Kirjanpitoraportteihin kuuluva pääkirjatilit-raportti listaa kirjanpitotilien saldot annetulla aikavälilllä. Raporttia voidaan hyödyntää esimerkiksi konserniraportoinnissa, jolloin emoyhtiölle ilmoitetaan tytäryhtiöiden tilien saldot.
Pääkirjatilit-raportti löytyy ohjelman kohdasta Raportointi > Kirjanpitoraportit (tai vaihtoehtoisesti kohdasta Kirjanpito > Kirjanpitoraportit), kun hakuehdoissa Kirjanpitoraportin tyyppi -valikosta valitaan Pääkirjatilit.
Kaikille raporttityypeille yhteisistä, Kirjanpitoraportit-näkymän yläosan painikkeista ja niiden toiminnoista saa lisätietoa kirjanpitoraporttien yleisohjeesta.
Hakuehdot
- Kirjanpitoraportin tyyppi -valikosta valitaan Pääkirjatilit.
- Kirjanpitotositteen pvm – kenttiin syötetään haettavan raportin aikaväli.
- Raportin pituus -valikossa on valittuna Oletus. Valintaa ei pääse muuttamaan.
- Esitystapa-valikossa on valittavissa eri vaihtoehtoja, joilla voidaan määrittää, miten tiedot esitetään raportilla.
- Oletuksena raportti esitetään muodossa Valittu kausi, jolloin raportin arvot esitetään yhdessä sarakkeessa Kirjanpitotositteen pvm -kenttiin asetetulta ajanjaksolta.
- Esitystapa-valikon alapuolella voidaan rastittaa valinta Näytä prosenttiosuus liikevaihdosta, minkä myötä raportille tulee erillinen sarake % lv:sta, jossa näytetään rivin arvon prosentuaalinen osuus liikevaihdosta.
- Uusi hakuehto -alasvetovalikosta voidaan raportille lisätä muita tarvittavia hakuehtoja raportille oletuksena tuotavien hakuehtojen lisäksi. Pääkirjatilit-raportin osalta valittavissa ovat seuraavat hakuehdot:
- Budjetin versio
- Tulee valittavaksi, jos ohjelmaan on tuotu useampia versioita budjetista budjettiaineiston siirtotiedostolla. Hakuehto mahdollistaa vertailutietona näytettävän budjettiversion määrittämisen.
- Dimensiot
- Tämän hakuehdon avulla raportille haetaan vain sellaisia kirjanpitovientejä, jotka on kohdistettu tietyn dimension nimikkeelle tai nimikkeille.
- Hakuehdon lisääminen tuo hakuehtoihin Dimensiot-valikon ja sen alle Nimikkeet-valintaikkunan.
- Dimensiot-valikosta valitaan tarkasteltava dimensio. Valikosta voidaan valita raportille tarkasteltavaksi yksi dimensio, eli samalle raportille ei ole mahdollista valita useampaa dimensiota.
- Nimikkeet-kentässä on valittavissa Dimensiot-valikosta valitun dimension alaiset nimikkeet, joista valitaan yksi tai useampi, joita halutaan tarkastella raportilla. Usean nimikkeen valitseminen tapahtuu esimerkiksi pitämällä Ctrl-näppäintä pohjassa nimikkeiden valitsemisen yhteydessä. Jos nimikkeitä on paljon, ne voidaan valita myös suurennuslasipainikkeen kautta avautuvassa erillisessä ikkunassa.
- Jos raportille on valittu useita nimikkeitä ja hakutuloksiin halutaan eriteltyinä näkyviin omiin sarakkeisiinsa kullekin nimikkeelle kohdistuneet arvot, tulee Esitystapa-valikosta valita vaihtoehto Kausi nimikkeittäin ja nimikkeet yhteensä.
- Kirjauskausi (vvvv-kk)
- Tällä hakuehdolla raportti voidaan rajata tositteiden kirjauskauden (eli kuukauden) mukaan. Jos sekä päivämäärä että kirjauskausi on annettu, tuodaan tositteet pienimmän yhdistelmän mukaisesti: esimerkiksi jos Kirjanpitotositteen pvm -hakuehtoon on asetettu aikaväliksi 01.10.2019 – 30.11.2019 ja Kirjauskausi-hakuehtoon 2019-11 – 2019-12, tuodaan raportille tositteet ajalta 01.11.2019 – 30.11.2019.
- Kohdistettu osuus: (dimension nimi)
- Valittavissa ovat kaikkien käytössä olevien dimensioiden mukaiset Kohdistettu osuus -hakuehdot.
- Mahdollistaa useamman eri dimension alaisten nimikkeiden valinnan samalle raportille siten, että raportin luvut kerrotaan valittujen nimikkeiden mukaisella prosenttiosuudella.
- Valittaessa Kohdistettu osuus -hakuehto tai -ehtoja raportille, tulee hakuehtoihin näkyviin Kohdistettu osuus (dimension nimi) -osio, jossa on listattuna kyseisen dimension alaiset nimikkeet. Listalta valitaan Ctrl-näppäintä pohjassa pitämällä tai suurennuslasipainikkeen kautta ne nimikkeet, jotka halutaan mukaan raportille.
