Procountorissa voidaan suorittaa tase-erittely tilinpäätöstä, sekä kuukausittaista täsmäytystä varten.
Tase-erittely -näkymälle päästään ohjelman kohdasta Kirjanpito > Tase-erittely.
Ennen tase-erittelyjen tekemistä on syytä tehdä aina ensin tarvittavat tilinpäätökseen liittyvät toimenpiteet sekä tarvittavat täsmäytystoimet.
Lisää ohjevideoita tase-erittelystä löytyy täältä.
Tase-erittelyn vaiheet
1. Siirry Tase-erittely -näkymälle ohjelman kohdasta Kirjanpito > Tase-erittely.
2. Paina aluksi Päivitä raportointietokanta-painiketta, jotta mahdolliset saman päivän aikana tehdyt muutokset tulevat näkyviin Tase-erittely -näkymälle.
3. Määritä ajanjakso, jolle tase-erittely suoritetaan (eriteltävä kuukausi tai tilikausi).
- Procountor olettaa käytettäväksi tilikaudeksi vanhinta avointa tilikautta ja erittelyn päivämääräväliksi tilikauden alku- ja loppupäivää.
- Erittely tehdään aina tilikauden alusta tietyn kuukauden loppuun.
- Tase-erittelyt laaditaan kirjanpitosivun tositepäivämäärän perusteella.
4. Tarkastele Erittelemätön saldo -saraketta ja erittele kaikki tilit, joilla on erittelemätöntä saldoa.
- Tase-erittelylle haetaan Procountorista kaikki tilit, jotka alkavat tilin numerolla 1 tai 2.
5. Valitse eriteltävä taseen kirjanpitotili klikkaamalla halutun kirjanpitotilin riviä, jolloin alemman taulukon Eriteltävä kirjanpitotili -otsikkokenttään ilmesyy valitun tilin nimi.
- Esim. Eriteltävä kirjanpitotili: 1160 Koneet ja kalusto
6. Erittele valitun taseen kirjanpitotilin saldot.
- Erittelyssä voidaan tapauskohtaisesti hyödyntää näkymän eri painikkeita ja toimintoja. Tase-erittely -näkymän painikkeiden toimintoja avataan myöhemmin tässä artikkelissa.
- Kirjanpitotilin tapahtumia voi halutessaan järjestellä sarakkeiden mukaan klikkaamalla sarakkeen otsikkoa, tai käyttämällä hiiren oikeanpuoleisen painikkeen Siirrä yksi alaspäin / Siirrä yksi ylöspäin -toimintoja.
7. On suositeltavaa painaa Tallenna-painikettasäännöllisesti erittelyiden teon lomassa, jotta tehdyt muutokset tallentuvat, vaikka istunto sattuisi vanhenemaan, tai jostain muusta syystä istunto katkeaisi kesken tase-erittelyiden laadinnan.
8. Kun kaikki erittelyt on tehty, paina vielä kerran Tallenna.
9. Lataa raportti tulostettavassa muodossa painamalla Tulostettavassa muodossa -painiketta.
- Raportti on mahdollista ladata HTML, Excel tai PDF-muodossa.
10. Vie tase-erittelyt arkistoituihin tilinpäätöstietoihin Vie arkistoon -painikkeella.
- Arkistossa voi kerralla olla tallennettuna vain yksi tase-erittely tilikautta kohden. Tämä tarkoittaa, että jos tilikaudelle on jo viety tase-erittely arkistoon ja myöhemmin samalle tilikaudelle viedään uusi tase-erittely, korvaa uusi tase-erittely aiemmin arkistoon viedyn.
- Käytännössä tase-erittelyt voi siis tallentaa arkistoon aina uudelleen sitä mukaa, kun uusi kuukausi on saatu eriteltyä, mutta uusin arkistoon viety tiedosto korvaa aina edellisen.
- Tase-erittely -näkymän kenttä Päivämäärä, johon asti erittely on valmis, on sellaista tilannetta varten, kun erittelyt tehdään kuukausittain. Kyseisellä päivämäärällä voidaan rajata sitä ajanjaksoa, miltä tapahtumia lähdetään hakemaan, eli kun tapahtumia ei haluta hakea enää koko tilikaudelta, kun osa tilikaudesta on jo eritelty.
Taulukoiden rivitiedot
Ylemmän taulukon rivitiedot
- Ylemmässä taulukossa näytetään tilinumero, tilin nimi, alkusaldo tilikauden alussa, loppusaldo erittelyn loppupäivämääränä, saldon muutos kyseisellä ajanjaksolla, paljonko saldoa on eritelty ja paljonko on erittelemättä.
- Ennen ensimmäisen tase-erittelyn tekoa on Eritelty saldo -sarakkeen arvo nolla ja Erittelemätön saldo sama kuin Loppusaldo.
- Kun erittelyjä on tehty, on Erittelemätön saldo Loppusaldon ja Eritellyn saldon erotus.
- Kun tilillä on erittelemätöntä saldoa, näytetään Erittelemätön saldo -sarakkeen luku punaisena. Kun erittelemätön saldo on nolla, luku näytetään mustana.
