Procountor-ohjelmisto sisältää kaikki laskutuksessa ja myyntitapahtumien käsittelyssä tarvittavat työkalut. Tässä artikkelissa kuvataan myyntilaskujen laadintaan, lähettämiseen sekä myyntireskontraan liittyviä toimintoja.
Laskujen laadinta
Myyntilaskuja voidaan laatia lasku kerrallaan Procountorin kautta, monta laskua kerralla Joukkolasku- tai Sopimuslasku-toiminnolla tai myyntilaskuja voidaan tuoda toisesta järjestelmästä.
Yksittäinen myyntilasku
- Myyntilasku voidaan laatia Procountorissa joko asiakasrekisteriin tallennetulle asiakkaalle tai ilman rekisteriasiakasta, eli ns. tyhjälle laskupohjalle.
- Myyntilaskun laadinta tapahtuu joko päävalikon kohdasta Uusi > Myyntilasku tai painamalla asiakasrekisterissä Vie laskupohjalle -painiketta.
- Uusi myyntilasku on mahdollista laatia myös hakemalla aiemmin laadittu lasku ja hyödyntämällä laskun kopiointitoimintoa.
- Ensimmäisen tallennuksen yhteydessä myyntilasku tallennetaan Procountorin tietokantaan Kesken-tilassa ja sille muodostetaan saman tien kirjanpito oletustiliöintien perusteella. Kun lasku on valmis ja se hyväksytään, se siirtyy Lähettämätön-tilaan. Tästä lasku voidaan edelleen helposti lähettää haluttua laskukanavaa käyttäen.
Joukkolasku
- Jos samalla kertaa ollaan laatimassa useita samankaltaisia myyntilaskuja, voidaan hyödyntää Joukkolasku-toimintoa. Tämä mahdollistaa useiden laskujen laadinnan vaivattomasti kerralla.
- Joukkolasku-toiminto avautuu ohjelman kohdasta Uusi > Myyntilasku aukeavan, Uusi myyntilasku -näkymän Joukkolasku-painikkeesta.
- Joukkolaskua voidaan hyödyntää esim. seuraavissa tilanteissa:
- Useiden samansisältöisten laskujen laadinta eri asiakkaille (esim. jäsenmaksuja varten).
- Kuukausittain toistuvien laskujen laadinta (esim. vuokranmaksua varten).
Sopimuslaskutus
- Sopimuslaskutus on Procountorin maksullinen lisäpalvelu, joka mahdollistaa sopimusperusteisen laskutuksen.
- Sopimuslaskutuksen avulla on helppoa laatia esim. kuukausittain tai puolivuosittain toistuvia samansisältöisiä laskuja.
- Sopimuslaskutus on löydettävissä ohjelman kohdasta Rekisterit > Sopimuslaskutus.
- Sopimuslaskutus voidaan ottaa käyttöön yhteyden otolla asiakaspalveluumme: asiakaspalvelu@procountor.com.
Laskutustiedon siirto muusta järjestelmästä
- Sen lisäksi, että myyntilaskut laaditaan Procountorissa edellä kuvatuilla tavalla yksitellen tai eränä, on laskutustietoja mahdollista siirtää muista järjestelmistä.
- Laskujen siirto voi tapahtua esim. toiminnanohjausjärjestelmästä, projektinhallintaohjelmistosta, verkkokaupasta tai kassajärjestelmästä.
- Laskutustietojen siirto on mahdollista toteuttaa ohjelman kohdasta Hallinta > Aineiston sisäänluku löytyvällä toiminnolla tai Laskujen automaattisiirto -liittymän avulla.
Laskujen automaattisiirron käyttöönoton ja siihen liittyvät kysymykset voi lähettää osoitteen asiakaspalvelu@procountor.com.
Laskujen lähetys
Lähetystavat eli laskukanavat
Myyntilaskua laadittaessa on mahdollista valita laskukanava. Laskukanava tarkoittaa tapaa, jolla myyntilasku lähetetään Procountorista. Käytettävissä ovat seuraavat laskukanavat:
Posti
- Lasku lähetetään postitse Procountorin tulostus- ja postituspalvelun kautta. Lähetyksen jälkeen lasku tulostetaan automaattisesti, laitetaan kuoreen ja toimitetaan postin kuljetettavaksi.
Verkkolasku
- Lasku lähetetään verkkolaskuna laskulla annettuun verkkolaskuosoitteeseen. Laskun mukana toimitetaan myös PDF-muotoinen kuva laskusta ja sen mahdollista liitteistä. Lähetyksen jälkeen lasku siirretään automaattisesti verkkolaskuoperaattorin toimitettavaksi.
