Procountorissa käytettävä operaattorikumppanimme (OpusCapita/PostiMessaging) vaihtuu asteittain uuteen operaattoriin, Apix Messaging Oy:hyn. Muutos koskee Procountor Taloushallinto - ja Procountor Tallennus tuoteversioita ja se vaikuttaa laskujen lähetykseen ja vastaanottoon. Muutoksen myötä vaihdamme ostolaskujen verkkolaskuoperaattorin ja skannausosoitteen Apixille. Myös Zeroxin skannausosoite vaihtuu Apixiin. Operaattorimuutoksen viimeinen vaihe eli laskujen vastaanotto tullaan toteuttamaan kevään 2022 aikana. Lue lisää operaattorimuutoksesta täältä.
Procountorissa paperisten ostolaskujen skannaus onnistuu automaattisen ostolaskujen skannauspalvelun avulla. Mikäli haluat ottaa skannauspalvelun käyttöösi olethan yhteydessä osoitteeseen myynti@finago.com. Uusille asiakkaille avaamme Apix Messaging Oy:n skannauspalvelun, eikä Xeroxin skannauspalvelua enää tarjota.
Xeroxin skannauspalvelu
Procountorin ostolaskujen skannauspalvelun avulla yritys voi helposti sähköistää saamansa paperilaskut ja tehostaa laskujen käsittelyprosessiaan. Laskuttajien postitse lähettämät laskut skannataan ja siirretään automaattisesti Procountoriin. Palvelu on toteutettu yhteistyössä Xerox Global Servicesin kanssa.
Xerox vastaanottaa postilokeroon lähetetyt laskut sekä esikäsittelee ja skannaa ne. Skannatuista laskuista tunnistetaan automaattisesti laskun perus- ja rivitiedot, minkä jälkeen tiedot siirretään asiakasyrityksen Procountor-ympäristöön ja ne ovat käsiteltävinä kuten ohjelmaan saapuneet verkkolaskut. Tunnistettujen tietojen lisäksi Procountoriin siirretään aina alkuperäisen laskun kuva PDF-muodossa. Laskun skannattu kuva on laskun liitetiedostona. Skannauspalvelun kautta saapuneet laskut ovat Vastaanotettu-tilassa.
Laskutusosoite
Postilokero-osoite on seuraavaa muotoa:
Yrityksen nimi PL XXX 02066 DOCUSCAN
Jotta skannatut laskut voidaan kohdistaa asiakasyritykselle oikein, laskuttajien on syytä tulostaa laskutusosoite itse laskuun eikä pelkästään kirjekuoreen. Lisäksi on huomioitava, että uuteen laskutusosoitteeseen ei saa lähettää muuta materiaalia kuin laskuja eli esimerkiksi tiedotusten ja markkinointimateriaalin postiosoite pysyy ennallaan.
Tunnistettavat tiedot
Tunnistettavat otsikkotason tiedot
- Postilokero
- Verollinen loppusumma
- Valuutta
- Eräpäivä
- Viitenumero
- Tilinumero IBAN-muodossa (suomalaisissa tilinumeroissa käy myös BBAN-muoto, mutta tämä koskee ainoastaan suomalaisia tilinumeroita)
- Laskun päivä
- Laskuttajan Y-tunnus
- Laskuttajan nimi
- Tilausviite
- Yhteyshenkilö
Tunnistettavat rivitason tiedot
- Tuotteen nimi
- ALV-prosentti
- Määrä
- Yksikköhinta
- Rivin loppusumma
Huom! SWIFT/BIC -koodi ei kuulu tunnistettaviin tietoihin skannauksessa.
Jos laskun rivitiedot eivät täsmää laskun loppusumman kanssa, muodostetaan laskulle ainoastaan yksi loppusummaa vastaava rivi, jonka tuotenimenä on Laskutus liitteen mukaan.
