Ostolaskun kentät ja painikkeet

Tällä sivulla on kuvattu ostolaskulla käytettävissä olevat kentät ja painikkeet. Ostolaskun laadinta tapahtuu ohjelman päävalikon kohdasta Uusi > Ostolasku.

Katso tarkempi ostolaskujen laadintaohje täältä. 

 

Lasku-näkymän kentät

Toimittajan osoite

• Nimi-, tarkenne- ja katuosoitekenttiin mahtuu 80 merkkiä.
• Postinumerokenttään mahtuu 20 merkkiä.
• Postitoimipaikkakenttään mahtuu 40 merkkiä.
• Nimi- kentän tieto on pakollinen kaikilla laskuilla.
• Ulkomaanmaksuissa myös katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka ovat pakollisia.

 

Ostajan toimitusosoite

• Ostajan toimitusosoite osioon täytetään laskutettujen tuotteiden toimitusosoite, mikäli se eroaa laskutusosoitteesta.

 

Laskutustiedot

• Laskun päivä: Laskun päivän voi syöttää menneisyyteen tai tulevaisuuteen, mutta ei suljetulle kaudelle. Jos verkkolaskuna tai skannauspalvelun kautta saapuneen laskun päiväys on suljetulla kaudella, tulee laskun päiväykseksi seuraava avoin päivämäärä. Eräpäivä ei muutu.
• Laskunumero: Laskunumero muodostetaan automaattisesti, kun lasku tallennetaan. Ostolaskujen numerointi on juokseva.
• Y-tunnus: Kenttään voidaan syöttää toimittajan y-tunnus.
• ALV-tunnus: Kenttään mahtuu 40 merkkiä. ALV-tunnus näkyy toimittajalle lähetettävässä ostotilauksessa.
• Asiakasnumero: Kenttään voidaan syöttää toimittajalle asiakanumero, mikäli sellainen on. Yrityksen tietojen Käyttöasetuksista voidaan myös määritellä, että toimittajille luodaan automaattisesti asiakasnumero. Toimittajien automaattinumerointi -asetuksen ollessa päällä annetaan uudelle toimittajalle automaattisesti asiakasnumero, joka on yhtä isompi kuin suurin toimittajilla käytössä oleva asiakasnumero. Oletuksena automaattinumerointi ei ole käytössä.
• Laskukanava: Ostolaskulla laskukanava on informatiivinen tieto. Laskukanavasta nähdään, onko lasku tullut verkkolaskuna vai skannauspalvelun kautta. Sähköisenä tulleen laskun kuva löytyy liitetiedostosta. Mikäli kyseessä on ostotilaus laskukanava on se kanava, jota pitkin tilaus välitetään toimittajalle. 
• Yhteyshenkilö: Tositteelle voidaan merkitä yhteyshenkilö. Tieto tulee tositteelle näkyviin. Yhteyshenkilön avulla voidaan Tositteiden haun kautta etsiä tositteita.
• Tilausviite: Kenttään mahtuu 70 merkkiä. Tilausviite näkyy viestinä maksulla.
• Alkuperäisen laskunumero: Kenttään voi syöttää toimittajan alkuperäisellä laskulla oleva numero ja numerolla voidaan hakea kyseistä laskua Tositteiden haun Laskunumero-hakuehdon avulla. Maksimimerkkimäärä kentässä on 40 merkkiä.

 

