Rapportformularer bruges for eksempel til at redigere virksomhedens resultatopgørelse eller balance til en anden form end Procountors standardformularer.
Rapportformularer bruges for eksempel til at redigere virksomhedens resultatopgørelse eller balance til en anden form end Procountors standardformularer. Formularer kan også bruges til at sammensætte forskellige beregninger af dækningsgrad. Virksomheden kan eventuelt redigere en rapport, så der kun er enkelte bogføringskonti efter virksomhedens egne behov.
Redigering og brug af rapportformularer
Redigering af rapportformularer sker ved at klikke på Rapportformularer i visningen Bogføringsrapporter. I visningen er det muligt at danne en ny formular ved at klikke på Ny rapportformular eller redigere den gamle ved at klikke på Rediger rapportformular eller fjerne formularen ved at klikke på Slet rapportformular. Når du klikker på Ny rapportformular, åbnes der en menu, hvor du kan vælge en standardformular, som kan anvendes som basis for udarbejdelse af rapportformularen. Du kan vælge mellem følgende alternativer:
A - Resultatopgørelse med nøgletal, B - Kontovis resultatopgørelse, Hovedbogskonti, Kasseopfølgning
En standardformular brugt som basis for en rapportformular har indvirkning på, om kontogruppen automatisk medtager selvtilføjede konti på formularen eller om de skal tilføjes manuelt. Hvis rapporten er udarbejdet ved at bruge alternativet A -Resultatopgørelse med nøgletal som basis, kommer konti, tilføjet i kontogruppen, automatisk med på rapporten.
Hvis rapporten er udarbejdet ved at bruge alternativet B - Kontovis resultatopgørelse som basis, skal selvtilføjede konti indtastes manuelt til rapportformularen. Pågældende rapportformular fungerer, således at konti, som skal anvendes på rapporten, angives én efter én og derfor skal også de selvtilføjede konti indtastes for sig på formularen.
En virksomhed kan have et ubegrænset antal rapportformularer. Desuden bliver Procountors standardformularer - Resultatopgørelse, Balance og Hovedbog - altid anvendt. Egne rapportformularer vælges fra Bogføringsrapportens Type i visningen Bogføringsrapporter.
Generelt om rapportformularer
En rapportformular skal altid have et navn, som den kan genkendes på. Som default skal rapportcifrenes fortegn skiftes, derfor er der som default et kryds i ruden ved Fortegn - Skal saldoers fortegn skiftes?.
Det er normalt, at fortegn på resultatopgørelsen ønskes skiftet, fordi kreditposteringerne i bogføringen opstilles med minustegn f.eks. opstilles indtægterne som regel med plustegn i resultatopgørelsen og udgifterne med minustegn. Det anbefales ikke at skifte fortegn i balancen, men i feltet Kontonummer skiftes fortegn, så tallene står med korrekte fortegn både i aktiver og passiver. For eksempel fås regnskabsperiodens resultat i balancen ved at tilføje beløbslinjen Periodens resultat, der medregnes i hele resultatopgørelsen (1/300).
Formularens opbygning
På basis af rapportformularen dannes automatisk rapportversionerne kortfattet, standard, alle kontogrupper og alle konti samt der markeres fremhævede linjer og nullinjer som blinde linjer. Rapportformularen består af en række linjer. Der er flere linjetyper. Du kan tilføje linjer i rapportformularen ved at klikke på Tilføj linje og fjerne linjer ved at klikke på Slet linje. Linjer kan flyttes opad og nedad på formularen ved hjælp af funktionerne Flyt én opad og Flyt én nedad. Konti til formularlinjen vælges ved at klikke på Vælg konti.
Linjerne indeholder følgende oplysninger:
-
Navn overskrift- eller beløbslinje med valgfri tekst, som skives i rapporten
-
Niveau kontogruppens niveau, antal indrykninger på rapportlinjen
-
Type linjetype
-
Vis ikke nul - linjer kan gøres synlige og usynlige
-
Kort formular pågældende linje sættes på rapporten ved at klikke på Rapportlængde og vælge Kortfattet
-
Kontonummer er kontonummer eller kontogruppe-/kontonummer, som indsættes i rapporten. Fortegn på en konto kan skiftes ved at markere det ønskede fortegn (f.eks. +1160) foran kontoen.
På en rapportformular kan du anvende følgende linjetyper:
-
Overskrift, titel tekstlinje uden talangivelse
-
Totalbeløb, sum beløb sammenlagt af flere konti, dvs. beregner summen af de angivne konti på rapporten, dvs. totalbeløbet på rapporten
-
Saldo, række saldo for en udvalgt kontogruppe eller udvalgte konti, lister også saldoen for konti i pågældende kontogruppe eller udvalgte enkelte konti
-
Procent (forr. linje/1. linje) udregner den forrige linje, som ses på formularen, i forhold til det første totalbeløb på formularen
-
Procent (forr. linje/2. forr.linje) - udregner forholdet mellem de to forrige linjer på formularen og sletter herefter pågældende linjer. Dette gør det muligt kun at fremvise nøgletallene.
Vælg konti funktion
- Vælg konti på formularen ved at sætte kryds ved den konto eller den kontogruppe, du vil have med på formularlinjen.
- Fortegn, hvis du vil skifte pågældende fortegn på rapporten.
- Bogføringskonto, kontoplanens kontogrupper og bogføringskonti
- Kontonummer, kontogruppe, som pågældende bogføringskonto tilhører, og bogføringskonto
Rapportformularers tekster kan også redigeres. Formularens tekst redigeres ved at klikke på Rediger tekst. Linjedata har følgende rækkefølge altid med semikolon (;) mellem hver feltoplysning:
- Navn;Niveau;Type;Vis ikke nul;Kort formular;Kontonr.
- Navn; i tekstform
- Niveau; kontogruppens niveau; antal indrykninger på rapportlinjen
- Type; titel, række, sum eller procent
- Vis ikke nul; sand eller falsk
- Kort formular; sand eller falsk
- Kontonummer; er kontonummer eller kontogruppe-/kontonummer, som indsættes på rapporten
Rapportformularer kan gemmes eller kopieres mellem virksomheder ved hjælp af funktionen Rediger tekst.