Verkkolasku- ja skannausosoitteet

Procountorin kautta voidaan lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja. Kun haluat lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja, täydennä (pankin) verkkolaskuosoitteet  Procountorin kohtaan Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku- ja skannausosoitteet. Ota tämän jälkeen yhteys toimittajiin ja ilmoita heille yrityksenne verkkolaskuosoite, operaattori ja OVT-tunnus.

 

Verkkolaskuosoitteet

Verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen edellyttää, että käytössä on verkkolaskuosoitteet. Verkkolaskuosoitteet koostuvat varsinaisesta verkkolaskuosoitteesta, OVT-tunnuksesta ja operaattoritiedosta.

• Verkkolaskuosoite voi olla IBAN-tilinumero (pankin osoite), 0037XXXXXXXX-muotoa oleva verkkolaskutunnus tai myös TE0037XXXXXXXX-muotoa oleva tunnus (Tieto Oyj:n osoitteet)
• OVT-tunnus (Organisaatioiden Välinen Tiedonsiirto, englanniksi EDI eli Electronic Data Interchange) on y-tunnuksesta rakennettu tunnus, jota käytetään myös verkkolaskutunnuksena. Tunnus on muotoa 0037XXXXXXXX, yleisesti ottaen 0037 + y-tunnus ilman väliviivaa + mahdollinen yhteisön tunnus.
• Verkkolaskuoperaattori välittää verkkolaskuja ja verkkolaskuosoitteet ovat aina jonkin operaattorin tarjoama palvelu. Verkkolaskuoperaattori-termiä Procountorissa käytetään sekä erikoistuneista verkkolaskuoperaattoreista että pankeista.

 

Verkkolaskuosoitteiden täydentäminen

Verkkolaskuosoitteet tallennetaan ohjelman kohtaan Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku ja skannausosoitteet. Tilatessasi verkkolaskuosoitteet Procountor paketin mukana (Opus Capita), täydennämme verkkolaskuosoitteet valmiiksi uuteen ympäristöön, kun verkkolaskuosoitteet ovat valmiit käytettäväksi. Mikäli käytössäsi on pankin verkkolaskuosoitteet täydennä ne ohjelmaan ennen verkkolaskujen lähettämistä.

 

 

Mikäli tarkoituksena on vain vastaanottaa tai lähettää verkkolaskuja pankin osoitteiden avulla, tulee vain vastaanotto tai lähetysosoite täydentää ohjelmaan.

 

Toimittajailmoituksen luominen ja lähettäminen

Toimittajailmoituksen avulla ilmoitetaan, että yrityksellä on valmius vastaanottaa verkkolaskuja. Samalla ilmoitetaan verkkolaskuosoitteet. Luo toimittajailmoitus -painikkeella saat avattua esitäytetyn toimittajailmoituksen, jonka voit lähettää toimittajillesi. 

Toimittajailmoituksen voi tehdä halutessaan myös manuaalisesti esimerkkipohjien avulla suomeksi tai englanniksi:

Verkkolaskuosoite.doc

Verkkolaskuosoite englanniksi.doc

Kun toimittajailmoitus on laadittu, ilmoituksen voi lähettää Procountorista massana valituille toimittajille Procountorin Joukkokirje-toiminnolla, joka löytyy ohjelman kohdasta Rekisterit > Joukkokirje.

 

Verkkolaskujen vastaanottaminen

Saapunut verkkolasku kirjautuu automaattisesti Procountoriin tilaan Vastaanotettu, jolloin manuaalista tallennusta ei tarvita. Laskulle syntyy automaattisesti kirjanpitoviennit ostojen oletustileille. Jos lasku kohdistuu Y-tunnuksen perusteella liikekumppanirekisteriin, voidaan käyttää myös liikekumppanikohtaisia oletustiliöintejä. Jos lasku ei voinut y-tunnuksen tai tilinumeron perusteella kohdistua liikekumppanirekisteriin, voi sen kohdistaa myös käsin Kohdista liikekumppanille -painikkeella tositteiden haussa. 

Tuotekoodilla voidaan automaattisesti kohdistaa verkkolaskuna saapuneen ostolaskun tuotetiedot ostotuoterekisterissä olevaan tuotteeseen. Tämä edellyttää, että sekä laskulla että rekisterissä on käytetty samaa tuotekoodia. Tuoterekisteriin on myös mahdollista kohdistaa tuotteita käsin Kohdista rivi tuoterekisteriin -painikkeella. Painike on aktiivinen verkkolaskuna ja skannauspalvelun kautta saapuneilla ostolaskuilla Lasku –näkymällä silloin, kun ne ovat Vastaanotettu-tilassa. 

