Procountorin kautta voidaan lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja. Kun yritys haluaa lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja, on olemassa kaksi vaihtoehtoa:
1. Yritys tilaa Procountorin kautta OpusCapitan verkkolaskutusosoitteet. Täydennämme verkkolaskuosoitteet valmiiksi uuteen ympäristöön heti, kun verkkolaskuosoitteet ovat valmiit käytettäväksi.
2. Yritys sopii oman tilipankkinsa kanssa verkkolaskutussopimuksella, että verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto toteutetaan Procountoria käyttäen. Pankin verkkolaskuosoitteet tulee tallentaa itse ohjelman kohtaan Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku ja skannausosoitteet.
Nämä kaksi vaihtoehtoa voivat olla myös käytössä rinnakkain, eli toinen vaihtoehto ei sulje toista pois; yrityksellä voi hyvin olla molemmat vaihtoehdot käytössä riippuen yrityksen tarpeista, mutta molempia ei ole kuitenkaan välttämätöntä olla.
- Laskut luetaan ohjelmaan lähettäjäaineiston antamilla tiedoilla (verkkolaskut) tai laskun skannauspalvelun tietuekuvausten puitteissa. Procountor-käyttäjän vastuulla on tarkastaa laskun asiasisältö ennen laskun maksamista.
- Procountoriin voi lisätä vain OpusCapitan tai pankin verkkolaskuosoitteet. Esimerkiksi Baswaren tai Pageron osoitteita ei voi lisätä.
Verkkolaskuosoitteet
Verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen edellyttää, että yrityksellä on käytössä verkkolaskuosoitteet. Verkkolaskuosoitteet koostuvat varsinaisesta verkkolaskuosoitteesta, OVT-tunnuksesta ja operaattoritiedosta.
- Verkkolaskuosoite voi olla IBAN-tunnus (pankin verkkolaskuosoite FIxxxxxxxxxxxxxxxx), OVT-tunnus (0037XXXXXXXX-muotoa oleva) tai verkkopalvelutunnus (esim. TE0037XXXXXXXX-muotoa oleva tunnus Tieto Oyj:n asiakkailla).
- Vaikka IBAN-tunnus eli pankin verkkolaskuosoite on muodoltaan IBAN-tilinumeron näköinen, IBAN-tunnus ei ole sama asia kuin IBAN-tilinumero. Yrityksillä voi IBAN-tunnus joissakin tapauksissa vastata yrityksen IBAN-tilinumeroa, mutta kuluttaja-asiakkaiden kohdalla näin ei ole.
- OVT-tunnus (Organisaatioiden Välinen Tiedonsiirto, englanniksi EDI eli Electronic Data Interchange) on yrityksen y-tunnuksesta rakennettu tunnus, jota voidaan käyttää myös verkkolaskuosoitteena. OVT-tunnus ei kuitenkaan aina automaattisesti ole verkkolaskuosoite, sillä verkkolaskuosoite voi olla myös jotain muuta muotoa. OVT-tunnus Suomessa muodostuu aina seuraavasti: 0037 ( = Suomen maatunnus) + yrityksen y-tunnus ilman väliviivaa, esim. 0037XXXXXXXX.
- Verkkolaskuoperaattori välittää verkkolaskuja ja verkkolaskuosoitteet ovat aina jonkin operaattorin tarjoama palvelu. Verkkolaskuoperaattori-termiä Procountorissa käytetään sekä erikoistuneista verkkolaskuoperaattoreista että pankeista.
Verkkolaskuosoitteiden täydentäminen
Jos yritys on tilannut Procountorilta käyttöön OpusCapitan operoimat verkkolaskuosoitteet Procountor-tilauksen yhteydessä tai myöhemmin, käyttöönoton jälkeen, täydennämme verkkolaskuosoitteet valmiiksi uuteen ympäristöön heti, kun verkkolaskuosoitteet ovat valmiit käytettäväksi.
Mikäli yritys on tilannut pankista käyttöönsä (myös) pankin verkkolaskuosoitteet, tulee pankin operoimat verkkolaskuosoitteet tallentaa käyttäjän toimesta ohjelman kohtaan Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku ja skannausosoitteet.
Mikäli tarkoituksena on vain vastaanottaa tai lähettää verkkolaskuja pankin osoitteiden avulla, tulee vain vastaanotto- tai lähetysosoite täydentää ohjelmaan.
