Procountorin käteisalennuskäsittelyn avulla voidaan ylläpitää asiakas- ja toimittajakohtaisia käteisalennuksia sekä laatia tilauksia ja laskuja käyttäen käteisalennuksia. Ohjelman käteisalennuskäsittelyn myötä myös reskontra on automaattisesti ajan tasalla ja käteisalennuskirjaukset saadaan muodostumaan automaattisesti.
Käteisalennuskäsittelyn käyttöönotto
Käteisalennuskäsittely otetaan käyttöön ohjelman kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset. Käsittely otetaan käyttöön myynti- ja ostolaskuille erikseen.
- Myyntien käteisalennukset -asetus vaikuttaa kaksiosaisten maksuehtojen käyttöön myyntilaskuilla ja -tilauksilla sekä asiakasrekisterissä. Jos asetus otetaan käyttöön, voidaan myyntilaskuilla ja -tilauksilla sekä asiakasrekisterissä käyttää maksuehtoa, jossa annetaan nettoeräpäivä sekä käteisalennuksen eräpäivä ja prosentti.
- Ostojen käteisalennukset -asetus mahdollistaa kaksiosaisten maksuehtojen käytön ostolaskuilla ja -tilauksilla sekä toimittajarekisterissä. Jos asetus otetaan käyttöön, voidaan ostolaskuilla ja -tilauksilla sekä toimittajarekisterissä käyttää maksuehtoa, jossa annetaan nettoeräpäivä sekä käteisalennuksen eräpäivä ja prosentti.
Liikekumppanikohtaiset määritykset
Kun käteisalennuskäsittely on aktivoituna Käyttöasetuksissa, on Liikekumppanirekisteriin mahdollista tallentaa asiakas- ja toimittajakohtaiset maksuehdot ja käteisalennukset, joita käytetään tilauksilla ja laskuilla, kun tilaus tai lasku laaditaan rekisteritietoja käyttäen.
Liikekumppanin perustietoja päästään muokkaamaan ohjelman kohdassa Rekisterit > Liikekumppanit, jossa haetaan liikekumppanit ja siirrytään tarkasteltavan liikekumppanin Perustiedot-näkymälle.
Käteisalennuskäsittelyn ollessa aktivoituna, näytetään liikekumppanin Perustiedot-näkymällä oheiset kentät:
- Maksuehto (pv / %) -kenttiin tallennetaan laskun maksuehto (oletuksena Käyttöasetuksissa määritetty oletusmaksuehto) sekä käytettävä alennusprosentti. Jos tavallisen maksuehdon puitteissa maksettaessa ei alennusta myönnetä, ei prosenttikenttää täydennetä, vaan sen arvoksi jätetään 0. Huomioitavaa on, että maksuehdon vuorokausien lukumäärä ei voi olla pienempi, kuin käteisalennuksen vuorokausien lukumäärä.
- Käteisalennus (pv / %) -kenttiin tallennetaan käteisalennuksen eräpäivä sekä käytettävä alennusprosentti. Kenttiin voi tallentaa esimerkiksi 7 (pv) - 3 (%), mikä tarkoittaa, että maksettaessa lasku 7:n päivän sisällä laskun päivästä, myönnetään maksajalle 3%:n alennus laskun loppusummasta.
Jos asiakasrekisterissä tai suoraan myyntilaskulla maksuehdoksi olisi määritetty esimerkiksi 10 päivää ja sen yhteydessä oleva prosenttiarvo olisi 0, kun puolestaan käteisalennukseksi olisi määritetty 7 päivää ja sen yhteydessä olevaksi prosenttiarvoksi 3, tulostuisivat maksuehtoon ja käteisalennukseen liittyvät tiedot laskulle seuraavalla tavalla:
Maksuehto:
10 päivää netto
7 päivää -3.00 %
Kyseiset, kaksiosaiset maksuehdot voidaan tallentaa (tai olemassa olevia maksuehtoja muokata) massana useiden liikekumppanien perustietoihin liikekumppaniaineiston sisäänluvun kautta tai käyttäen Usean liikekumppanin muokkaus -toimintoa.
