Ostolaskujen skannauspalvelun avulla yritys voi helpottaa postitse tai sähköpostitse lähetettyjen ostolaskujen käsittelyä. Laskuttaja lähettää Paperi- tai sähköpostilaskut OpusCapitan tarjoamaan laskutusosoitteeseen, minkä jälkeen laskut esikäsitellään ja digitoidaan. Laskujen kuvat ja laskuilta tallennetut tiedot siirtyvät sähköisessä muodossa yrityksen Procountor-ympäristöön laskun saapumista seuraavana arkipäivänä.
Käyttöönotto
Skannauspalvelu tilataan osoitteesta myynti@finago.com tai omalta yhteyshenkilöltä. Voit tilata molemmat, postilokero ja sähköpostiskannauksen tai vain postilokeroskannauksen. Myyntimme auttaa mielellään oikean ratkaisun löytämisessä.
Skannauspalvelu on valmiina käytettäväksi noin kahden viikon jälkeen tilauksen käsittelystä. Kun skannauspalvelutilaus on valmis ja OpusCapitan skannausosoitteet ovat käytössä, ilmoitamme valmiit osoitteet palvelun tilaajaajan sopimuksella määrittämään sähköpostiosoitteeseen. Lähetetyt skannauspalvelun osoitteet voidaan ilmoittaa paperilaskuja ja sähköpostilaskuja lähettäville toimittajille. Näin manuaalinen laskujen käsittely nopeutuu ja laskut tulevat automaattisesti sähköisessä muodossa yrityksen Procountor-ympäristöön.
Laskujen vastaanotto
Paperiskannaukseen lähetetyt laskut lähetetään OpusCapitan skannausosoitteeseen PL XXXXX, 00021 Laskutus tai 00063 Laskunet.
Sähköpostitse laskut lähetetään OpusCapitan tarjoamaan osoitteeseen, jossa on yrityksen nimi, maakoodi, sekä palvelu- ja yksilöintikoodi, esimerkiksi asiakas.FI.P.101231-1@docinbound.com.
- Sähköpostiskannausosoite ilmoitetaan palvelun tilaajan sopimuksella määritettyyn sähköpostiosoitteeseen.
Vastaanotto-osoitteet ilmoitetaan skannauksen tilaajalle, kun tilaus on valmis.
Laskujen esikäsittely, paperilaskut
OpusCapita vastaanottaa paperiset ostolaskut sekä avaa ja tyhjentää kirjekuoret. Kuoret avataan koneellisesti ja tyhjennetään käsin. Tämän jälkeen kirjekuoret hävitetään. Tyhjennettäessä sisältö lajitellaan. Laskut suoristetaan skannauskelpoisiksi ja niistä poistetaan mahdolliset niitit ja paperiliittimet. Kirjekuoren sisällä olevat muut kuin laskut ja laskut, joita ei voida optisesti lukea, lähetetään eteenpäin asiakkaalle sovittuun osoitteeseen.
Oletusarvoisesti kaikki laskujen liitemateriaali skannataan. Mainokset, asiakaslehdet, hinnastot, kuvastot ja laskukopiot hävitetään skannaamatta. Maksukehotukset käsitellään kuten normaalit laskut.
Laskujen esikäsittely, sähköpostilaskut
OpusCapita vastaanottaa sähköpostitse lähetetyt ostolaskut seuraavien kriteerien mukaisesti:
- Ostolaskujen tulee olla PDF- tai TIFF-muodossa liitteinä.
- Yksi liite katsotaan yhdeksi laskuksi.
- Monisivuisten laskujen kaikki sivut tulisi liittää samaan liitteeseen.
- Yhdellä liitteellä ei saa olla useampia laskuja.
- Yhdessä sähköpostissa saa olla maksimissaan 10 liitettä ja liitteiden maksimikoko voi olla 10 Mb.
- Vastaanottajakentässä ei saa olla muita osoitteita, kuin skannauspalvelun sähköpostiosoite. Jos lasku halutaan lähettää kopiona myös asiakasyritykselle, tulee ylimääräinen sähköpostiosoite merkitä kopiokenttään (CC).
