Ostolaskujen skannaus mahdollistaa laskujen sähköisen kierrätyksen ja sähköisen arkiston käytön myös sellaisissa tilanteissa, joissa laskuja ei voida vielä saada verkkolaskuina.
Yleistä
Procountorin ostolaskujen skannauspalvelun avulla yritys voi helposti sähköistää saamansa paperilaskut ja tehostaa laskujen käsittelyprosessiaan. Laskuttajien postitse lähettämät laskut skannataan ja siirretään automaattisesti Procountoriin. Palvelu on toteutettu yhteistyössä OpusCapitan (ent. Itella Information) kanssa.
Paperi- tai sähköpostilaskut ohjataan OpusCapitan antamaan laskutusosoitteeseen, minkä jälkeen ne esikäsitellään ja digitoidaan. Laskujen kuvat ja laskuilta tallennetut tiedot ovat sähköisessä muodossa käytettävissä Procountorissa saapumista seuraavana arkipäivänä.
Hinnoittelu
Skannauspalvelusta veloitetaan avausmaksu sekä käyttömaksuja. Käytöstä veloitetaan skannattujen ostolaskujen sekä näiden sisältämien laskusivujen perusteella. Kaikki maksut peritään normaalisti Procountorin kuukausittaisen laskutuksen yhteydessä.
Käyttöönotto
OpusCapitan skannauspalvelun voi ottaa käyttöön olemalla yhteydessä Procountoriin, joka välittää tarvittavat tilaustiedot OpusCapitalle. Postilokeroskannauksen lisäksi voidaan tilata sähköpostiskannaus. Skannauspalvelu on valmiina tuotantokäyttöön noin kaksi viikkoa tilauksesta.
Skannauspalvelun voi tilata Procountorin myynnistä myynti@finago.com tai omalta yhteyshenkilöltä. Skannauspalvelun tilauksella hyväksytään myös tämän palvelukuvauksen mukainen hinnoittelu.
Tilauksen valmistuessa Procountor ilmoittaa tilaajalle skannauspalveluun liitetyn postilokero-osoitteen (lisäpalveluna myös sähköpostiosoitteen), joka toimii laskutusosoitteena. Kyseisestä laskutusosoitteen muutoksesta voidaan ilmoittaa paperilaskuja lähettäville laskuttajille, minkä jälkeen voidaan vastaanottaa kaikki postilokero-osoitteeseen lähetetyt paperilaskut skannauspalvelun kautta.
Laskujen vastaanotto
Paperilaskut ohjautuvat OpusCapitan jakeluverkosta Procountorin asiakasyritykselle osoitteella PL XXXXX, suurasiakaspostinumero 00021 Laskutus tai 00063 Laskunet. Postilokeronumeroilla erotetaan eri yritykset ja niiden yksiköt. Postilokeronumero ilmoitetaan tilaajalle, kun skannauspalvelu on käsitellyt tilauksen.
Sähköpostitse lähetetyt laskut ohjautuvat OpusCapitalta Procountorin asiakasyritykselle sähköpostiosoitteella, jossa on yrityksen nimi, maakoodi, sekä palvelu- ja yksilöintikoodi, esimerkiksi asiakas.FI.P.101231-1@docinbound.com. Sähköpostiskannausosoite ilmoitetaan, kun tilaus on käsitelty.
Laskujen esikäsittely, paperilaskut
OpusCapita vastaanottaa paperiset ostolaskut sekä avaa ja tyhjentää kuoret. Kuoret avataan koneellisesti ja tyhjennetään käsin. Tämän jälkeen kirjekuoret hävitetään. Tyhjennettäessä sisältö lajitellaan. Laskut suoristetaan skannauskelpoisiksi ja niistä poistetaan mahdolliset niitit ja paperiliittimet. Muut kuin laskut ja laskut, joita ei voida optisesti lukea, lähetetään eteenpäin asiakkaalle sovittuun osoitteeseen. Oletusarvoisesti kaikki laskujen liitemateriaali skannataan. Mainokset, asiakaslehdet, hinnastot, kuvastot ja laskukopiot hävitetään skannaamatta. Maksukehoitukset käsitellään kuten normaalit laskut.