Toimittajailmoituksen luominen ja lähettäminen
Toimittajailmoituksen avulla yritys ilmoittaa toimittajilleen, että sillä on valmius vastaanottaa verkkolaskuja. Samalla ilmoitetaan verkkolaskuosoitteet. Verkkolaskuosoitteet -näkymän Luo toimittajailmoitus -painikkeella saadaan avattua esitäytetty toimittajailmoitus, joka voidaan lähettää toimittajille.
Toimittajailmoituksen voi tehdä halutessaan myös manuaalisesti esimerkkipohjien avulla suomeksi tai englanniksi:
Verkkolaskuosoite englanniksi.doc
Kun toimittajailmoitus on laadittu, ilmoituksen voi lähettää Procountorista massana valituille toimittajille Procountorin Joukkokirje-toiminnolla, joka löytyy ohjelman kohdasta Rekisterit > Joukkokirje.
Verkkolaskujen vastaanottaminen
Saapunut verkkolasku muodostuu automaattisesti Procountoriin tilaan Vastaanotettu. Laskulle syntyy automaattisesti kirjanpitoviennit ostojen oletustileille. Jos lasku kohdistuu Y-tunnuksen tai IBAN-pankkitilinumeron perusteella liikekumppanirekisteriin, voidaan käyttää myös liikekumppanikohtaisia oletustiliöintejä. Jos laskua ei ole voitu y-tunnuksen tai tilinumeron perusteella kohdistaa automaattisesti liikekumppanirekisteriin, voi sen kohdistaa myös käsin Kohdista liikekumppanille -toiminnolla, joka löytyy tositteiden haun Lisää toimintoja -valikosta.
Tuotekoodilla voidaan automaattisesti kohdistaa verkkolaskuna saapuneen ostolaskun tuotetiedot ostotuoterekisterissä olevaan tuotteeseen. Tämä edellyttää, että sekä laskulla että rekisterissä on käytetty samaa tuotekoodia. Tuoterekisteriin on myös mahdollista kohdistaa tuotteita käsin Kohdista rivi tuoterekisteriin -painikkeella. Painike on aktiivinen verkkolaskuna ja skannauspalvelun kautta saapuneilla ostolaskuilla Lasku–näkymällä silloin, kun laskut ovat Vastaanotettu-tilassa.
Painiketta painamalla avautuu tuoterekisterisivu, josta voi hiirellä valita tuotteen, jolle rivi halutaan kohdistaa ja tämän jälkeen kohdistus tapahtuu painamalla Kohdista rivi tuoterekisteriin -painiketta.
Verkkolaskun saapuessa ohjelmaan lähtee ostolaskun ensimmäiselle asiatarkastajalle sähköposti laskusta, mikäli ostolaskujen hyväksymiskierto on käytössä.
Verkkolaskuna tulleen laskun kuva näkyy Procountorissa laskun liitetiedostona. Procountor voi myös vastaanottaa verkkolaskuja, joissa on useampi liitetiedosto (esim. erilliset PDF-tiedostot laskun kuvasta ja tarkemmasta laskuerittelystä). Se, pystyykö laskuttaja lähettämään useamman liitetiedoston, riippuu laskuttajan ja tämän operaattorin välisistä sopimuksista.
Jos saapuneen verkkolaskun päiväys on suljetulla kaudella, tulee laskun kirjanpitopäiväksi seuraava avoin päivämäärä. Eräpäivä ei kuitenkaan tällöin muutu.
Sähköisten ostolaskujen laskurivit
Sähköisten laskujen laskurivikäsittelyssä luetaan kaikki laskuaineistolla olevat laskurivit ja verrataan näiden tietoja laskun loppusummaan. Mikäli tiedot täsmäävät, saadaan ostolasku luettua riveittäin ohjelmaan. Jos tiedoissa on eroa eli kaikkia laskurivejä ei tunnisteta, käsitellään lasku siten, että laskurivit ja laskun loppusumma täsmäävät.
Näissä tapauksissa (kun laskurivien tiedoissa on eroa verrattuna laskun loppusummaan) Procountor tekee automaattisesti laskulle rivin, jolla näytetään mahdollinen laskurivien ja loppusumman erotus. Nämä rivitiedot on laskun tarkastuksen yhteydessä tarkistettava ja tarvittaessa myös korjata käyttäen apuna saapuneen laskun alkuperäistä liitettä. Automaattisesti muodostuvat laskurivit näissä tapauksissa voivat olla:
- Tarkastettava summa –rivi: riville tallennetaan laskurivien ja laskun loppusumman erotus. Tarkastettava summa -rivi tulee aina käsitellä ja käyttäjän tulee tarvittaessa muokata laskuriviä siten, että tiedot kirjautuvat tositteelle oikein arvonlisäveron ja summan osalta.
