) tallenna lasku Tallenna-painikkeella, jolloin ohjelma muodostaa sille laskunumeron ja lasku on tilassa Kesken.
7. Jos käytössä on ostolaskujen hyväksymiskierto, voit laskun tallentamisen jälkeen ohjata laskun hyväksymiskiertoon Lähetä kiertoon –painikkeella. Ennen painikkeen painamista tulisi tarkistaa, onko Lasku-näkymän Hyväksymiskierron tiedot –osioon haettu jokin oletushyväksymiskierto ja jos näin ei ole, tulisi laskulle täydentää haluttu kierto ennen sen kiertoon lähettämistä. Jos laskua ei ole tarkoitus ohjata hyväksymiskiertoon, siirry vaiheeseen 8.
8. Siirry Lasku-näkymän oikean ylänurkan Siirry-valikosta Tarkastaminen-näkymälle ja hyväksy lasku Hyväksy-painikkeella.
9. Kun lasku on tilassa Hyväksytty, siirry Maksaminen-näkymälle maksamaan lasku. Tarkista vielä Maksaminen-näkymällä, että laskun maksupäivä (oletuksena laskun eräpäivä), maksettava summa ja saajan tiedot ovat sellaiset, kuin on tarkoitus, minkä jälkeen voit maksaa laskun Maksa-painikkeella.
Laskun tilaksi tulee Odottaa siirtoa pankkiin ja maksu siirtyy pankkiin käsiteltäväksi laskulle asetetun maksupäivän mukaisessa maksuajossa (tai saman päivän seuraavassa maksuajossa, jos maksupäivä on kuluva päivä). Lue maksutapakohtaisista maksuaikatauluista tarkemmin täällä.
Laaditut ostolaskut pääset hakemaan Tositteiden hausta.