Procountorin käteisalennuskäsittelyssä voidaan ylläpitää asiakas- ja toimittajakohtaisia käteisalennuksia, sekä laatia tilauksia ja laskuja käyttäen käteisalennuksia. Ohjelman käteisalennuskäsittelyn myötä myös reskontra ja käteisalennuskirjaukset ovat automaattisesti ajantasalla.
Alla on kerrottu tarkemmin käteisalennuskäsittelystä sekä siitä, mihin ohjelman eri osioihin käsittely vaikuttaa.
Käyttöasetukset
Ohjelman kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset asetetaan käteisalennuskäsittely päälle. Asetukset voi määrittää erikseen myynti- ja ostolaskuille.
Myyntien käteisalennukset -asetus vaikuttaa kaksiosaisten maksuehtojen käyttöön myyntilaskuilla ja -tilauksilla sekä asiakasrekisterissä. Jos tämä on valittuna, voidaan myyntilaskuilla ja -tilauksilla sekä asiakasrekisterissä käyttää maksuehtoa, jossa annetaan nettoeräpäivä sekä käteisalennuksen eräpäivä ja prosentti.
Ostojen käteisalennukset -asetus vaikuttaa kaksiosaisten maksuehtojen käyttöön ostolaskuilla ja -tilauksilla sekä toimittajarekisterissä. Jos tämä on valittuna, voidaan ostolaskuilla ja -tilauksilla sekä toimittajarekisterissä käyttää maksuehtoa, jossa annetaan nettoeräpäivä sekä käteisalennuksen eräpäivä ja prosentti tai summa (vain laskuilla).
Rekisterit
Liikekumppanin perustiedot
Liikekumppanirekisteriin on mahdollista tallentaa asiakas- ja toimittajakohtaiset maksuehdot, joita käytetään tilauksilla ja laskuilla, kun tilaus tai lasku laaditaan rekisteritietoja käyttäen. Liikekumppanin perustietoja pääsee muokkaamaan ohjelman kohdassa Rekisteri > Liikekumppanit valitsemalla liikekumppanin tyypin (asiakas tai toimittaja), hakemalla ja valitsemalla liikekumppanin ja painamalla Näytä perustiedot -painiketta.
Maksuehto (pv / %) -kenttiin tallennetaan laskun eräpäivä sekä käytettävä alennusprosentti. Päivämääräkenttään tallennetaan luku ja prosentti valitaan alasvetovalikosta vaihtoehdoista 0-5. Kenttiin voi näin ollen tallentaa esimerkiksi 14 (pv) - 0 (%). Huomioitavaa on, että maksuehdon vuorokausien lukumäärä ei voi olla suurempi, kuin käteisalennuksen vuorokausien lukumäärä.
Käteisalennus (pv / %) -kenttiin tallennetaan käteisalennuksen eräpäivä sekä käytettävä alennusprosentti. Päivämääräkenttään tallennetaan luku ja alasvetovalikosta valitaan käytettävä prosentti vaihtoehdoista 0-5. Kenttiin voi tallentaa esimerkiksi 7 (pv) - 3 (%).
Kaksiosaiset maksuehdot voidaan tallentaa useiden liikekumppanien perustietoihin liikekumppaniaineiston sisäänluvun kautta tai käyttäen Usean liikekumppanin muokkaus -toimintoa.
Liikekumppaniraportti
Ohjelman liikekumppaniraportilla voidaan tarkastella, mille asiakkaille tai toimittajille on tallennettu käteisalennus sekä mitkä ovat käteisalennuksen maksuehdot ja prosentit. Raportti löytyy ohjelman kohdasta Rekisterit > Rekisteriraportit > Liikekumppaniraportti. Raportille valitaan (Rekisterin tiedot) mukaan kentät Maksuehto ja Käteisalennus. Valitsemalla raportin tulostusmuodoksi Porautuva raportti, voidaan raportilta suoraan porautua liikekumppanin perustietoihin muokkaamaan tietoja.
Laskuilla käteisalennusten käyttö
Myyntilasku ja -tilaus
Asiakasrekisteriin tallennetut maksuehdot tuodaan laskun teon yhteydessä laskulle oletuksena, kun laskun pohjana käytetään rekisteritietoja. Kentät Maksuehto (pv / %) sekä Käteisalennus (pv / %) ovat myös laskulla muokattavissa.
Kun lasku tallennetaan ja sille on määritelty käteisalennuksen maksuehto ja prosentti, näytetään Lasku-näkymällä Laskutustiedot-osiossa käteisalennuksellinen loppusumma.
Laskun Näytä-painikkeen kautta tulostuu laskupohjalle yläosan tietoihin molemmat maksuehdot ja tämän lisäksi erillinen tieto käteisalennuksesta, alennuksen määrästä, eräpäivästä sekä käteisalennuksen mukaisesta summasta. Esimerkiksi: Käteisalennuksen arvo on 18,45 €. Maksettava 5.8.2010 mennessä 596,55 €, muutoin laskun loppusumman mukaan.