Käteisalennukset liikekumppaniraportilla
- Kohdasta Raportointi > Rekisteriraportit löytyvällä Liikekumppaniraportilla voidaan tarkastella asiakkaille tai toimittajille rekisteriin tallennettuja käteisalennuksia.
- Valitsemalla raportin hakuehdoissa Rekisterin tiedot -osiossa raportilla näytettäviksi tiedoiksi Maksuehto ja Käteisalennus, saadaan raportille näkyviin Maksuehto- ja Käteisalennus-sarakkeet, joissa molemmissa näytetään päivämäärä ja prosentti.
- Kun raportin tulostusmuodoksi valitaan hakuehdoissa Porautuva raportti, päästään raportin hakutuloksista suoraan porautumaan valitun liikekumppanin perustietoihin muokkaamaan tietoja.
Käteisalennusten käyttö
Myyntilasku ja -tilaus
- Asiakasrekisteriin tallennetut maksuehto ja käteisalennus tuodaan laskun laadinnan yhteydessä laskulle oletuksena, kun laskun pohjana käytetään rekisteritietoja. Maksuehto (pv / %) sekä Käteisalennus (pv / %) -kenttiä voidaan tarvittaessa muokata laskulla.
- Laskulla näytetään käteisalennuksen päivä- ja prosenttikenttien vieressä arvo-kenttä, johon Procountor laskee käteisalennuksen arvon laskun loppusumman ja annetun käteisalennusprosentin perusteella.
- Kun lasku tallennetaan ja sille on määritelty käteisalennuksen maksuehto ja prosentti, näytetään Lasku-näkymällä Laskutustiedot-osiossa laskun loppusumma sekä ilman käteisalennusta, että siten että käteisalennus on huomioitu.
- Laskupohjan yläosan tietoihin tulostuu Maksuehto-kohtaan molemmat maksuehdot, eli sekä tavallinen että käteisalennuksellinen maksuehto.
- Lisäksi laskun alaosaan, laskurivien alapuolelle tulostuu tieto käteisalennuksesta, alennuksen määrästä, eräpäivästä sekä käteisalennuksen mukaisesta summasta, esimerkiksi: Käteisalennuksen arvo on 18,45 €. Maksettava 5.8.2019 mennessä 596,55 €, muutoin laskun loppusumman mukaan.
Ostolasku ja -tilaus
- Toimittajarekisteriin tallennetut maksuehto ja käteisalennus tuodaan laskun laadinnan yhteydessä laskulle oletuksena, kun laskun pohjana käytetään rekisteritietoja. Maksuehto (pv / %) sekä Käteisalennus (pv / %)-kenttiä voidaan tarvittaessa muokata laskulla.
- Laskulla näytetään käteisalennuksen päivä- ja prosenttikenttien vieressä arvo-kenttä, johon Procountor laskee käteisalennuksen arvon laskun loppusumman ja annetun käteisalennusprosentin perusteella.
- Kun lasku tallennetaan ja sille on määritelty käteisalennuksen maksuehto ja prosentti, näytetään Lasku-näkymällä Laskutustiedot-osiossa laskun loppusumma sekä ilman käteisalennusta, että siten että käteisalennus on huomioitu.
- Laskun kuvan yläosan tietoihin tulostuu Maksuehto-kohtaan molemmat maksuehdot, eli sekä tavallinen että käteisalennuksellinen maksuehto.
- Lisäksi laskun alaosaan, laskurivien alapuolelle tulostuu tieto käteisalennuksesta, alennuksen määrästä, eräpäivästä sekä käteisalennuksen mukaisesta summasta, esimerkiksi: Käteisalennuksen arvo on 18,45 €. Maksettava 5.8.2019 mennessä 596,55 €, muutoin laskun loppusumman mukaan.
Maksutapahtumat ja kirjanpidon oikaisut
Myyntilaskun kuittaus avoimista
Kun myyntilaskua koskeva suoritus on maksettu viitteellisenä (eli maksutapahtuma on mukana viitemaksuaineistolla) ja suorituksessa on käytetty oikeaa viitettä, kohdistuu suoritus automaattisesti myyntilaskuun. Jos laskulle kohdistuvan suorituksen summa ei täsmää laskun loppusummaan ja käteisalennuskäsittely on käytössä, suorittaa Procountor tässä yhteydessä seuraavat tarkistukset:
- Onko laskulle, johon suoritus kohdistuu, merkitty käteisalennus
- Onko laskun loppusumman ja suorituksen summan välinen maksuero sama kuin käteisalennuksen määrä
- Onko viitesuorituksen maksupäivä sama tai pienempi kuin käteisalennuksen eräpäivä
Jos kaikki edellä mainitut ehdot toteutuvat, muodostaa ohjelma laskulle toisen maksutapahtuman käteisalennuksen summalla, jolloin lasku kuittaantuu Maksettu-tilaan sen sijaan, että sen tilaksi tulisi Osittain maksettu.