 

Painiketta painamalla avautuu tuoterekisterisivu, josta voi hiirellä valita tuotteen, jolle rivi halutaan kohdistaa ja tämän jälkeen kohdistus tapahtuu painamalla Kohdista rivi tuoterekisteriin -painiketta.

 

 

Verkkolaskun saapuessa ohjelmaan lähtee ostolaskun ensimmäiselle asiatarkastajalle sähköposti laskusta, mikäli ostolaskujen hyväksymiskierto on käytössä.

Verkkolaskuna tulleen laskun kuva näkyy Procountorissa laskun liitetiedostona. Procountor voi myös vastaanottaa verkkolaskuja, joissa on useampi liitetiedosto (esim. erilliset PDF-tiedostot laskun kuvasta ja tarkemmasta laskuerittelystä). Se, pystyykö laskuttaja lähettämään useamman liitetiedoston, riippuu laskuttajan ja tämän operaattorin välisistä sopimuksista.

Jos saapuneen verkkolaskun päiväys on suljetulla kaudella, tulee laskun kirjanpitopäiväksi seuraava avoin päivämäärä. Eräpäivä ei tällöin muutu.

 

Sähköisten ostolaskujen laskurivit

Sähköisten laskujen laskurivikäsittelyssä luetaan kaikki laskuaineistolla olevat laskurivit ja verrataan näiden tietoja laskun loppusummaan. Mikäli tiedot täsmäävät saadaan ostolasku luettua riveittäin ohjelmaan, jos tiedoissa on eroa eli kaikkia laskurivejä ei tunnisteta, käsitellään lasku seuraavasti:

Procountor tekee automaattisesti laskulle rivin, jossa mahdollinen laskurivien ja loppusumman erotus näkyy. Nämä rivitiedot tulisi aina laskun tarkastuksen yhteydessä tarkastaa ja tarvittaessa korjata.

• Tarkastettava summa –riville tallennetaan laskurivien ja laskun loppusumman erotus. Tarkastettava summa -rivi tulee aina käsitellä ja käyttäjän tulee tarvittaessa muokata laskuriviä siten, että tiedot kirjautuvat tositteelle oikein arvonlisäveron ja summan osalta
  • Tarkastettava summa –riville voi tehdä tuotteen tuoterekisteriin, tuotekoodilla procountor_sum_difference, jonka avulla oletustiliöinnin voi ohjata vaikkapa ns. kaatotilille, joka aina erikseen tarkastetaan kautta suljettaessa
• Pyöristysero –rivi luodaan kun erotus on pieni. Pyörityserolla on tuotekoodi procountor_rounding_difference, jonka perusteella voidaan tehdä tuoterekisteriin tuote ja ohjata summa tietylle kirjanpidon tilille.
• Mikäli laskuaineisto ei sisällä laskurivejä tehdään Laskutus liitteen mukaan rivi, joka tulee tarkistaa ja käsitellä.

 

Lähettäminen

Jos käytössä on sekä OpusCapitan osoitteet, että pankilta saatu Finvoice-osoite, käytetään verkkolaskun lähetyksessä automaattisesti osoitetta, joka sopii yhteen vastaanottajan kanssa.

• Jos vastaanottajan osoite on Finvoice-osoite (pankin osoite), verkkolasku lähetetään Procountor ympäristöön määritettyä pankin Finvoice-osoitetta käyttäen. 
• Jos vastaanottajan osoite on OpusCapitan tai jonkin muun verkkolaskuoperaattorin (ei pankin) osoite, käytetään lähetyksessä OpusCapitan osoitetta.
• Jos Procountor ympäristössä on useampi pankin verkkolaskuosoite, käytetään lähetyksessä (vastaanottajalla pankin verkkolaskuosoite) Verkkolasku- ja skannausosoitteet näkymälle täytettyä ensimmäistä pankin verkkolaskuosoitetta.

 

Asiakkaan verkkolaskuosoitteiden täydentäminen

Asiakasrekisterissä asiakkaiden listauksen yläpuolella olevasta Verkkolaskuosoitteet-painikkeesta voidaan nähdä lista asiakkaista, jotka ovat ilmoittaneet TIEKEen verkkolaskuosoitteensa ja halukkuutensa vastaanottaa verkkolaskuja. Toiminto mahdollistaa asiakkaiden Laskukanavan muuttamisen muotoon Verkkolasku, jolloin myös verkkolaskuosoitteet täytetään asiakkaiden tietoihin.

