I Procountor kan der indtastes kundeaftaler, som fakturaerne skrives efter.
Du kan se Aftaler på oversigten Kundens basisoplysninger mellem Defaultværdier og Skriv på faktura, hvis du anvender Aftalefakturering. Procountors Aftalefakturering er en ekstra egenskab med vederlag. Læs mere om Aftalefakturering.
Med et klik på knappen åbnes oversigten Aftaler med en liste over basisoplysninger om kundens aftaler. Der kan fastlægges et ønsket antal aftaler for hver kunde.
Ved at klikke på Vis får du en oversigt over eksisterende aftaler, som du kan redigere i.
Klik på Tilføj giver dig mulighed for at indgå nye aftaler.
Ved at klikke på Kopi kan du lave en identisk kopi af den eksisterende aftale .
Ved at klikke på Slet kan du slette eksisterende aftaler. Hvis der ikke er ønske om at anvende aftalen, men den heller ikke ønskes slettet, kan du gøre den passiv.
Ved at klikke på Vis og Tilføj fremkommer en oversigt, hvor aftalebetingelserne kan indtastes.
Ved hjælp af valg af adressekilde kan du bestemme, om kundens adressedata kommer fra et Kunderegister, hvorved de kan redigeres, eller fra Aftalen, hvorved de ikke kan redigeres. Fra registret får du betalingsbetingelsen, valutaen, inkl. moms og sprog, som kan redigeres. Øvrige data kan frit udfyldes.
I en rullegardinmenu kan du vælge en faktureringsperiode, et passende månedsinterval og en fakturering/måned kombination. F.eks. 3 md, 1/4/7/10 betyder, at fakturering sker med tre måneders intervaller, januar, april, juli og oktober. Øverst til venstre på Aftale-siden kan du læse, hvornår og hvilken faktura aftalen senest er faktureret med. Aftalens faktureringsoplysninger bør ikke redigeres midt i en faktureringsperiode med faktureringer. Hvis aftalen f.eks. faktureres med 3 måneders intervaller fra 01.04-30.06 og faktureringen ønskes ændret til 1 måneds intervaller, kan dette gøres efter den 30.06. Hvis der er et ønske om at ændre perioden tidligere, skal den eksisterende aftale passiveres og der skal udarbejdes en ny aftale.
Hvilken dato i måneden faktureringsperioden skal starte, bestemmes ved at fastsætte en startdato for faktureringsperioden. Hvis datoen ikke udfyldes, anvendes månedens første dag som standarddato, dvs. tallet 1.
Hvilken måned i perioden faktureringen skal finde sted, bestemmes af periodens Faktureringsmåned. F.eks. 3 md, 1/4/7/10 og Faktureringsmåned 2 betyder, at faktureringen finder sted med tre måneders intervaller i februar, maj, august og november og perioderne er januar-marts, april-juni, juli-september, oktober-december. Faktureringsmåneden kan også ligge uden for perioden f.eks. ved at indtaste -1 i feltet. Så ønsker man at faktureringen finder sted en måned før periodens start. Tilsvarende vil tallet 4 i dette eksempel betyde, at faktureringen ønskes efter perioden, dvs. perioden januar-marts skal først faktureres i april. Hvis dette felt ikke udfyldes, anvendes den første faktureringsmåned i perioden, dvs. tallet 1, som standardmåned.
Hvilken dag fakturaen dateres med, bestemmes med Fakturadatoen i faktureringsmåneden. Hvis der i dette felt er indtastet 31, betyder det den sidste dag i hver måned. Hvis dette felt ikke udfyldes, kan dateringen indtastes i forbindelse med faktureringen og ellers opfatter programmet det tomme felt som den første i faktureringsmåneden.
Aftalen kan slettes ved at klikke på Slet.
Hvis du vil have aftalen i PDF-format, så klik på Printvenlig version.
Partnerens administrationsside åbnes ved at klikke på Administration.
Aftale-oversigtens aftaler kan der bladres i ved at klikke på Forrige og Næste.
Der skal indtastes mindst en varelinje på Aftalen. Kundens standardvarer bliver ikke angivet på aftalen og heller ikke på fakturaen, som udarbejdes på basis af aftalen. Produktnavne i kolonnen Vare, som ses på fakturaen, kan ændres på fakturalinjer, men i kolonnen Registervare angives altid det oprindelige produktnavn, som er hentet fra registret.
De aftalemæssige varer/tjenester kan hentes fra produktregistret ved at klikke på Hent vare. Der fremkommer en liste med salgsvarer, som er indtastet i registret, hvor du kan finde den ønskede vare.
Du kan præcisere søgningen med varenavn, -kode og -gruppe ved at klikke på Hent varer. Produktet vælges ved at klikke på linjen. Du kan vælge flere varer på én gang ved at trykke på tasterne Ctrl og Skift samtidigt.
Varer, som er valgt ved at klikke på Vælg vare, overføres til aftalen. Hvis varenavnet ændres i aftaledata, overføres varens registernavn til kolonnen Registervare.
Du får en ny linje ved at klikke på Tilføj linje. Herefter indtastes de nødvendige oplysninger på den tomme varelinje.
Varelinjer kan kopieres ved at klikke på Kopiér linje. Først vælger du den linje, som skal kopieres, og herefter klikker du på Kopiér linje, og der åbnes et vindue, der spørger, hvor mange kopier der ønskes af linjen. Herefter får du et spørgsmål, om du ønsker at fordele Antallet jævnt på alle linjer. Enhedsprisen forbliver den samme.
Den valgte linje kan slettes i aftalen ved at klikke på Slet linje.
Du kan fastsætte standarddimensioner på varelinjer ved at klikke på Standarddimensioner, som kan anvendes i stedet for vareregistrets standarddimensioner.
Fakturaer udarbejdes på basis af aftaler på oversigten Aftalefakturering, der findes i programmenuen ved Salg / Aftalefakturering.