I visningen Regnskabsrapporter kan der vælges mellem 5 typer regnskabsrapporter.
Regnskabsrapporternes knapper
Ud over Regnskabsrapporterne betaler det sig desuden at kigge på punktet Regnskab > Afstemningsværktøjer > Kontrolrapport over finanskonti.
Søgekriterier
I rapporterne vælges de tilgængelige søgekriterier.
Søgekriterier slettes med knappen.
Søgekriterier tilføjes med knappen.
De valgte søgekriterier er de samme for alle rapporter, for den anvendelige dels vedkommende. Valgene gemmes i hukommelsen i mellem Procountor-sessionerne.
Hent rapport
Når søgekriterierne er angivet, trykkes på knappen Hent rapport. Der fremkommer en bjælke på skærmen, som viser hvordan genereringen af rapporter skrider frem. Når rapporten er klar, åbnes den i det valgte format.
Ryd
Under knappen Ryd findes menuvalget Ryd, som rydder alle søgekriterierne. Desuden findes menuvalget Gendan standardsøgekriterier, hvormed søgekriteriernes gendannes til det, de oprindeligt var.
Rapportskabeloner
Med rapportskemaerne der kan redigeres i de rapporter, som er baseret på finanskontiene helt efter eget behov. F.eks. kan virksomhedens resultatopgørelse og balance redigeres til et andet format end det, der er fastlagt i Procountors standardskemaer. Der kan også sammensættes forskellige beregninger af dækningsbidrag ved hjælp af skemaet. Hvis det ønskes kan virksomheden redigere en rapport, hvor der kun er nogle enkelte finanskonti i overensstemmelse med virksomheden egne behov.
Egne søgninger
Hvis der er søgninger, som anvendes ofte, kan de gemmes ved at trykke på knappen Egne søgninger. Når der trykkes på knappen, vises der to nye knapper, Gem søgning og Slet søgning, samt en liste over gemte søgninger i sidens højre kant.
Der fastsættes søgekriterier til rapporten og trykkes på knappen Gem søgning, som åbner feltet Navn. Der indtastes et navn på søgningen i feltet Navn, hvorefter der igen trykkes på knappen Gem søgning. Det betaler sig at navngive søgninger så, det fremgår af dem hvilke regnskabsrapporter, de vedrører.
Navnene på de gemte søgninger vises på listen i vinduets højre side, når der er trykket på knappen Egne søgninger. Et dobbeltklik på listen over søgningens navne opdaterer søgekriterierne i feltet. Inden søgningen aktiveres med knappen Opret rapport, kan søgekriteriernes ændres. Listen kan lukkes ved at trykke på knappen Egne søgninger igen.
Med knappen Slet søgning kan den valgte søgning slettes.
Opdater rapporteringsdatabase
Den rapporteringsdatabase, som regnskabsrapporterne anvender, opdateres automatisk hver nat, men hvis der er udfærdiget nye bilag eller foretaget ændringer til bilagene efter opdateringen, og disse ændringer skal vises i rapporterne, skal der trykkes på knappen Opdater rapporteringsdatabase.
Det seneste opdateringstidspunkt for rapporteringsdatabasen vises neden under knappen.
Ud over regnskabsrapporterne findes under Afstemningsværktøjerne både Afstemningsrapport over kontobevægelser og Kontrolrapport over finanskonti, som anvender samme rapporteringsdatabase.
Dimensionsberegning med rapporter
For dimensionsberegningens vedkommende er det muligt at anvende flere underkategorier under forskellige dimensioner som søgekriterier på regnskabsrapporter således, at tallene i rapporten ganges med procentandelen i henhold til de valgte underkategorier. Disse søgekriterier findes under betegnelsen Afstemt andel: Navn på dimensionen. Det er desuden muligt at vælge én dimension, under hvilken tallene for de markerede underkategorier fås frem i deres egne kolonner. Disse søgekriterier findes med betegnelserne Dimensioner og Underkategorier. En beregning af andelene forudsætter altså søgninger med afstemt andel.
Idégrundlaget for beregningen er, at hvis bogføringsposten er fordelt f.eks. mellem 2 projekter i forholdet 50/50 og mellem 2 omkostningssteder i forholdet 50/50, bliver der 4 kombinationer ud af det, hvoraf hver får en værdi med en 50 % x 50 % = 25 % andel. Og tilsvarende er 4 x 25 % = 100 %, dvs. når alle kombinationerne regnes sammen, fås hele postens beløb. Søgekriterierne fungerer sådan, at der kan markeres 0-6 dimensioner med til søgningen, og under dem stadigvæk det ønskede antal underkategorier.
Der kan ret fleksibelt vælges forskellige kolonner til regnskabsrapporterne. På den måde lykkes det nemt med f.eks. specificering af saldiene måneds- eller kvartalsvist samt at sammenligne med budgettet eller forrige års tal. Disse søgekriterier findes med betegnelserne Rapportkolonner og Sammenlignelige oplysninger, som skal vises.
Eksempelvis:
a) Hvis posternes tal ønskes udelukkende, hvori der forekommer både Omkostningssted A og Projekt B:
- Tilføj søgekriteriet Afstemt andel: Omkostningssted og marker underkategori A på listen
- Tilføj søgekriteriet Afstemt andel: Projekt og marker underkategori B på listen
b)Hvis tallene til bestemte omkostningssteder skal specificeres forholdsmæssigt til forskellige projekter:
- Tilføj søgekriteriet Afstemt andel: Omkostningssted og marker underkategori A
- tilføj søgekriteriet Dimensioner (underkategorierne følger automatisk med samtidigt), vælg Dimension fra rullemenuen og Projekter og fra listen Underkategori B, C, D og andre ønskede projekter
c) Det er tilsvarende muligt at tilføje 3, 4, 5 eller 6 dimensioner (med søgekriteriet Afstemt andel samt vælge nogen anden til specificering (med søgekriterierne Dimension og Underkategori).
Bemærk! Søgekriterierne Afstemt andel anvendes kun sammen med resultatopgørelsen og balancen, og de kan ikke vælges med journalen eller råbalancen som søgekriterier. Af denne grund er der heller ikke detaljeadgang til råbalancen fra rapporterne, dvs. funktionen Hent poster kan ikke anvendes, når søgekriteriet Afstemt andel er valgt.