 

Kun verkkolaskukanava otetaan käyttöön yksittäisellä asiakkaalla, voidaan siirtyä asiakkaan tietoihin ja vaihtaa laskukanavaksi Verkkolasku. Asiakkaan tietojen TIEKE-painikkeesta voidaan etsiä asiakkaan nimen, y-tunnuksen tai verkkolaskuosoitteen/OVT-tunnuksen avulla asiakkaan verkkolaskuosoitteet (verkkolaskuosoite, OVT-tunnus sekä verkkolaskuoperaattori).

Huom! TIEKEn hakemistoa käytettäessä on huomioitava, että hakemisto ei välttämättä sisällä kaikkien liikekumppanien osoitteita. On mahdollista, että hakemistossa on vanhentunutta tietoa. Selvitä ajankohtainen verkkolaskuosoite liikekumppanilta.

Kun verkkolaskuosoitteet on tallennettu asiakkaan tietoihin, voidaan asiakkaalle luoda myyntilasku. Myyntilaskun kanava on automaattisesti Verkkolasku, ja verkkolaskuosoitteet tulevat automaattisesti liikekumppanirekisteristä laskulle.

Verkkolaskut lähetetään Procountorista ajastetusti useita kertoja päivässä. Finvoice-muotoiset verkkolaskut välitetään pankeissa öisin.

 

Henkilöasiakkaat (Kuluttajaverkkolasku)

Verkkolaskujen lähettäminen henkilöasiakkaalle edellyttää lisätoimenpiteitä laskutuksen aloittamiseksi. Tällöin ei riitä, että henkilöasiakkaan verkkolaskuosoitteet (kuten IBAN-tilinumero) syötetään asiakkaan tietoihin, vaan laskuttajan on laadittava pankkiin laskuttajailmoitus ja vastaanottajan on vastaavasti ilmoitettava omaan pankkiinsa, että on valmis vastaanottamaan verkkolaskuja. Jos ilmoituksia ei laadita, verkkolaskut jäävät pankissa virheeseen.

Tarkemmat ohjeet kuluttajaverkkolaskuista löytyvät täältä.  

 

Verkkolaskun liitetiedostot

Verkkolaskujen kautta voidaan vastaanottaa ja niiden avulla voidaan lähettää liitetiedostoja. Valitessa liitetiedostoja myyntilaskulle on kiinnitettävä huomiota siihen, millaisia liitetiedostoja kussakin tapauksessa voidaan lähettää.

Verkkolaskujen liitetiedostoihin pätevät aina seuraavat ehdot:

• Laskulle voidaan liittää maksimissaan 10 liitetiedostoa.
• Kaikkien liitetiedostojen koko yhteensä voi olla maksimissaan 1 MB. 
• Liitteissä voidaan välittää kirjanpitoon kelpaavaa tositeaineistoa tai muuta laskun tarkistamisen kannalta välttämätöntä tietoa, jonka välittäminen laskusanomalla ei ole mahdollista, esim. rahtikirja tai työseloste. Liitteitä ei tule käyttää tuotteiden tai palveluiden mainostamiseen.

Liitteet (eInvoice)

Kun lähetetään lasku eInvoice-standardissa, eli lähetyksessä käytetään OpusCapitan verkkolaskuosoitteita:

• Liitetiedosto lisätään laskulle käyttäen toimintoa Liitteet > Liitteet. Valinta on käytettävissä, kun vastaanottajan operaattorina on verkkolaskuoperaattori (ei pankki).
• Liitetiedosto voi olla muotoa .gif, .jpg, .jpeg, .pdf ja .txt
• Laskun liitetiedostot eivät siirry vastaanottajalle asti, jos vastaanottajalla on verkkolaskuoperaattorina pankki. Tämä on tilanne silloin, jos lähettäjällä on käytössä ainoastaan OpusCapitan verkkolaskuosoitteet ja vastaanottajan osoitteiksi on syötetty pankin tarjoamat verkkolaskuosoitteet. (Jos vastaanottajalla on käytössä verkkolaskuoperaattorin, kuten Baswaren tai Itellan osoitteet, voidaan lasku ja liitteet lähettää niihin)

 

Verkkolaskuoperaattorit

Alle on listattu verkkolaskuoperaattorit, jotka voi valita myyntilaskun/asiakkaan verkkolaskutietoihin.