Laskujen esikäsittely, sähköpostilaskut
OpusCapita vastaanottaa sähköpostitse lähetetyt ostolaskut, jotka ovat PDF-formaatissa. Ostolaskut lähetetään sähköpostitse OpusCapitan ilmoittamaan laskutusosoitteeseen (esim. asiakas.FI.P.101231-1@docinbound.com). Vastaanottajakentässä ei saa olla muita osoitteita, joten jos lasku halutaan lähettää kopiona myös asiakasyritykselle, tulee ylimääräinen sähköpostiosoite merkitä kopiokenttään.
Yhdessä sähköpostissa saa olla maksimissaan 10 liitettä ja liitteiden maksimikoko voi olla 10 Mb. Yksi liite tulkitaan aina yhtenä laskuna. Muita kuin PDF-muodossa olevia liitteitä ei käsitellä. Sähköpostilla lähetettyjen laskujen tulee olla joko valmiiksi sähköisessä muodossa tai skannerilla skannattuja. Esimerkiksi matkapuhelimella otettuja kuvia laskuista ei käsitellä.
Laskujen optinen tulkinta
Ostolaskuilta luetaan seuraavat tiedot:
- Postilokero tai sähköpostiosoite (yksilöi vastaanottavan yrityksen, tiedon avulla lasku kohdistetaan oikealle yritykselle)
- Laskun numero
- Laskun päivä
- Eräpäivä
- Valuutta
- Loppusumma
- Viitenumero
- IBAN
- BIC
- Lähettäjän nimi
- Lähettäjän Y-tunnus (suomalainen)
- Laskun tyyppi (veloitus/hyvitys)
Rivitason tiedot
- Tuotteen nimi
- ALV-prosentti
- Rivin verollinen summa
Optisesti tulkittujen tiedot tallennetaan Procountorin ostolaskun vastaaviin tietokenttiin. Lisäksi laskusta muodostetaan PDF-muotoinen kuva, joka lisätään Procountorin ostolaskun liitteeksi.
Tietojen tulkinta käsittää suomen-, ruotsin- ja englanninkieliset laskut. Muunkielisissä laskuissa välitetään normaalitapauksena vain laskun kuva ja puuttuvat tiedot välitetään tyhjinä kenttinä. Puuttuvat summatiedot täytetään arvolla nolla.
Käsittelymaksuja, alv-yhteenvetoja ym. ei tulkita, ellei tietoja ole sisällytetty laskun rivitietoihin.
Pakollisena tietona laskulta tulee löytyä vastaanottajan laskutusosoitetiedot: asiakkaan nimi, postilokero ja -toimipaikka. Ilman näitä tietoja toimitus asiakkaan Procountor-ympäristöön ei ole mahdollinen. Laskutusosoitteen puuttuessa kopioidaan tieto kuorelta laskulle, mistä veloitetaan laskukohtainen lisäveloitus.
Skannauksen käsittelyajat
Paperilaskuilla ja sähköpostitse lähetetyillä laskuilla on samat käsittelyajat alkaen siitä hetkestä, jolloin lasku saapuu skannauspalveluun. Käytännössä sähköpostien skannaus on nopeampaa, sillä sähköpostit välitetään miltei saman tien lähetyksen jälkeen skannauspalveluun, siinä missä paperilaskut saapuvat postin jakelun kautta.
OpusCapitalla on 24 tunnin palvelulupaus, jos lasku kuvan laatu on standardi ja käsiteltävissä. 24 tunnin aikamääre lasketaan arkiaamusta kello 10:00 seuraavaan arkiaamuun kello 10:00. Jos siis lasku saapuu maanantaiaamuna sähköpostiskannaukseen klo 08:00, alkaa 24 tunnin laskenta samana aamuna klo 10:00 ja näin ollen lasku on odotettavissa tiistaiaamuun klo 10:00 mennessä. Samoin jos lasku lähetetään perjantai-iltapäivällä klo 16:00, alkaa 24 tunnin laskenta maanantaiaamuna klo 10:00, ja lasku on odotettavissa tiistaiaamuun mennessä. Laskuja ei skannata viikonloppuisin eikä pyhapäivisin.
Skannatun paperimateriaalin jälkikäsittely
Skannauksen jälkeen paperilaskuja säilytetään tietosuojatuissa tiloissa 2 kuukautta, minkä jälkeen ne tuhotaan silppuamalla DIN 32 757 -turvaluokituksen mukaisesti luokkaan 3 (10 x 10 mm). Kaikki silput toimitetaan jätehuoltolain mukaiseen uusiokäyttöön.