Skannattu lasku pyritään kohdistamaan liikekumppanirekisteriin y-tunnuksen ja/tai IBAN-pankkitilin perusteella. Jos kohdistus onnistuu, tuodaan toimittajarekisteristä seuraavat tiedot: Osoitetiedot, Oletuskirjanpitotili, Oletus ALV-status ja Oletusdimensiot.
Aineiston käsittely ja säilytys
Xerox vastaanottaa ja esikäsittelee sovittuun postilokero-osoitteeseen lähetetyt, asiakkaalle osoitetut laskut. Tämän jälkeen laskut skannataan ja toimitetaan asiakkaan Procountor-ymppäristöön. Skannatut paperilaskut säilytetään sovitun ajan, minkä jälkeen ne hävitetään turvallisesti.
Laskujen esikäsittely sisältää seuraavat toimenpiteet:
- Kuorien avaus ja laskujen lajittelu
- Nidontaniittien poisto
- Epästandardien kokojen ja heikkolaatuisten asiakirjojen valmistelu
- Kulmien ryppyjen suoristus
Esikäsittelyn jälkeen laskujen skannaus tapahtuu seuraavasti:
- Skannauksen yhteydessä paperilaskuun tulostetaan tunniste käsittelyä varten
- Skannaustarkkuus on 300 DPI ja skannattujen kuvien tiedostomuoto PDF
- Skannauksen jälkeen laskulta tunnistetaan optisesti sovitut perus- ja rivitiedot
- Työpäivinä ennen klo 9.00 vastaanotetut laskut skannataan saman päivän aikana
- Skannatut laskut ovat saatavilla asiakkaan Procountor-ympäristössä tavallisesti samana päivänä ja viimeistään seuraavana arkipäivänä klo 16.00 mennessä
Epäselvissä tapauksissa ja muiden kuin laskujen osalta toimitaan seuraavasti:
- Selkeästi tarpeettomat ei-laskut (mainosmateriaali, yms.) hävitetään.
- Muut ei-laskut lähetetään asiakkaalle
- Mikäli laskut/materiaali eivät ole selkeitä, otetaan yhteyshenkilöön yhteyttä ja sovitaan toimenpiteistä tämän aineiston osalta
- Mikäli paperilasku on kelvoton (eli sen tiedot eivät ole luettavissa), Xerox lähettää asiakkaalle paperilaskun tai kopion laskun kuvasta asiakkaan lukuun
Laskujen arkistointi ja säilytys tapahtuu seuraavasti:
- Xerox säilyttää skannattujen laskujen sähköiset varmuuskopiot 3 vuoden ajan
- Xerox arkistoi skannatut alkuperäiset paperilaskut kolmen kuukauden ajan
- Ulkomaiset arvonlisäveroa sisältävät VAT-paperilaskut, joita tarvitaan ALV-palautushakemuksia varten toimitetaan asiakkaalle kuukausittain
Muut paperilaskut hävitetään tietoturvallisesti säilytysajan umpeuduttua.
Huom! Poikkeuksista käsittelyprosessista (esimerkiksi laskujen lähettämisestä takaisin asiakkaalle tai poikkeuksellisista arkistointiajoista) tulee sopia asiakaskohtaisesti.
Laskujen siirto Docusend -ohjelmasta
Ostolaskujen skannaukseen ja esikäsittelyyn voidaan käyttää myös Docusend-ohjelmaa, josta laskut voidaan tuoda siirtotiedostona Procountoriin.
Docusend ohjelmasta on mahdollista siirtää ostolaskuaineistoa tiedostoina Procountoriin. Kun tiedosto on luettu sisään Procountoriin, muodostuu sinne aineiston mukaiset ostolaskut, joissa liitteenä on Docusendiin skannattu laskun kuva.
1) Määritellään Docusendissä rajauksilla siirrettävät laskut.
2) Valitaan Valikosta Asiakirjat kohta Luo asiakirjapaketti Procountoriin (DDE).
