Verkkokaupan käyttö mahdollistaa tuotteisiin tutustumisen sekä niiden tilaamisen ja maksamisen täysin automaattisesti ja myös kauppaan liittyvää logistiikkaa on usein automatisoitu, minkä myötä verkkokaupan operatiivinen toiminta on kustannustehokasta.
Verkkokaupoissa on kuitenkin tyypillisesti paljon pieniä myyntitapahtumia, joten merkittävä osa automaatiosta saatavasta hyödystä häviää kirjanpidon tallentamiseen tai myynti kirjataan könttänä, mikä vaatii käsityötä ja heikentää myynnin ja talouden seurannan tarkkuutta. Näiden ongelmien ratkaisemiseksi Procountoriin on rakennettu verkkokauppaohjelmistoista integraatioita, joiden myötä verkkokaupan kirjanpito saadaan automatisoitua.
Tiedonsiirto Procountoriin
Procountorin verkkokauppaliittymä mahdollistaa verkkokaupan ja taloushallinnon integroinnin. Liittymää käytettäessä verkkokauppaohjelmisto siirtää automaattisesti Procountoriin tiedon tehdyistä tilauksista.
Tilausten perusteella laskuttajayrityksen Procountor-ympäristöön muodostetaan myyntilaskut, jotka voidaan Procountorissa jatkokäsitellä halutulla tavalla. Tilaukset voidaan siirtää Procountoriin suoraan myyntilaskuina tai haluttaessa ensin myyntitilauksina, jotka jatkokäsittelyn jälkeen muutetaan myyntilaskuiksi.
Laskuille muodostetaan kirjanpito automaattisesti oletusten mukaan. Laskut voidaan lähettää Procountorista eteenpäin asiakkaalle postitse, verkkolaskuna tai sähköpostitse, tai käyttää laskuja pelkkään myyntireskontran seurantaan sekä kirjanpidon tositteina. Verkkokauppaliittymän avulla on mahdollista paitsi helpottaa laskutusta ja automatisoida kirjanpito, myös muodostaa tarkat asiakas- ja tuotekohtaiset seurantatiedot ilman erillisiä tallennusvaiheita.
Ohessa on kuvattu verkkokauppaintegraation tiedonsiirron prosessi (automaattiset vaiheet on merkitty liilalla taustavärillä).
Maksut
Verkkokauppaliittymä mahdollistaa verkkokaupan ja taloushallinnon integroinnin joustavasti ja tukee asiakaskohtaisesti vaihtelevia prosesseja. Asiakas voi maksaa verkkokaupassa tekemänsä ostoksen esimerkiksi suoraan verkkopankissa, luottokortilla, tai asiakkaalle lähetettävän laskun perusteella.
Asiakkaan, maksutavan sekä mahdollisesti lähetettävän laskun tiedot siirretään verkkokaupasta Procountoriin yhdellä kertaa samassa siirtoaineistossa. Sekä verkkopankkia että laskua käytettäessä myyntitapahtumiin liittyvät viitesuoritukset kohdistetaan automaattisesti laskuille Procountoriin noudettavilta viitemaksuaineistoilta. Luottokorttimyynnit puolestaan voidaan asettaa suoraan maksetuiksi Procountorissa.
Prosessi maksettaessa tilaus pankin verkkomaksulla
Prosessi maksettaessa tilaus laskua vastaan
Rekisteritietojen kohdistuminen ja ylläpito
Tilauksen tuoterivit siirtyvät Procountoriin laskuriveinä, mikä mahdollistaa verkkokaupan myyntien tarkan seurannan Procountorissa. Verkkokauppaliittymän kautta siirretyt laskut kohdistetaan automaattisesti Procountorin asiakas- ja tuoterekisteriin. Uusien asiakkaiden ja tuotteiden kohdalla tiedonsiirto voidaan määrittää siten, että uudet asiakkaat ja/tai tuotteet perustetaan automaattisesti rekistereihin, jolloin asiakas- ja tuoterekisterit pysyvät automaattisesti ajan tasalla.
Reskontra ja kirjanpito
Kaikille verkkokauppaliittymän kautta tuoduille laskuille muodostetaan automaattisesti kirjanpito erilaisiin oletustiliöinteihin perustuen. Lisäksi siirtotiedostossa on mahdollista tuoda laskurivin tarkkuudella tieto käytettävästä kirjanpitotilistä sekä dimensiosta ja nimikkeestä, joten kirjanpito on mahdollista muodostaa automaattisesti niin tarkasti, ettei siihen tarvitse tehdä käsin muutoksia muuten kuin poikkeustapauksissa.
Liittymän käyttöönotto
Procountor-ohjelmisto ei näy verkkokaupassa asioivalle asiakkaalle millään tavalla, sillä verkkokauppaan ei tarvita näkyviä muutoksia integraation rakentamiseksi. Verkkokauppaliittymä on valmiiksi toteutettu useisiin eri verkkokaupparatkaisuihin ja liittymän toteutus on mahdollista myös uusien verkkokauppaohjelmistojen kanssa. Uusien verkkokauppaintegraatioiden rakentaminen edellyttää, että aineistoja lähettävään verkkokauppaohjelmistoon toteutetaan Accountor Finagon määrittämän tiedostokuvauksen mukainen laskuaineiston muodostus.
Liittymän tekniset määrittelyt ovat nähtävissä tietuekuvauksesta, joka löytyy täältä.
Verkkokauppaintegraatioihin liittyvissä kysymyksissä tavoitat integraatioasiantuntijamme osoitteesta liittymat@procountor.com.