- Tarkastettava summa –rivejä varten voi tehdä tuotteen tuoterekisteriin ja asettaa tuotekoodiksi procountor_sum_difference, jonka avulla Tarkastettava summa -rivit kohdistuvat laskulta rekisteriin. Tarkastettava summa -tuotteelle voi asettaa rekisterissä halutun oletustiliöinnin, eli esimerkiksi ohjata riveistä muodostuvat viennit ns. kaatotilille, joka tarkastetaan aina erikseen (kautta suljettaessa).
- Pyöristysero –rivi: rivi luodaan, kun erotus on pieni. Pyörityserolla on tuotekoodi procountor_rounding_difference, jonka perusteella voidaan tehdä tuoterekisteriin tuote ja ohjata summa tietylle kirjanpidon tilille.
- Mikäli laskuaineisto ei sisällä lainkaan tunnistettavia laskurivejä, muodostuu lasku Procountoriin siten, että sillä on vain yksi rivi, Laskutus liitteen mukaan. Ennen laskun maksatusta on tarkastettava saapuneen laskun alkuperäiseltä liitteeltä, että arvonlisävero ja maksatukseen laitettava summa ovat oikein.
Lähettäminen
Jos yrityksen käytössä on sekä OpusCapitan osoitteet että pankilta saadut Finvoice-osoitteet, käytetään verkkolaskun lähetyksessä automaattisesti osoitetta, joka sopii yhteen vastaanottajan osoitteen kanssa.
- Jos vastaanottajan osoite on Finvoice-osoite (pankin osoite), verkkolasku lähetetään Procountor- ympäristöön määritettyä pankin Finvoice-osoitetta käyttäen.
- Jos vastaanottajan osoite on OpusCapitan tai jonkin muun verkkolaskuoperaattorin (mutta ei pankin) osoite, käytetään lähetyksessä OpusCapitan osoitetta.
- Jos Procountor-ympäristössä on useampi pankin verkkolaskuosoite, käytetään lähetyksessä (silloin kun vastaanottajalla on pankin verkkolaskuosoite) sitä Verkkolasku- ja skannausosoitteet -näkymälle tallennettua pankin verkkolaskun lähetysosoitetta, joka täsmää vastaanottavaan pankkiin. Jos vastaavuutta ei ole (eli vastaanottava pankki on jokin muu pankki kuin vaihtoehdot lähettävälle pankille), niin lähetyksessä käytetään Verkkolasku- ja skannausosoitteet -näkymälle tallennettua järjestyksessä ensimmäistä pankin verkkolaskun lähetysosoitetta.
Asiakkaan verkkolaskuosoitteiden täydentäminen
Asiakasrekisterissä asiakkaiden listauksen yläpuolella olevasta Verkkolaskuosoitteet-painikkeesta voidaan nähdä lista niistä asiakkaista, joiden verkkolaskuosoitteet löytyvät Verkkolaskuosoitteistosta.
Verkkolaskuosoitteisto on TIEKE:n (Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry) tarjoama palvelu, mutta osoitteistoa ylläpitävät operaattorit. Jokainen operaattori huolehtii itse omien asiakkaidensa tietojen lisäykset, päivitykset ja poistot, joten osoitteisto ei tästä syystä välttämättä aina ole aivan ajan tasalla.
Verkkolaskuosoitteet-toiminto mahdollistaa asiakkaiden Laskukanavan muuttamisen muotoon Verkkolasku, jolloin myös verkkolaskuosoitteet täytetään asiakkaiden tietoihin (Asiakkaan perustiedot -näkymälle Laskutustiedot-osioon).
Kun verkkolaskukanava otetaan käyttöön yksittäisellä asiakkaalla, voidaan siirtyä asiakkaan tietoihin ja vaihtaa laskukanavaksi Verkkolasku. Asiakkaan tietojen TIEKE-painikkeesta voidaan etsiä asiakkaan nimen, y-tunnuksen tai verkkolaskuosoitteen/OVT-tunnuksen avulla asiakkaan verkkolaskuosoitteet (verkkolaskuosoite, OVT-tunnus sekä verkkolaskuoperaattori).