- Ylemmän taulukon kenttien sisältöä ei pääse muokkaamaan, vaan ne päivittyvät automaattiesti sitä mukaa kun erittelyitä tehdään.
Alemman taulukon rivitiedot
- Alemmassa taulukossa näytetään valitulle tilille tehdyt erittelyrivit.
- Erittelyriveillä näytetään Päiväys, Selite, Tositelaji, Tositenumero, Arvo ja Kumulatiivinen saldo. Kaikkien erittelyrivien Päiväys, Selite ja Arvo ovat muokattavia kenttiä.
- Rivien tiedot tulevat tositteiden kirjanpitosivuilta.
- Erittelyriveihin voi kohdistaa toimintoja rivien yläpuolella olevilla painikkeilla.
- Useamman rivin voi valita samalla kertaa käyttäen Ctrl- ja Shift-näppäimiä. Lisäksi riveiltä painaessa (muualta kuin valintasarakkeesta) useita rivejä voi valita pitämällä pohjassa joko shift (tietyn välin rivien valinta) tai ctrl (valinnan lisääminen tai poistaminen aiemmin valituista).
Näkymän painikkeet
Yläosan painikkeet
Tallenna
- Painikkeella voidaan tallentaa tase-erittelyn tiedot.
- Tallennettua tase-erittelyä voidaan myöhemmin muokata.
- Ainostaan yksi versio tase-erittelystä pidetään tallessa kullekin tilikaudelle, joten edellisen kuun erittelyä ei pääse katsomaan, jos on jo aloittanut seuraavan kuun erittelyn teon.
- Erittelyä tehdessä on suositeltavaa ajoittain painaa Tallenna-painiketta, jotta muutokset tallentuvat, vaikka istunto vanhenisi tai muusta syystä katkeaisi kesken tase-erittelyiden laadinnan.
Tulostettavassa muodossa
- Painikkeella saa erittelytiedot HTML-, Excel- tai PDF -muodossa.
- Kun erittely on saatu tehtyä valmiiksi tietyn kuun loppuun, se tallennetaan ensin omalle koneelle, ennen tulostamista.
Vie arkistoon
- Painikkeella voidaan tallentaa valmis tase-erittely PDF-muodossa Procountorin arkistoon (Kirjanpito > Arkistoidut tilinpäätöstiedot).
Vaihda kautta
- Painikkeella pääsee valitsemaan toisen kauden, jolle voidaan tehdä tase-erittely.
- Eriteltävien tilikausien tulee olla syötettynä Kirjanpidon tietoihin, mutta niiden ei tarvitse olla avoimia.
Tuo tase-erittelyt
- Painikkeella on mahdollista kopioida tase-erittelyt (eriteltävän tilikauden vaihtamisen jälkeen) edellisen tilikauden päättymispäivältä uuden tilikauden ensimmäiselle päivälle.
- Mikäli uudella tilikaudella on jo erittelyrivejä, avautuu painiketta painettaessa varmistusikkuna, jossa pyydetään käyttäjää vahvistamaan rivien lisäys, sillä toimintoa käyttäessä poistuvat uudelle tilikaudelle mahdollisesti jo tehdyt erittelyrivit. Huomioithan, että toiminto ei ole peruttavissa.
Päivitä raportointitietokanta
- Painikkeella tase-erittelyn käyttämän tietokannan tiedot päivitetään.
- Tase-erittelyn käyttämä raportointitietokanta päivitetään automaattisesti joka yö, mutta jos päivityksen jälkeen on tehty uusia tositteita tai muutoksia tositteisiin, ja nämä muutokset halutaan näkymään tase-erittelyllä saman päivän aikana, on tietokanta päivitettävä manuaalisesti painikkeen avulla.
Alaosan painikkeet
Hae avaussaldo
- Painike tuo valitun tilin avaussaldon tilinavaustositteelta erittelyriveille.
Hae viennit
- Painikkeella pääsee hakemaan valitun tilin kirjanpitotapahtumia erittelyriveiksi.
- Painikkeesta aukeaa ikkuna, jossa valitaan miltä ajalta ja tositelajeilta tapahtumia haetaan. Oletuksena ovat erittelyn alku- ja loppupäivä sekä kaikki tositelajit.
- Toiminto tuo valitun tilin kaikki kirjanpitotapahtumat valitulta aikaväliltä valituilta tositelajeilta riippumatta tositteen tilasta.
- Jos vientejä haetaan useamman kerran, tulevat uuden haun viennit olemassa olevien erittelyrivien perään.
- Toiminolla ei voi hakea tilin avaussaldoa tai tilikauden tulosta.
Hae tilikauden tulos
- Painike tuo tilikauden tuloksen valitun kauden loppuun asti erittelyriveille.
- Painike on tarkoitettu ensisijaisesti tilin 2370 Tilikauden tulos käsittelemiseksi.
- Tällä painikkeella voidaan myös hakea tilien loppusaldo sellaisille tileille, joiden tarkemmalle erittelylle ei ole välttämättä sen suurempia tarpeita (kuten esimerkiksi kassatili, pankkitili jne.).