Ostolasku ja -tilaus
Toimittajarekisteriin tallennetut maksuehdot tuodaan laskun teon yhteydessä laskulle oletuksena, kun laskun pohjana käytetään rekisteritietoja. Kentät Maksuehto (pv / %) sekä Käteisalennus (pv / % / arvo) ovat myös laskulla muokattavissa. Arvo-kenttään voidaan syöttää suoraan käteisalennuksen määrä, jolloin prosenttia ei tarvitse tallentaa erikseen. Mikäli prosentti on valittu ja arvokenttään on syötetty summa, käytetään käteisalennnuksen laskennassa arvokentän lukua.
Kun lasku tallennetaan ja sille on määritelty käteisalennuksen maksuehto ja prosentti, näytetään Lasku-näkymällä Laskutustiedot-osiossa käteisalennuksellinen loppusumma.
Maksut ja kirjanpidon oikaisut
Myyntilaskun kuittaus avoimista
Kun suoritus myyntilaskuun saapuu viitemaksuaineistossa ja suorituksessa on käytetty oikeata viitettä, kohdistuu suoritus automaattisesti laskuun tehden sille maksutapahtuman suorituksen summalla. Näin ollen jos suorituksessa on käytetty käteisalennusta ja laskusta suoritettu vain osa, jää käteisalennuksen määrä avoimeksi.
Viitemaksuaineiston automaattisessa kohdistuskäsittelyssä Procountor tarkistaa ensinnäkin, onko kohdistetulle laskulle merkitty käteisalennus ja onko maksuero sama kuin käteisalennuksen määrä. Seuraavaksi tarkistetaan, onko viitesuorituksen maksupäivä sama tai pienempi kuin käteisalennuksen eräpäivä. Jos kaikki tiedot täsmäävät laskulla ja suorituksella, tehdään laskulle toinen maksutapahtuma, jolla kuitataan käteisalennuksen määrä pois avoimista ja lasku kuittaantuu tilaan Maksettu.
Kirjanpidon oikaisu annetusta käteisalennuksesta
Viitemaksun kirjanpitosivulle tehdään automaattisesti oikaisuvienti, jossa myyntisaamisista kuitataan pois käteisalennus ja kirjataan annettuihin alennuksiin verokannoittain eriteltynä käteisalennuksen määrä. Näin ollen myynnissä käytetyistä maksuehdoista johtuvat käteisalennukset kirjataan sille kuukaudelle, jolloin suoritus on saatu.
Jos asiakas on maksanut suorituksen väärällä viitteellä, eikä suoritus ole kohdistunut automaattisesti laskuun, voidaan oikea viite -toiminnolla kohdistaa suoritus oikeaan laskuun. Ohjelma käsittelee kohdistuksen yhteydessä käteisalennuksen automaattisesti yllä kuvatulla tavalla.
Ostolaskun maksaminen
Ostolaskulle on tallennettu maksuehdot, joissa on tieto käteisalennuksesta. Kun ostolasku laitetaan maksuun, näytetään Maksaminen-näkymällä lisätietoja käteisalennuksesta. Näkymällä näytetään käteisalennuksen määrä, käteisalennuksen eräpäivä sekä käteisalennuksellinen maksettava summa.
Maksetaan-kenttään ohjelma olettaa maksettavaksi koko laskun loppusumma tai avoinna olevaa summaa eräpäivänä, joten jos käteisalennus halutaan käyttää, muutetaan Maksetaan-kenttään käteisalennuksellinen summa ja Maksupäivä-kenttään vaihdetaan käteisalennuksen eräpäivä ennen Maksa-painikkeen painallusta.
Ostolaskun kuittaus avoimista
Kun Procountoriin saapuu maksupäivän tiliote ja ostolasku on maksettu viitteellisenä, kohdistetaan viitteen avulla aiemmin maksuun laitettu lasku tiliotteelta löytyvään vastaavaan tiliotetapahtumaan. Lasku kuitataan suorituksen summalla maksetuksi. Jos laskulla on merkintä käteisalennuksesta, laskun ja suorituksen välinen erotus on yhtä suuri kuin käteisalennus, ja ostolasku on maksettu eräpäivänä tai ennen sitä, kuitataan ostolaskulle automaattisesti toinen maksutapahtuma käteisalennuksen määrästä. Tällöin lasku on kokonaan Maksettu-tilassa ja poistuu avoimista.
Kirjanpidon oikaisu annetusta käteisalennuksesta
Tiliotteen kirjanpitosivulle tehdään automaattisesti oikaisuvienti, jossa maksuliikennetililtä kuitataan pois käteisalennus ja kirjataan saatuihin alennuksiin verokannoittain käteisalennuksen määrä. Vastaavasti ostoista saadut käteisalennukset ja muut sellaiset oikaisuerät kirjataan sille kuukaudelle, jolloin maksu on suoritettu.