Maksutiedot

• Maksutapa: Maksutavaksi on valittavissa Tilisiirto, Luottokorttimaksu, Ulkomaanmaksu, Muu, Käteinen. Maksutavan ollessa Tilisiirto, ovat Viitenumero ja Pankkitili pakollisia tietoja. Jos laskulla ei ole viitenumeroa tai pankkitiliä, on maksutavaksi valittava jokin muu maksutapa. Jos laskulla ei ole viitenumeroa ja tosite halutaan maksaa Tilisiirtona, voidaan maksutietojen täydentämisessä hyödyntää Lasku-näkymältä löytyvää Tilausviite-kenttää tai Maksaminen-näkymältä löytyvää Viesti-kenttää. 
• Kun maksutavaksi valitaan Ulkomaanmaksu, ohjelma lisää ostolaskun maksutietoihin Clearing-koodikentän. Tällä maksutavalla Toimittajan osoite, IBAN-tilinumero ja SWIFT-tunnus (eli BIC-koodi) ovat pakollisia tietoja.
• Tilinumero: Maksun saajan pankkitilin syöttäminen on pakollista, jos laskun maksutavaksi on valittu Tilisiirto. Jos lasku on maksettu esim. käteisellä, voidaan pankkitili jättää pois.
• BIC-tunnus: Maksun saajan BIC tunnus täytetään automaattisesti tilinumeron syöttämisen jälkeen, mikäli ohjelma tunnistaa kyseisen tilinumeron.
• Viitenumero: Viitteen pituus voi olla 2-20 merkkiä. Viitenumerosta poistetaan automaattisesti tarpeettomat etunollat. Procountorin ostotositteilla (ostolasku, matka- ja kululasku) sallitaan kansainvälinen RF-viite. Jos ostolasku on maksettu käteisellä tai jotain muuta kautta, voidaan maksutavaksi valita Muu ja Viitenumero-kenttä jättää tyhjäksi. 
• Eräpäivä: Jos maksuaikaan on enemmän kuin 98 vuorokautta voidaan Eräpäivä-kenttään syöttää oikea eräpäivä, ja maksuehdoksi tulee 99.
• Maksuehto (pv / %): Ensimmäiseen kenttään syötetään vuorokausien lukumäärä ja jälkimmäiseen prosentti. Maksuehto voi olla 0-999 vuorokautta ja prosentti voidaan antaa väliltä 0-100. Tiedot tulostuvat laskulle.
• Käteisalennus (pv / % /arvo): Ensimmäiseen kenttään syötetään vuorokausien lukumäärä, toiseen kenttään käteisalennus-% ja arvo määritellään viimeisessä kentässä. Alennusprosentti voidaan antaa vapaasti kahden desimaalin tarkkuudella väliltä 0-100 %. Käteisalennus ei vaikuta laskun loppusummaan. Kenttä näkyy vain, jos käteisalennus on otettu käyttöön ohjelman käyttöasetuksista. 
• Viivästyskorko %: Kenttään syötetään viivästyskorkoprosentti.
• Alennus-%: Tämä alennusprosentti koskee koko laskua. Jos laskuriveillä on käytetty muita alennusprosentteja, ne poistuvat, ja niiden tilalle päivittyy laskukohtainen alennusprosentti. Alennus voidaan antaa neljän desimaalin tarkkuudella väliltä 0-100 % ja se vaikuttaa laskun loppusummaan. Alennus-% näkyy laskuriveillä aina kahden desimaalin tarkkuudella.
• Valuutta ja kurssi: Laskun valuutta valitaan alasvetovalikosta, jolloin kurssi tulee rekisteristä. Kurssiin voi myös syöttää haluamansa arvon. Valuutta ja kurssi valinta on mahdollista aktivoida Procountorin asiakaspalvelun toimesta. 

 

Hyväksymiskierron tiedot

• Laskun asiatark. 1-3: Jos ostolaskujen hyväksymiskierto on käytössä, tulee näihin kenttiin asiatarkastajien nimet. Asiatarkastajien sähköpostiosoitteet tulee olla syötettynä käyttäjän omiin tietoihin, jotta heille voidaan lähettää viesti käsittelyä odottavasta ostolaskusta. 
• Laskun hyväksyjä: Jos ostolaskujen hyväksymiskierto on käytössä, tulee tähän kenttään hyväksyjän nimi. Hyväksyjien sähköpostiosoitteet tulee olla syötettynä käyttäjän omiin tietoihin, jotta hänelle voidaan lähettää viesti käsittelyä odottavasta ostolaskusta.

 