3) Valitaan kuvien tallennusmuodoksi joko PNG tai PDF.
4) Tallennetaan aineisto halutulla nimellä haluttuun paikkaan.
5) Mennään Procountoriin kohtaan Aineiston sisäänluku
6) Valitaan sisäänluvuntyypiksi Laskuaineisto
7) Haetaan tiedosto
8) Luetaan aineisto sisään.
Docusendissä Rajaus ja Ryhmä -asetuksilla määritellään mitkä laskut halutaan siirtää Procountoriin. Kun rajauksia käytetään on kohdasssa Rajaukset käytössä oltava ruksi ja muistettava painaa Aseta rajaukset – painiketta.
Valitaan Valikosta Asiakirjat kohta Luo asiakirjapaketti Procountoriin (DDE). Huom! Procountoriin viedään DDE-pakettia luotaessa aina ne tositteet, jotka ovat pääikkunassa selattavissa.
Seuraavaksi valitaan Kuvan tallennusmuoto. Ikkunan tekstistä huolimatta voi tallennusmuodoksi nykyään valita joko PNG:n tai PDF:n. Procountor hyväksyy molemmat muodot. Kun muoto on valittu painetaan OK -painiketta, jonka jälkeen aukeaa ikkuna, jossa päästään valitsemaan tiedoston tallennus paikka ja nimi. Tiedosto on aina muotoa DDE. Tositteilla olevaa ryhmä-tunnistetta hyödyntämällä voidaan estää samojen laskujen lähettämisen useaan kertaan Procountoriin esim. seuraavasti: Aseta Asiakirjojen skannaus -ikkunassa kohdassa tallenna ryhmään kohteeksi Saapuneet.
Skannauksen ja tallentamisen jälkeen kaikille näille tositteille tulee ryhmätunnisteeksi Saapuneet. Lue viivakoodit ja syötä viivakoodittomien laskujen tiedot käsin. Luo ProCountoriin siirrettävä DDE-tiedosto. Muuta kaikkien Saapuneet -ryhmässä olevien tositteiden ryhmää valikosta Asiakirjat > Ryhmäkäsittely avautuvassa ikkunassa. Riittää, kun valitset alimpana olevasta Ryhmä -alasvetovalikosta jonkin muun kuin Saapuneet ryhmän (esim. Lähetetyt). Tämän jälkeen Saapuneet -ryhmässä ei ole tositteita.
Kun tiedosto on valmis, voidaan Docusendistä siirtyä Procountoriin lukemaan ostolaskujen tiedot sisään. Procountorissa mennään kohtaan Aineiston sisäänluku.
Valitaan sisäänluvun tyypiksi Laskuaineiston sisäänluku ja painetaan Valitse tiedosto, jolloin päästään hakemaan tiedostoa. Kun tiedosto on valittu, päästään aineistoa vielä tarkastelemaan. Aineistolle voidaan antaa ryhmä-nimi, jolla myöhemmin voidaan hakea aineistossa tulleita laskuja. Lopuksi painetaan Tallenna, jolloin aineistosta muodostetaan laskut Procountoriin.
Mikäli aineistossa tulee laskun tiedoissa pankkitilin numero, joka löytyy joltain toimittajalta Procountorin liikekumppanirekisteristä, kohdistetaan ostolasku kyseiselle liikekumppanilla ja liikekumppanin tiedoista täydennetään laskun tietoja (esim. nimi ja osoite). Jos Docusendin aineistossa tulee yhtiön nimi (kenttä Asiakirjanimi) käytetään Procountorissa sitä. Ostolaskuille muodostuu aina yksi tuoterivi, jolla ei ole tuotenimeä eikä -koodia ja ALV-% on 24. Docusendistä tullut kuva on laskun liitetiedostona. Laskulle tulee numeroksi Procountorin numerosarjasta seuraava vapaa
numero.