Huom! TIEKEn verkkolaskuosoitteistoa käytettäessä on huomioitava, että osoitteisto ei välttämättä sisällä kaikkien liikekumppanien osoitteita. On myös mahdollista, että osoitteistossa on vanhentunutta tietoa. Selvitä ajankohtainen verkkolaskuosoite ja operaattoritieto aina ensisijaisesti liikekumppanilta suoraan välttääksesi mahdolliset verkkolaskujen lähetysvirheet. On myös hyvä tarkistaa, että Verkkolaskuoperaattori-kentässä valittu nimen (esim. OpusCapita Solutions Oy) lisäksi nimen perässä näkyvä välittäjätunnus (esim. E204503) vastaa sitä tunnusta, jonka asiakas on verkkolaskutiedoissaan ilmoittanut.
Kun verkkolaskuosoitteet on tallennettu asiakkaan tietoihin, voidaan asiakkaalle luoda myyntilasku. Myyntilaskun laskukanavaksi tulee oletuksena Verkkolasku, ja verkkolaskuosoitteet haetaan automaattisesti liikekumppanirekisteristä laskulle.
Verkkolaskut lähetetään Procountorista ajastetusti useita kertoja päivässä.
Henkilöasiakkaat (Kuluttajaverkkolasku)
Verkkolaskujen lähettäminen henkilöasiakkaalle edellyttää lisätoimenpiteitä laskutuksen aloittamiseksi. Tällöin ei riitä, että henkilöasiakkaan laskukanava vaihdetaan ja verkkolaskun vastaanotto-osoite (IBAN-tunnus) kirjataan asiakkaan tietoihin.
Kuluttajaverkkolaskutuksen aloittaminen Procountorissa edellyttää, että laskuttajataho laatii ja lähetettää pankkeihin laskuttajailmoituksen. Kun laskuttajailmoitus on käsitelty pankeissa, voivat henkilöasiakkaat lähettää omasta verkkopankistaan vastaanottoilmoituksen.
Jos näitä ilmoituksia ei laadita laskuttajatahon ja vastaanottajatahon toimesta, verkkolaskujen käsittely hylkääntyy pankissa.
Tarkemmat ohjeet kuluttajaverkkolaskuista löytyvät täältä.
Verkkolaskun liitetiedostot
Verkkolaskujen kautta voidaan vastaanottaa ja verkkolaskujen avulla voidaan lähettää liitetiedostoja. Valitessa liitetiedostoja myyntilaskulle on kiinnitettävä huomiota siihen, millaisia liitetiedostoja kussakin tapauksessa voidaan lähettää.
Verkkolaskujen liitetiedostoihin pätevät aina seuraavat ehdot:
- Laskulle voidaan liittää maksimissaan 10 liitetiedostoa.
- Kaikkien liitetiedostojen koko yhteensä voi olla maksimissaan 1 MB.
- Liitteissä voidaan välittää kirjanpitoon kelpaavaa tositeaineistoa tai muuta laskun tarkistamisen kannalta välttämätöntä tietoa, jonka välittäminen laskusanomalla ei ole mahdollista, esimerkiksi rahtikirja tai työseloste. Liitteitä ei tule käyttää tuotteiden tai palveluiden mainostamiseen.
Liitteet (eInvoice)
Kun lähetetään lasku eInvoice-standardissa, eli lähetyksessä käytetään OpusCapitan verkkolaskuosoitteita:
- Liitetiedosto lisätään ohjelmasta lähetettävälle laskulle Liitteet-painikkeella.
- Jos liitteitä halutaan lähettää laskun mukana, on huomioitava, että laskun mukana lähetettävän liitetiedoston tulee olla jossain seuraavista muodoista: .gif, .jpg, .jpeg, .pdf tai .txt
- Laskun liitetiedostot eivät välttämättä siirry vastaanottajalle asti, jos vastaanottajalla on verkkolaskuoperaattorina pankki. Tämä on tilanne silloin, jos lähettäjätaholla on käytössä ainoastaan OpusCapitan verkkolaskuosoitteet ja vastaanottajan osoitteiksi on syötetty pankin tarjoamat verkkolaskuosoitteet. (Mikäli sekä lähettäjällä, että vastaanottajalla on käytössä pankin verkkolaskuosoitteet, liitteet yleensä menevät läpi. Asiassa on kuitenkin pankkikohtaisia eroavaisuuksia ja esimerkiksi osa pankeista vastaanottaa vaan tietyn muotosia liitteitä. Liitteiden siirtyminen tällaisessa tilanteessa tulisikin vielä varmistaa pankista.)