- Kohdistettu osuus -hakuehtoa käytettäessä kyseessä on laskennallinen raportti ja raportilta ei tällöin päästä porautumaan vienteihin.
- Lisätietoa hakuehdosta ja sen käytöstä löytyy täältä.
- Laskun valuutta
- Tällä hakuehdolla raportille rajataan mukaan vain tietyssä valuutassa olevat tositteet.
- Nimi
- Tällä hakuehdolla raportille rajataan mukaan vain sellaiset tositteet, joiden nimessä esiintyy Nimi-kenttään annettu sisältö. Nimi voidaan antaa kokonaan tai osittain.
- Raportin kieli
- Tällä hakuehdolla määritetään, millä kielellä raportin tiedot näytetään. Oletuksena kieleksi tulee kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot määritetty yrityksen kieli.
- Valittaessa kieleksi suomen sijaan englanti tai ruotsi, haetaan ohjelman oletustilikartan mukaisille tileille valitun kielen mukaiset käännökset.
- Valittu raportin kieli määrittelee kielen jota käytetään raportin tulosteessa.
- Raportin valuutta
- Tällä hakuehdolla määritetään, missä valuutassa raportin luvut esitetään.
- Summien esitystapa
- Tällä hakuehdolla määritetään, millä tarkkuudella raportin summat esitetään.
- Oletuksena summat näytetään 2 desimaalin tarkkuudella.
- Tapahtuman arvo
- Tällä hakuehdolla hakua voidaan rajata raportin sisältämien tapahtumien kirjanpitoarvon mukaan. Haku tapahtuu raportille porautuessa avautuvan pääkirjan Kp-arvo -sarakkeesta. Rajauksessa voidaan käyttää myös < ja > -merkkejä.
- Tositelaji
- Tällä hakuehdolla määritetään raportille sisällytettävät(t) tositelaji(t).
- Y-tunnus
- Tällä hakuehdolla hakua voidaan rajata tietyn Y-tunnuksen perusteella. Y-tunnus voidaan antaa kokonaan tai osittain, maatunnuksen ja väliviivojen kanssa tai ilman niitä.
- Budjetin versio
- Tositteen tila - alasvetovalikosta valitaan, millaisissa tiloissa olevia tositteita raportille haetaan.
- Näytä nollarivit -valinnalla raportilla näytetään myös ne rivit, joiden summa on nolla.
- Piilota laatija -valinta piilottaa raportin laatijan nimen raportista otettavilta Excel-, HTML- tai PDF-tulosteilta.
- Näytettävät vertailutiedot -osiossa voidaan valita raportille näytettäväksi haluttu vertailutieto. Vaihtoehdot ovat budjetti (valittavissa, jos budjetti on tuotu Procountoriin) ja vertailukausi, joista voidaan valita joko toinen tai molemmat.
- Valittaessa vertailutiedoksi budjetti, tulee määrittää, näytetäänkö prosenttiosuus liikevaihdosta, ero rahamääräisenä, vai ero prosentteina (joka on oletuksena valittuna).
- Jos raporttia ei haeta dimensionimikkeiden perusteella, käytetään vertailutietona perusbudjettia. Jos budjetti on tuotu Procountoriin dimensiotasolla ja vertailutietona halutaan käyttää dimensiobudjettia, saadaan dimensiobudjetin luvut vertailutiedoksi, kun haetaan raportti niiden nimikkeiden osalta, joita dimensiobudjetilla on käytetty.
- Jos ympäristöön on tuotu useita eri versioita budjetista, saadaan haluttu versio valittua raportille käyttämällä hakuehtoa Budjetin versio.
- Valittaessa vertailutiedoksi vertailukausi, tulee määrittää, miltä ajanjaksolta vertailutiedot haetaan.
- Oletuksena vertailukaudeksi muodostuu vertaus edelliseen vuoteen, mutta vertailukautta voidaan halutessa muuttaa.
- Jos raportin esitystavaksi on valittu Kausi kuukausittain ja yhteensä, Kausi vuosineljänneksittäin ja yhteensä, tai Kauden kuukausille päättyvät 12 kk kumulatiiviset luvut, tulee vertailukauden ajanjakson vastata raportin ajanjaksoa.
- Valittaessa vertailutiedoksi budjetti, tulee määrittää, näytetäänkö prosenttiosuus liikevaihdosta, ero rahamääräisenä, vai ero prosentteina (joka on oletuksena valittuna).
Hakutulokset
Hakutulokset-osion painikkeet
- Excel-, HTML- ja PDF-painikkeista raportin tiedot voidaan siirtää erilaisiin tiedostomuotoihin.
- Hae viennit -painike listaa raportilla aktivoidun rivin (tiliryhmän tai tilin) viennit raportin alaosaan pääkirjan muodossa. Sama listaus saadaan myös raportin riviä tiliryhmän numeron tai tilinumeron kohdalta klikkaamalla. Listaukselta päästään porautumaan tositteiden tietoihin.