Sähköposti
- Lasku lähetetään sähköpostitse siten, että viestin liitteenä toimitetaan PDF-muotoinen kuva laskusta ja sen mahdollisista liitteistä. Lähetyksen jälkeen sähköposti lähtee automaattisesti.
Ei lähetetä
- Laskua ei ole tarkoitus lähettää, vaan se on esim. koontilasku. Laskua ei lähetetä Procountorista automaattisesti.
Laskun lähettäminen
- Yksittäinen hyväksytty (eli Lähettämätön-tilassa oleva) lasku voidaan lähettää suoraan Lasku-näkymän Lähetä-painikkeella, jos laskun laskukanavaksi on valittu posti, verkkolasku tai sähköposti.
- Useita laskuja voidaan hyväksyä ja lähettää Tositteiden haku -näkymällä olevan Lisää toimintoja -painikkeen kautta aukeavasta alasvetovalikosta löytyvällä Usean myyntilaskun hyväksyntä / lähetys -toiminnolla. Jos lasku on jo kertaalleen lähetetty Usean myyntilaskun hyväksyntä / lähetys -toiminnolla, ei sitä voida enää uudemman kerran lähettää ko. toiminnolla, vaan tällöin käytetään hiiren oikeanpuolimmaisen painikkeen kautta aukeavassa valikossa olevaa Lähetä-toimintoa.
- Kadonneen myyntilaskun voi lähettää uudelleen.
- Kun laskun Lähetä-painiketta klikkaa, lasku siirtyy lähetyslistalle, josta se poistuu automaattisesti laskun päiväyksen mukaisesti. Jos lasku on päivätty kuluvalle päivälle, lasku lähtee käytännössä välittömästi. Tulevaisuuteen päivätyt laskut lähetetään kolme päivää ennen laskun päivää.
Myyntireskontran käsittely
Avoimien laskujen haku
- Avoimia myyntilaskuja ovat hyväksytyt tai lähetetyt myyntilaskut, joita ei ole vielä maksettu.
- Avoimien myyntilaskujen haku onnistuu Tositteiden haku -toiminnon kautta valitsemalla Haun tyypiksi "Avoimet laskut".
Automaattinen viitteiden kohdistus
- Procountoriin liitetyiltä pankkitileiltä noudetaan automaattisesti saapuvat tiliotteet ja viitemaksuaineistot.
- Viitemaksut kohdistetaan automaattisesti avoimiin myyntilaskuihin viitenumeron perusteella, ja laskut merkitään suoritusten perusteella maksetuiksi (tai osittain maksetuiksi, jos maksettu summa ei täsmää avoimen summan kanssa).
- Procountor kirjaa myyntilaskun Maksettu-tilaan, mikäli saapunut suoritus on korkeintaan 0,04 € yli tai ali oikean summan. Tällaisessa tilanteessa kirjanpidon voi täsmäyttää tekemällä tiliotteen kirjanpitoon oikaisun puuttuvista senteistä.
- Mikäli viitemaksut eivät kohdistu automaattisesti laskut voidaan kohdistaa myyntilaskuille viitemaksun uudelleen kohdistamisen avulla.
Maksumuistutusten lähettäminen
- Avoimista myyntilaskuista voidaan laatia ja lähettää maksumuistutuksia.
- Maksumuistutuksen lähettäminen tapahtuu painamalla Tositteiden haku -näkymällä olevaa Maksumuistutus-painiketta, kun jokin avoin lasku on klikkaamalla valittu aktiiviseksi.
- Maksumuistutukseen voidaan valita teksti ja lähetystapa, minkä jälkeen se voidaan lähettää postituspalvelun kautta tai sähköpostitse.
- Usean maksumuistutuksen lähettäminen tapahtuu Tositteiden haku -näkymällä hakemalla ensin avoimet laskut ja mahdollisesti jo rajaamalla muistutettavat laskut. Tämän jälkeen painetaan Maksumuistutus-painiketta. Aukeavalla näkymällä valitaan ne laskut, joista halutaan lähettää muistutus, ja tämän jälkeen valitaan teksti sekä lähetystapa.
- Samalla näkymällä voidaan myös siirtää laskuja joko Svea Ekonomin tai Visma Duetto Oy:n huomautus- tai perintäpalveluun.
- Perintä- ja viivästyskulut voidaan ottaa käyttöön ohjelman kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset
Reskontraan liittyviä työkaluja
- Myyntilaskun Erikoistilanteet-näkymällä on mahdollista mm. laatia laskun perusteella hyvityslasku sekä merkitä laskulle sitä kuittaavia maksutapahtumia.