Verkkolaskuoperaattorit
Alle on listattu ne verkkolaskuoperaattorit, jotka voi ohjelmassa valita myyntilaskun/asiakkaan verkkolaskutietoihin. Verkkolaskuliikenteessä välittäjätunnus on se, jonka perusteella lasku välitetään kyseessä olevalle vastaanottajatahon operaattorille. Operaattoreiden (viralliset) nimet eivät välttämättä ole ohjelmassa aina ajan tasalla, mutta operaattorin nimi ei ole verkkolaskuliikenteessä määräävä tieto, vaan operaattoritunnus on se, jonka perusteella tiedot ohjautuvat oikealle operaattorille.
Asiakkaiden verkkolaskutietojen tarkistamisessa hyödyllinen apu on myös Verkkolaskuosoitteisto, jossa asiakkaan verkkolaskutietoja voidaan hakea asiakkaan nimen perusteella.
|
Operaattori |
Välittäjätunnus |
Huomioitavaa |
|
Aktia |
HELSFIHH |
|
|
Apix Messaging Oy |
003723327487 |
|
|
BasWare Einvoices Oy |
BAWCFI22 |
Nimi on muuttunut ja on nyt Basware Oyj |
|
CGI – Logica |
003703575029 |
Entinen Logica Suomi Oy. Operaattori on nyt nimeltään CGI Suomi Oy. TeliaSonera Finland Oyj käyttää operaattorina toimiessaan välittäjätunnuksena samaa operaattoritunnusta, sillä TeliaSoneran laskujen välityspalvelusta vastaa CGI. |
|
Danske Bank |
DABAFIHH |
|
|
InExchange Factorum AB |
INEXCHANGE |
|
|
Liaison Technologies Oy |
003708599126 |
|
|
Maventa Services |
003721291126 |
Nimi on muuttunut ja on nyt Maventa |
|
Netbox Finland Oy |
003726044706 |
|
|
Notebeat Oy |
003717203971 |
|
|
Nordea |
NDEAFIHH |
|
|
OP-Pohjola-ryhmä |
OKOYFIHH |
Nimi on muuttunut ja on nyt OP Ryhmä |
|
OpusCapita Solutions Oy |
E204503 |
Entinen Itella Information Oy |
|
Pagero |
003723609900 |
Operaattorilla on käytössä 2 välittäjätunnusta. Tässä tulee tarkistaa laskun vastaanottajataholta, kumpaa näistä tunnuksista tulee käyttää.
|
|
Pagero |
PAGERO |
|
|
Palette |
PALETTE |
|
|
POP Pankit |
POPFFI22 |
|
|
PostNord Strålfors Oy |
003701150617 |
|
|
Ropo Capital Oy |
ROPO |
|
|
Ropo Capital Oy (Enfo Oyj) |
003714377140 |
|
| Sampo Pankki |
PSPBFIHH |
|
|
S-Pankki Oy |
SBANFIHH |
|
|
Svenska Handelsbanken AB |
HANDFIHH |
|
|
Svea rahoitus |
SVEA |
|
|
Säästöpankit |
ITELFIHH |
|
|
Tapiola Pankki |
TAPIFI22 |
|
|
TeliaSonera Finland Oyj |
003703575029 |
TeliaSoneran laskujen välityspalvelusta vastaa CGI, joten välittäjätunnus on TeliaSonera Finland Oyj:llä sama kuin CGI:llä. |
|
Tieto Oyj |
003701011385 |
|
|
Ålandsbanken Abp |
AABAFI22 |
|
Ohjelmassa on mahdollisuus valita myös seuraavat välittäjätunnukset (ja operaattorit). Alla listattujen välittäjätunnusten osalta on ehdottomasti tarkistettava ennen laskun lähetystä laskun vastaanottajataholta, onko välittäjätunnus edelleen ajankohtainen ja voimassa. Alla listatut, valittavissa olevat välittäjätunnukset saattavat olla vanhentuneita tai kokonaan käytöstä poistuneita verkkolaskuliikenteessä.
|
Operaattori |
Välittäjätunnus |
|
BasWare Oyj |
003705925424 |
|
Enfo Oy |
003718062728 |
Hakusanat: tarkastettava summa, tarkistettava summa, verkkolaskutus, verkkolaskut, skannauspalvelu, skannaaminen, toimittajakirje, verkkolaskutiedote