Verkkokaupan käyttö mahdollistaa tuotteisiin tutustumisen sekä niiden tilaamisen ja maksamisen täysin automaattisesti ja myös kauppaan liittyvää logistiikkaa on usein automatisoitu. Verkkokaupan operatiivinen toiminta onkin kustannustehokasta. Verkkokaupoissa on kuitenkin tyypillisesti paljon pieniä myyntitapahtumia, joten merkittävä osa automaatiosta saatavasta hyödystä häviää kirjanpidon tallentamiseen tai myynti kirjataan könttänä, mikä vaatii käsityötä ja heikentää myynnin ja talouden seurannan tarkkuutta. Näiden ongelmien ratkaisemiseksi Procountor-taloushallinto-ohjelmistoon on rakennettu verkkokauppaliittymä, joka automatisoi verkkokaupan kirjanpidon.
Tilauksista laskuiksi
Procountorin verkkokauppaliittymä mahdollistaa verkkokaupan ja taloushallinnon integroinnin. Liittymää käytettäessä verkkokauppaohjelmisto siirtää automaattisesti taloushallinto-ohjelmistoon tiedon tehdyistä tilauksista. Tilausten perusteella laskuttajayrityksen Procountor-ympäristöön muodostetaan myyntilaskut, joiden jatkokäsittelyyn on tarjolla tehokkaat työkalut. Tilauksiin liittyville laskuille muodostetaan kirjanpito automaattisesti. Laskut voidaan lähettää Procountorista joustavasti postitse tai verkkolaskuna asiakkaalle tai niitä voidaan käyttää pelkkään myyntireskontran seurantaan sekä kirjanpidon tositteina. Verkkokauppaliittymän avulla on mahdollista paitsi helpottaa laskutusta ja automatisoida kirjanpito, myös muodostaa tarkat asiakas- ja tuotekohtaiset seurantatiedot ilman erillisiä tallennusvaiheita.
Kuva 1. Tiedonsiirron yleiskuva (automaattiset vaiheet on merkitty harmaalla taustalla)
Joustava ratkaisu
Verkkokauppaliittymä mahdollistaa verkkokaupan ja taloushallinnon integroinnin joustavasti ja tukee asiakaskohtaisesti vaihtelevia prosesseja. Asiakas voi maksaa verkkokaupassa tekemänsä ostoksen esimerkiksi suoraan verkkopankissa, postitse tai verkkolaskuna lähetettävän laskun perusteella tai luottokortilla. Asiakkaan, maksutavan sekä mahdollisesti lähetettävän laskun tiedot siirretään verkkokaupasta Procountoriin yhdellä kertaa samassa siirtoaineistossa. Lasku on lisäksi mahdollista lähettää automaattisesti Procountorin kautta postitse, verkkolaskuna tai sähköpostitse. Sekä verkkopankkia että laskua käytettäessä myyntitapahtumiin liittyvät viitesuoritukset kohdistetaan automaattisesti tiliotteilta. Luottokorttimyynnit puolestaan asetetaan suoraan maksetuiksi Procountorissa.
Siirrettävät tiedot
Verkkokauppaliittymä mahdollistaa tarkkojen tilaustietojen siirron Procountoriin. Tilaukset voidaan siirtää taloushallinto-ohjelmistoon suoraan myyntilaskuina tai haluttaessa ensin myyntitilauksina, jotka jatkokäsittelyn jälkeen muutetaan myyntilaskuiksi.
Automaattinen reskontra ja kirjanpito
Kuva 2. Prosessi maksettaessa tilaus pankin verkkomaksulla
Kuva 3. Prosessi maksettaessa tilaus laskua vastaan
Tilauksen tuoterivit siirtyvät Procountoriin laskuriveinä, joten verkkokaupan myyntien seuranta onnistuu jatkossa helposti. Verkkokauppaliittymän kautta siirretyt laskut kohdistetaan automaattisesti asiakas- ja tuoterekisteriin Procountorissa. Uusien asiakkaiden ja tuotteiden kohdalla tiedonsiirto voidaan parametroida siten, että uudet asiakkaat ja/tai tuotteet perustetaan automaattisesti rekistereihin, jolloin asiakas- ja tuoterekisterit ovat aina automaattisesti ajan tasalla. Kaikille verkkokauppaliittymän kautta tuoduille laskuille muodostetaan automaattisesti kirjanpito erilaisiin oletustiliöinteihin perustuen. Lisäksi siirtotiedostossa on mahdollista tuoda laskurivin tarkkuudella tieto käytettävästä kirjanpitotilistä sekä dimensiosta ja nimikkeestä, joten automaattinen kirjanpito on mahdollista muodostaa niin tarkasti, ettei siihen tarvitse tehdä käsin muutoksia kuin poikkeustapauksissa.
Liittymän käyttöönotto
Taustalla oleva Procountor-ohjelmisto ei näy verkkokaupassa asioivalle asiakkaalle millään tavalla, sillä verkkokauppaan ei tarvita näkyviä muutoksia ja verkkokauppaliittymä toimii toisten ohjelmistotoimittajien toteuttamien verkkokauppaohjelmistojen kanssa. Verkkokauppaliittymä on valmiiksi toteutettu useisiin eri verkkokaupparatkaisuihin. Verkkokauppaliittymän toteutus on mahdollista myös uusien verkkokauppaohjelmistojen kanssa. Liittymän tiedonsiirto on toteutettu yleisesti käytettyjä sanomamuotoja ja teknologioita hyödyntäen, joten sen avulla Procountorin liittäminen eri verkkokauppaohjelmistoihin onnistuu helposti. Verkkokauppaliittymän tekninen dokumentaatio toimitetaan sitä erikseen pyydettäessä. Lisätietoja verkkokauppaliittymästä ja sen käyttöönottoon liittyvistä asioista saatte Procountorin asiakaspalvelusta asiakaspalvelu@procountor.com.