Lisätiedot

• Toimituspäivät: Kenttään valitaan toimitukseen liittyvät päivät.
• Toimitusaika: Kenttään voi vapaasti määrittää toimitukseen liittyviä huomioita.
• Toimitustapa: Alasvetovalikosta avautuu toimitustapa valinnaksi Postitus, Verkossa, Kuriiripalvelu, Rahtikuljetus, VR cargo, Linja-auto, Noudettava ja Muu.
• Toimitusehto: Kenttä on käytössä mikäli Yrityksen tietojen Käyttöasetukset-näkymällä on määritelty, että toimitusehtoja käytetään. Toimitusehto valitaan alasvetovalikosta.
• Paikkakunta: Kenttään syötetään paikkakunta. Paikkakunta voi olla 40 merkkiä pitkä. Paikkakunta kentän saa käyttöön ohjelman kohdasta Käyttöasetukset > Toimitusehdot. 
• Lisätietoja: Kenttään syötettävän tekstin määrää ei ole rajoitettu. Laskujen sisäänluvun kautta voi tuoda enintään 500 merkkiä. Lisätiedot voi syöttää suoraan kenttään tai painaa kentän perässä olevaa kynäpainiketta, joka avaa ikkunan tietojen muokkausta varten. Tällöin voidaan käyttää myös rivinvaihtoja. Rivinvaihdot näkyvät kentässä \ -merkkinä.
• Muistiinpanot laskulta: Muistiinpanokenttään määritetty teksti näkyy laskun kirjanpitonäkymällä, tarkastaminen näkymällä, maksaminen näkymällä sekä tositteiden haussa. Muistiinpanoja ei voi käyttää hakuehtona. Mikäli halutaan, että toimittajan laskunumero toimisi hakuehtona, voidaan käyttää Lisätietoja-kenttää.
• Hintojen verollisuus: Yksikköhinnat sis. ALV: Tällä valinnalla määritellään, sisältääkö laskutettavien tuotteiden hinta arvonlisäveron vai ei.
• Kirjanpito riveittäin: Tällä valinnalla voidaan määritellä, että kirjanpito muodostetaan kirjanpitosivulle riveittäin, eikä yhteissummina. Valintaa kannattaa käyttää esim. silloin jos laskulla laskutetaan useita eri tuotteita, jotka halutaan kirjanpidossa kirjata eri tileille. Jos halutaan käyttää tuotteiden oletustiliöintejä tai -dimensiointeja, on kirjanpito muodostettava riveittäin.
• Alv-status: Alv-status ohjaa tositteen alv-käsittelyä. Laskun alv-status haetaan alv-oletuksista. Jos liikekumppanille on määritelty oletustileihin oletus-alv-status, käytetään sitä. Muussa tapauksessa käytetään yleisiä alv-oletuksia. Valittu alv-status on laskukohtainen ja vaikuttaa kaikkiin laskuriveihin, ellei poikkeavaa alv-statusta ole määritelty rivitietoihin.

 

Rivitiedot

• Tuote: Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun nimi. Kenttään mahtuu 80 merkkiä. Tuotetieto kopioituu laskun kirjanpitosivulle, mikäli laskulla valitaan Kirjanpito riveittäin.
• Tuotekoodi: Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun koodi. Kenttään mahtuu 40 merkkiä.
• Määrä: Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun määrä. Määrä voi olla 4 desimaalin tarkkuudella.
• Yksikkö: Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun laskutusyksikkö.
• Hinta: Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun yhden yksikön hinta.
• Alennus-%: Kentässä näkyy rivikohtainen alennusprosentti. Alennus voidaan antaa neljän desimaalin tarkkuudella väliltä 0-100 % ja se vaikuttaa rivin Ilman ALV, ALV yht. ja Summa -kenttiin. Alennus-% näkyy laskuriveillä aina kahden desimaalin tarkkuudella.
• ALV: Kentässä näkyy rivikohtainen ALV-prosentti.
• ALV-status: Alv-status ohjaa tuoterivin alv-käsittelyä. Kun kenttä on tyhjä, käytetään rivillä laskun alv-statusta (Lisätiedot-paneelissa). Jos tuoterekisteriin on määritelty tuotteelle oletus-alv-status, haetaan se automaattisesti riville. 
• Ilman ALV: Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun veroton hinta.
• ALV yht.: Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun ALV-osuus.
• Summa: Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun verollinen hinta.
• Kommentti: Kenttään mahtuu 512 merkkiä. Mikäli lasku tiliöidään riveittäin, näkyy kommentti kirjapitosivulla.
• Yhteensä X rivi: Laskurivien alla näytetään tuoterivien määrä sekä laskun yhteissummat kentille: Ilman ALV, ALV yht. ja Summa. 

 

Laskunäkymän painikkeet

Yläosan painikkeet

Tallenna

• Painikkeella laskun tiedot tallennetaan, jolloin lasku jää tilaan Kesken ja sitä voi vielä muokata.
• Tallennuksen yhteydessä tarkista, että laskun tiedot ovat oiekin.
• Jos muokkaa laskun kirjanpitoon vaikuttavia tietoja (tuotteita, summaa, määrää, alvia, yms.), luodaan laskun kirjanpito ja dimensiointi uudestaan oletusarvoilla. Tämän johdosta olisi hyvä tehdä lasku valmiiksi ennen kuin tehdään muutoksia sen kirjanpitoon tai dimensiointiin.
• Tallennuksen jälkeen ostolaskun yläpalkissa näkyy laskun numero ja alapalkissa luonti- ja muokkausleimat.