Hae avoimet laskut
- Painike tuo tiedot erittelyn loppupäivämääränä avoinna olleilta myynti-, osto-, matka- ja kululaskuilta sekä ALV-laskelmalta ja oma-aloitteisten verojen veroilmoitukselta, mikäli niillä on kirjauksia valitulle tilille.
- ALV-laskelmien osalta ohjelma tarkistaa ensin, mikä on viimeisin hyväksytty OAV-ilmoitus, jonka tositepäivä on erittelylle asetetun aikavälin sisällä. Löydetyltä OAV-ilmoitukselta poimitaan ALV-tietojen kohdekauden loppupäivämäärä ja tämän jälkeen haetaan ne ALV-laskelmat, joiden tositepäivä on suurempi, kuin löydetyn OAV-ilmoituksen ilmoitusjakson loppupäivämäärä, mutta kuitenkin hakuaikavälin sisällä.
Hae avoimet tase-erät
- Painikkeen avulla haetaan kohdistumattomat ja kuittaantumattomat taseviennit. Haku tehdään hakuajankohtaan kohdistuvista jaksotusmuistiosta ja muista tase-eriä sisältävistä vienneistä.
- Haku tapahtuu automaattisesti vientien tase-erän tunnisteiden perusteella.
- Hae avoimet tase-erät -painike hakee kaikki tilillä käytetyt vientien tase-erän tunnisteet ja laskee niitä vastaavat avoimet taseen saldot.
- Huomio koskien tase-erän tunnistetta Jaksotustyökalun kautta muodostetuilla muistioilla: Kesällä 2021 toteutettiin muutos siihen, millä tavoin tase-erän tunnisteet muodostuvat automaattisesti muistioille, joita muodostetaan jaksotustyökalun avulla.
-
Procountorissa kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset on mahdollista tehdä valinta, käytetäänkö tase-erän tunnisteita vai ei. Valinta tase-erän tunnisteiden käytöstä tehdään asettamalla täppä kohtaan "Näytetäänkö kirjanpitosivulla tase-erien tunnistetiedot".
Aikaisemmin, vaikka yrityksen käyttöasetuksissa ei ollut tätä asetusta tase-erän tunnisteiden käytöstä määriteltynä, muodostui jaksotusmuistioille silti piiloon taustalle tase-erän tunniste, jossa mainitaan alkuperäinen tositelaji ja laskunumero, mihin jaksotus tehtiin. Vaikka tase-erän tunniste ei näkynyt muistion rivitiedoissa, on ollut mahdollista tehdä tase-erittelyä käyttäen Hae avoimet tase-erät -toimintoa, sillä jaksotusmuistioilla on tämä tieto ollut kuitenkin olemassa.
- Nykyisin taas Procountor vaatii sen, että käyttöasetuksissa on sallittuna tase-erän tunnisteiden näkyminen, jotta jaksotusmuistioille muodostuu tase-erän tunniste automaattisesti. Tase-erän tunnistetta ei enää muodostu jaksotusmuistioille, jos käyttöasetuksissa ei ole täpättynä kohtaa "Näytetäänkö kirjanpitosivulla tase-erien tunnistetiedot" muistioiden muodostushetkellä. Jos tase-erän tunnistetta ei ole tositteen tiedoissa, ei ole mahdollista eritellä tällaista tositetta tase-erittelyssä Hae avoimet tase-erät -toimintoa käyttäen. Muita vaihtoehtoja erittelyyn on edelleen mahdollista käyttää normaalisti, kuten Hae viennit -toimintoa.
-
Lisää rivi
- Painike lisää tyhjän erittelyrivin, johon voi vapaasti täydentää tietoja muokattaviin kenttiin.
Poista rivi
- Painike poistaa valitun erittelyrivin tai rivit.
Valitse kaikki
- Painikkeella voidaan valita kaikki erittelyrivit.
Yhdistä rivit
- Painikkeella voidaan yhdistää valitut erittelyrivit yhdeksi riviksi.
- Painiketta painettaessa aukeaa ikkuna, jossa päiväykseksi voidaan valita jonkin yhdistettävän rivin päiväys, selitteeksi jonkin yhdistettävän rivin selite ja arvoksi tarjotaan yhdistettävien rivien yhteenlaskettua arvoa.
Tyhjennä
- Painike poistaa tilin kaikki erittelyrivit.
Kirjanpito
- Painike vie valitun erittelyrivin kirjanpitosivulle.
Hiiren oikean painikkeen valinnat
Siirrä yksi ylöspäin
- Valinta siirtää valitun erittelyrivin yhden rivin verran ylöspäin taulukossa.
Siirrä yksi alaspäin
- Valinta siirtää valitun erittelyrivin yhden rivin verran alaspäin taulukossa.
Kirjanpito
- Valinta avaa valitun erittelyrivin kirjanpitosivun.
Avaa Excel
- Valinta avaa erittelyrivit Excel-taulukossa.
Avaa PDF
- Valinta avaa erittelyrivit PDF-muodossa.
Avaa HTML
- Valinta avaa erittelyrivit HTML-muodossa.
Lisätietoja