Kirjanpidollisella aloittamisella tarkoitetaan ajankohtaa, josta eteenpäin kirjanpito on tarkoitus hoitaa Procountorissa. Ennen virallista kirjanpidon aloittamista on Procountoriin voitu jo vastaanottaa ostolaskuja, sekä tiliote- ja viitemaksuaineistoja, tai laatia myyntilaskuja, joista on muodostunut automaattisesti kirjaukset ohjelman oletustiliöintien mukaisesti. Tällaisessa tilanteessa tulee ennen varsinaisen kirjanpidon aloittamista muodostunut kirjanpito nollata.
Alla on kuvattu kirjanpidon nollaus vaiheittain. Tutustu kirjanpidon aloittamisen muihin vaiheisiin täällä.
*Kirjanpitotilien tarkistusraportti on muuttanut nimeään Kirjanpitotilit ja viennit raportiksi.
1. Laadi ALV-laskelmat
- ALV-laskelmat laaditaan, jotta tilikauden tulos taseessa ja tuloslaskelmalla täsmää.
- Laadi ALV-laskelmat kaikilta nollattavilta kuukausilta. Ensimmäinen laskelma tehdään vanhimmalta kuukaudelta, jolla on tapahtumia. Päivitä lopuksi raportointitietokanta.
- ALV-laskelman laadinnan myötä arvonlisäveron määrä siirtyy Suoritettava arvonlisävero -tilille.
- Jotta ohjelma ei ehdota nollausta varten laadittuja ALV-laskemia nostettavaksi myöhempien kuukausien oma-aloitteisten verojen veroilmoituksille, tulisi kyseisten ALV-laskelmien mukaisille kuukausille muodostaa Procountorissa oma-aloitteisten verojen veroilmoitukset. Ilmoituksia ei kuitenkaan lähetetä Procountorista eteenpäin, koska ne on jo ilmoitettu muusta järjestelmästä, vaan ne tulisi merkitä Lähetetty-tilaan Merkitse lähetetyksi -painikkeella. Kun ilmoitukset on jo maksettu toisesta järjestelmästä, voidaan ne merkitä lopuksi Maksettu muualla -tilaan ilmoituksen Maksaminen-näkymän Merkitse maksettu muualla -painikkeella.
- Nollaa oma-aloitteisten verojen veroilmoituksista muodostunut kirjanpito niiden ilmoitusten osalta, jotka päiväytyvät kirjanpidon aloitusta myöhemmälle päivälle. Tämän voit tehdä suoraan kunkin ilmoituksen Kirjanpito-näkymällä. Kirjanpidon aloitusta edeltävälle ajalle päiväytyvien ilmoitusten kirjanpito puolestaan nollataan vaiheessa 3.
2. Tarkista kirjanpidon tilien saldot
- Tarkista, millä kirjanpidon tileillä on saldoa Procountorissa. Ohjelman kohdasta Kirjanpito > Täsmäytystyökalut > Kirjanpitotilit ja viennit saat nopeasti selville, millä kirjanpidon tileillä on saldoa. Päivitä raportointitietokanta ennen raportin ajamista.
- Hae raportti siihen päivämäärään asti, kun ohjelma varsinaisesti otetaan käyttöön. Asetathan raportin alkupäivämäärän riittävän kauas menneisyyteen, jotta kaikki aiemmin muodostuneet kirjaukset tulevat näkyviin raportille.
3. Nollaa muodostuneet saldot
- Nollaa ajalle ennen kirjanpidon aloitusta muodostuneet saldot muistiotositteella, joka voidaan laatia joko suoraan Procountorissa kohdassa Kirjanpito > Uusi muistiotosite tai kirjanpitoaineiston sisäänlukua hyödyntäen.
Nollaus Uusi muistiotosite –näkymän kautta
- Tulosta Kirjanpitotilit ja viennit vasemman puolen luvut Excel- PDF- tai HTML-muotoon painamalla Tulostettavassa muodossa, valitsemalla avautuvasta valikosta Koko tililista ja painamalla sen jälkeen halutun tiedostomuodon (Excel PDF tai HTML) mukaista painiketta.
- Mene kohtaan Kirjanpito > Uusi muistiotosite. Nimeä muistio esimerkiksi Nollaustosite pp.kk.vvvv ja aseta päivämääräksi varsinaista aloitusta edeltä päivä.
- Syötä Kirjanpitotilit ja viennit raportista saadun tulosteen perusteella tiedot muistotositteelle. Muistiotositteen kirjanpitoviennit syötetään yksi kerrallaan vastakkaisen merkkisinä. Lisää vienti -painikkeella saat muistiolle uusia rivejä.
- Hyväksy muistio Hyväksy-painikkeella, jolloin siitä tulee liiketapahtuma.
Nollaus kirjanpitoaineiston sisäänluvun avulla
- Tulosta Kirjanpitotilit ja viennit vasemman puolen luvut Excel-muodossa.
- Avattaessa raportin tiedot Excel-muodossa, saadaan tiedot suoraan CSV-muotoiseen Excel-tiedostoon kirjanpitoaineiston sisäänluvun tietuekuvauksen mukaisesti. A-sarakkeeseen tulee kirjanpidon tili, B-sarakkeeseen kirjanpitotilin nimi ja C-sarakkeeseen summa.
- Muuta Excelissä C-sarakkeen lukujen etumerkit, jotta tilien saldot saadaan nollattua.
- Lue kirjanpitoaineisto Procountoriin kohdassa Hallinta > Aineiston sisäänluku. Sisäänluvun vaiheessa 1, valitse sisäänluvun tyypiksi Kirjanpitoaineisto ja vaiheessa 2, aseta ohjelmaan sisäänluvun perusteella muodostettavan muistion päivämääräksi varsinaista aloitusta edeltävä päivä. Muistion tilaksi tulee oletuksena Hyväksytty.
4. Tarkista nollauksen onnistuminen
- Tarkista Kirjanpitotilit ja viennit, että kaikkien tilien saldot ovat nollautuneet. Päivitä raportointitietokanta ennen raportin hakemista.
- Kun kirjanpidon saldot on nollattu, voit tuoda tuloslaskelman ja taseen saldot Procountoriin muistiotositteella aloitusta edeltävälle päivälle.