Esikatselu

• Painike avaa laskun esikatselun uuteen ikkunaan valitussa muodossa.
• Valinnan alta löytyvät PDF ja HTML.

Lähetä kiertoon 

• Painikkeen avulla laskun voi lähettää tarkastettavaksi seuraavalle asiatarkastajalle tai hyväksyjälle.
• Kiertoon lähettäminen on mahdollista, mikäli ostolaskujen hyväksymiskierto on laitettu päälle käyttöasetuksissa. 

Muokkaa

• Kopioi-valinnalla lasku kopioidaan. Ostolasku voidaan kopioida ostotilaukseksi ja vastaavasti myyntilasku voidaan kopioida myyntitilaukseksi. Jos tositelajia tai liikekumppania ei muuteta, syntyy laskunnumeroa, viitettä, laskunpäivää ja eräpäivää lukuun ottamatta identtinen lasku tilaan Kesken. Jos tositelajia tai liikekumppania muutetaan, tulevat rivitiedot alkuperäiseltä laskulta ja muut tiedot rekisteristä.
• Palauta kesken-valinta palauttaa laskun tilaan Kesken.
• Mitätöi-valinnalla pääsee muokattavissa olevia ostolaskuja mitätöimään. Mitätöidyillä laskuilla ei ole kirjanpitosivua, mutta niitä voidaan katsella ja niistä voidaan tehdä kopio.
• Muokkaa muistiinpanoja -valinnalla voit muokata laskun muistiinpanoja. Paina Jatka-painiketta, jotta kirjattu muistiinpano tallentuu. Muistiinpano näkyy laskun muistiinpanokentässä ja Tositteiden haku-näkymän Muistiinpanoja-sarakkeessa.

Keskustelu

• Painikkeesta avautuu laskukohtainen keskusteluikkuna, jossa voidaan seurata laskun tapahtumatietoja ja kirjoittaa viestejä muille laskun käsittelijöille. Lue lisää laskukohtaisesta keskustelusta.
• Ominaisuus otetaan käyttöön ohjelman Käyttöasetuskista.

Siirry

• Painikkeen takaa löytyy valinnat Kirjanpito (avaa laskun kirjanpitosivun), Dimensiot (joka avaa laskun dimensiosivun), Tarkastaminen, Tiliote (joka vie Tiliote-näkymälle), Maksaminen (avaa laskun Maksaminen -sivun) ja Toimittaja.

Edellinen

• Painikkeella päästään siirtymään hakutuloksissa olevalle edelliselle laskulle.

Seuraava

• Painikkeella päästään siirtymään hakutuloksissa olevalle seuraavalle laskulle.

• Oikean ylänurkan rasti-painike sulkee näkymän.

 

Rivitiedot-osion painikkeet

Hae tuote

• Painike avaa tuoterekisterisivun, josta voi poimia tuotteita laskuriveille.

Hae tuote koodin avulla 

• Painike avaa ikkunan, jossa voi hakea laskutettavat tuotteet tai palvelut laskuriville syöttämällä sen tuotekoodin. Lue lisää Tuotehausta täältä.

Lisää rivi 

• Painike lisää tyhjän laskurivin.

Kopioi rivi 

• Painike tekee valitusta laskurivistä halutun määrän kopioita.

Poista rivi

• Painike poistaa valitun laskurivin.

Yhdistä rivit

• Painike yhdistää Vastaanotettu-tilassa olevan laskun rivit arvonlisäverokannoittain.

Kommentti

• Painikkeen avulla kommenttiin voi tehdä rivinvaihtoja. Rivinvaihdon avulla laskurivit voidaan muotoilla helpommin luettavaan muotoon laskun Esikatselussa.

Kohdista rivi tuoterekisteriin

• Painike avaa tuoterekisterisivun, josta voi poimia tuotteen, jolle rivi kohdistetaan. Ainoastaan tuoterekisteriin kohdistetut tuoterivit tulevat tuoteraporteille.

 

Laskun liitteet ja laskun kuva

Laskun liitteitä ja kuvaa voi tarkastella laskunäkymän oikeaan reunaan avautuvan sivuvalikon kautta.

Liitteet-ikkunassa tarkastellaan, lisätään ja poistetaan ostolaskun liitetiedostoja. Lue lisää liitteistä täällä.

 

 

 

Laskun kuva -ikkunassa tarkastellaan laskun kuvaa. Kuvaa voidaan suurentaa ja pienentää plus- ja miinus-painikkeilla.