Kirjanpidon oikaisu annetusta käteisalennuksesta
Edellä mainitun käteisalennuskäsittelyn toteutuessa viitemaksuaineiston kirjanpitosivulle muodostetaan automaattisesti oikaisuvienti, jossa myyntisaamisista kuitataan pois käteisalennus ja kirjataan annettuihin alennuksiin verokannoittain eriteltynä käteisalennuksen määrä. Näin ollen käteisalennukset kirjataan sille kuukaudelle, jolloin suoritus on saatu.
Jos asiakas on maksanut suorituksen väärällä viitteellä, eikä suoritus ole kohdistunut automaattisesti laskuun, voidaan Viitemaksun uudelleenkohdistus -toiminnolla kohdistaa suoritus oikeaan laskuun. Ohjelma käsittelee uudelleenkohdistuksen yhteydessä käteisalennuksen automaattisesti edellä kuvatulla tavalla.
Ostolaskun maksaminen
Kun ostolasku, jolle on tallennettu käteisalennus, laitetaan maksuun, näytetään laskun Maksaminen-näkymän oikean laidan Käteisalennus-otsikon alla lisätietoja käteisalennuksesta. Näytettävät tiedot ovat käteisalennuksen arvo, käteisalennuksen eräpäivä sekä käteisalennuksellinen maksettava summa.
Maksetaan-kenttään ohjelma olettaa kuitenkin maksettavaksi koko laskun loppusummaa tai avoinna olevaa summaa, eli käteisalennuksen arvoa ei automaattisesti vähennetä Maksetaan-kentän summasta. Jos käteisalennus on tarkoitus hyödyntää laskua maksettaessa, tulee Maksetaan-kenttään muokata manuaalisesti käteisalennuksellinen summa ja Maksupäivä-kenttään vaihtaa käteisalennuksen eräpäivä ennen Maksa-painikkeen painallusta.
Ostolaskun kuittaus avoimista
Kun Procountoriin saapuu maksupäivän tiliote, kohdistuu maksutapahtuma automaattisesti ostolaskulle, edellyttäen että lähtevät maksut ovat pankin muodostamalla tiliotteella eriteltyinä ja että pankki on toimittanut sisäisen kohdistustiedon tilioteaineiston mukana (tai että maksussa on käytetty viitenumeroa).
Jos laskulle kohdistuvan maksutapahtuman summa ei täsmää laskun loppusummaan ja käteisalennuskäsittely on käytössä, suorittaa Procountor tässä yhteydessä seuraavat tarkistukset:
- Onko laskulle, johon maksutapahtuma kohdistuu, merkitty käteisalennus
- Onko laskun loppusumman ja maksutapahtuman summan välinen maksuero sama kuin käteisalennuksen määrä
- Onko maksutapahtuman maksupäivä sama tai pienempi kuin käteisalennuksen eräpäivä
Jos kaikki edellä mainitut ehdot toteutuvat, muodostaa ohjelma laskulle toisen maksutapahtuman käteisalennuksen summalla, jolloin lasku kuittaantuu Maksettu-tilaan sen sijaan, että sen tilaksi tulisi Osittain maksettu.
Kirjanpidon oikaisu saadusta käteisalennuksesta
Edellä mainitun käteisalennuskäsittelyn toteutuessa tiliotteen kirjanpitosivulle muodostetaan automaattisesti oikaisuvienti, jossa maksuliikennetililtä kuitataan pois käteisalennus ja kirjataan saatuihin alennuksiin verokannoittain eriteltynä käteisalennuksen määrä. Näin ollen käteisalennukset kirjataan sille kuukaudelle, jolloin maksu on suoritettu.