- Muita kuin PDF- tai TIFF-muodossa olevia liitteitä ei käsitellä.
- Sähköpostilla lähetettyjen laskujen tulee olla joko valmiiksi sähköisessä muodossa tai skannerilla skannattuja. Esimerkiksi matkapuhelimella otettuja kuvia laskuista ei käsitellä.
Laskujen optinen tulkinta
Ostolaskuilta luetaan seuraavat tiedot:
- Postilokero tai sähköpostiosoite (yksilöi vastaanottavan yrityksen, tiedon avulla lasku kohdistetaan oikealle yritykselle)
- Laskun numero
- Laskun päivä
- Eräpäivä
- Valuutta
- Loppusumma
- Viitenumero
- IBAN
- BIC
- Lähettäjän nimi
- Lähettäjän Y-tunnus (suomalainen)
- Laskun tyyppi (veloitus/hyvitys)
Rivitason tiedot
- Tuotteen nimi
- ALV-prosentti
- Rivin verollinen summa
Optisesti tulkittujen tiedot tallennetaan Procountorin ostolaskun vastaaviin tietokenttiin. Lisäksi laskusta muodostetaan PDF-muotoinen kuva, joka lisätään Procountorin ostolaskun liitteeksi.
Laskun kuvalla tulee lukea, että kyseessä on Lasku (tai Invoice tai Faktura). Esimerkiksi Tilausvahvistus-otsikolla olevaa laskua ei tulkita laskuksi.
Tietojen tulkinta käsittää suomen-, ruotsin- ja englanninkieliset laskut. Muun kielisissä laskuissa välitetään normaalitapauksena vain laskun kuva ja puuttuvat tiedot välitetään tyhjinä kenttinä. Puuttuvat summatiedot täytetään arvolla nolla.
Käsittelymaksuja, alv-yhteenvetoja ym. ei tulkita, ellei tietoja ole sisällytetty laskun rivitietoihin.
Pakollisena tietona laskulta tulee löytyä vastaanottajan laskutusosoitetiedot: asiakkaan nimi, postilokero ja toimipaikka. Ilman näitä tietoja toimitus asiakkaan Procountor-ympäristöön ei ole mahdollinen. Laskutusosoitteen puuttuessa kopioidaan tieto kuorelta laskulle, mistä veloitetaan laskukohtainen lisäveloitus.
Skannauksen käsittelyajat
Paperilaskuilla ja sähköpostitse lähetetyillä laskuilla on samat käsittelyajat alkaen siitä hetkestä, jolloin lasku saapuu skannauspalveluun. Käytännössä sähköpostien skannaus on nopeampaa, sillä sähköpostit välitetään miltei saman tien lähetyksen jälkeen skannauspalveluun, siinä missä paperilaskut saapuvat postin jakelun kautta.
OpusCapitalla on 24 tunnin palvelulupaus, jos lasku kuvan laatu on standardi ja käsiteltävissä. 24 tunnin aikamääre lasketaan arkiaamusta kello 10:00 seuraavaan arkiaamuun kello 10:00. Jos siis lasku saapuu maanantaiaamuna sähköpostiskannaukseen klo 08:00, alkaa 24 tunnin laskenta samana aamuna klo 10:00 ja näin ollen lasku on odotettavissa tiistaiaamuun klo 10:00 mennessä. Samoin jos lasku lähetetään perjantai-iltapäivällä klo 16:00, alkaa 24 tunnin laskenta maanantaiaamuna klo 10:00, ja lasku on odotettavissa tiistaiaamuun mennessä. Laskuja ei skannata viikonloppuisin eikä pyhapäivisin.
Skannauksen paperimateriaalien jälkikäsittely
Skannauksen jälkeen paperilaskuja säilytetään tietosuojatuissa tiloissa 2 kuukautta, minkä jälkeen ne tuhotaan silppuamalla DIN 32 757 -turvaluokituksen mukaisesti luokkaan 3 (10 x 10 mm). Kaikki silput toimitetaan jätehuoltolain mukaiseen uusiokäyttöön.