Når du begynder at bruge Procountor, skal regnskabsperiode og eventuelle opfølgningsperioder indtastes i bogføringsdataene.
1. Indtast åbningssaldoerne i programmet ved hjælp af et kladdebilag, som for eksempel gives navnet Åbningssaldoer. Debet-saldoerne indtastes som plus og kredit-saldoerne som minus. Kontoåbningen kan også foretages ved hjælp af bogføringsmaterialets overførselsfil.
2. Normalt anvendes Procountor i hele den første regnskabsperiode.
3. Afstemning af konti bør foretages månedligt (bankkonto - saldo på kontoudtoget, pengeoverførsler og afstemninger - skal være nul, salgstilgodehavender - åbne salgsfakturaer, betalingsbevægelser - åbne købsfakturaer,
kontrol af ikke-matchende betalinger).
4. Når du for eksempel laver Bogføringsrapporter, skal du huske at opdatere rapportdatabasen, så også de nyeste bevægelser kommer sikkert med på rapporterne.
5. Når du udarbejder en regnskabsafslutning, skal du sikre, at alle konti stemmer, dvs. saldiene skal kontrolleres efter opdatering af rapportdatabasen ved hjælp af Bogføringsrapporter.
6. Når alt er i orden, udarbejdes der en regnskabsopgørelse ved at anvende Regnskabsafslutningsværktøj. Ved udarbejdelse af den første regnskabsafslutning skal referencedata indtastes manuelt på regnskabsopgørelsen.
7. Når opgørelsen er færdig, lukkes den første regnskabsperiode i Procountor ved Administration / Bogføringsdata / Regnskabsperioder. Åbningssaldoerne for næste regnskabsperiode bliver dannet automatisk. Ligeledes dannes der resultatopgørelse, balance, hovedbog og bogføringsjournal samt kontoplan i Arkivet.
8. På åbningsbilaget for næste regnskabsperiode ses resultatet af den lukkede periode på kontoen Periodens resultat, så der skal indtastes en kladde for pågældende periode, som resultatet fra den afsluttede periode overføres på særskilt konto, dvs. kontering af overskud per Periodens resultat an
Resultat fra tidligere perioder og tilsvarende underskud per Resultat fra tidligere perioder an Periodens resultat eller udloddes som dividender eller på anden måde bogføres ud fra regnskabsperiodens resultat før næste regnskabsafslutning. I forbindelse med
regnskabsafslutningen skal der ikke med hensyn til resultatet af den lukkede periode foretages nogle posteringer, Procountor klarer behandlingen af resultatet automatisk.
9. Normalt anvendes Procountor i hele næste regnskabsperiode.
10. Hvis det er nødvendigt ved regnskabsafslutningen at korrigere konteringer og udarbejde nye kladdebilag, skal man altid huske at opdatere rapportdatabasen, før der tages nye rapporter og altid før opfølgningsperioder eller regnskabsperioder lukkes. Hvis dette ikke sker, kommer de nyeste bevægelser ikke med og tallene stemmer ikke.