Procountor tilbyder alsidige funktioner til gennemførsel af revision og intern kontrol
Revision i Procountor
Procountor muliggør revision af regnskabet og bilagene når som helst og endda fra revisorens egen arbejdsplads. Det er med andre ord ikke nødvendigt for revisoren at være til stede i kundens lokaler for at kunne udføre sit kontrolarbejde, og er derfor heller ikke bundet af, at det skal ske i kundens kontortid.
Samme rettigheder, som her beskrives for revisoren, skal ligeledes gives til skatteinspektører eller andre myndigheder, som i medfør at lovgivningen har ret til at inspicere virksomhedens regnskaber.
Revisorens læserettigheder
I brugeradministrationen er der oprettet en færdig rolle (Ledelse / Revisor) til virksomhedens revisor. Rollen giver adgangsrettigheder til at se oplysninger. Med samme rettigheder kan revisoren kun ændre sin egne personoplysninger. Revisorens brugerrettigheder må ikke udvides på hovedbrugerens foranledning, bortset fra at give visningsrettigheder til at betale, eftersom revisoren i henhold til loven ikke er berettiget til at føre regnskabet.
Enhver virksomhed tildeler selv brugerrettigheder til sin revisor. Hvert medlem af revisionsgruppen tildeles egne personlige brugerrettigheder. Det sker under punktet Administration > Brugere og brugerrettigheder. Hvis revisoren er revisor for mange forskellige Procountor-virksomheder, tildeles denne som eksisterende bruger, så vedkommende har adgang til at logge sig på hos alle de involverede virksomheder med ét og samme brugernavn.
Læserettighederne til revisorer, der er valgt på generalforsamlingen, må ikke begrænses. Vedkommende har i henhold til den finske Revisionslov ret til at kontrollere alle virksomhedens oplysninger. Revisoren kan imidlertid efter ønske afslå at give rettighederne til visse funktioner for medlemmerne af sin egen revisionsgruppe. Revisoren skal dog aftale den type mulige begrænsninger med hovedbrugeren.
Revisorernes adgangsrettigheder kan inddrages i brugeradministrationen, når revisionsarbejdet er tilendebragt.
Hentning af bilag
Hentningen af bilag består af flere opslagstyper, hvormed bilag kan hentes med forskellige søgekriterier og i forskellige kombinationer. Opslagstyperne er: Hentning af fakturaer, Hentning af åbenstående, Hentning af bilag til kontrol samt Hentning af bilag til betaling.
Med Hentning af fakturaer kan de oprettede salgs- og købsfakturaer, rejse- og udlægsafregninger samt kladder kontrolleres. Via fanebladet er det muligt at se fakturaer og de vedhæftede filer (f.eks. et billede af fakturaer indgået som e-fakturaer) samt bogføringen af dem. Bilag kan hentes f.eks. efter fakturadato, bogføringsperiode og bilagstype. Af bilagenes tidsstempler fremgår det, hvem der har oprettet bilaget, og hvem der sidst har redigeret det. Af bogføringens tidsstempel fremgår det, hvem der senest har redigeret den.
Med Hentning af bilag til kontrol kan de ønskede salgs- og købsfakturaer, rejse- og udlægsafregninger samt kladder kontrolleres. Via fanebladet er det muligt at kontrollere fra tidsstemplerne, hvem der har kontrolleret og attesteret bilagene.
Med Hentning af åbenstående kan åbenstående bevægelser afstemmes. F.eks. ved afstemning af tilgodehavender frem til årsskiftet 2008/2009 er søgekriterierne følgende: Bilagstype: Salgsfaktura, Betalingstransaktioner frem til: 31.12.2008 og i bogføringsperiodens andet felt angives som slutmåned 2008-12. Dette eftersom f.eks. forsikringsfakturaerne kan være kommet som e-fakturaer og være dateret til 2008, mens de i bogføringen direkte er overført til 2008, og er altså dermed ikke medtaget på listen overhovedet. For leverandørgælden gælder i øvrigt samme kriterier, bortset fra at bilagstyperne købsfakturaer og rejse- og udlægsafregninger medtages.
Via Hentning af bilag til betaling er det muligt at se, hvem der har lagt fakturaerne til betaling, om en faktura er betalt i én eller flere omgange, fra hvilken konto, den er betalt, samt hvis der evt. er knyttet en besked til betalingen. Tidsstemplerne for kontrol og attestering fremgår af siden Betaling.
Lønninger
Lønninger kan kontrolleres under punktet Lønberegning. Lønningslisterne hentes under punktet Hentning af lønningslister, hvor de enkelte lønberegninger kan kontrolleres via lønningslisterne. Under punktet Lønrapporter findes flere forskellige rapporter vedrørende lønningerne, såsom Lønkort, Lønoplysningernes liste, hvormed en alsidig kontrol af de lønninger, der er betalt i virksomheden, er muligt, samt lønningernes Udvidede oversigt, hvormed der fås en oversigt over de lønninger, der er udbetalt i virksomheden.
Betalinger
Kontoudtog og advisbetalingsmateriale kan kontrolleres pr. bankkonto under punktet Betalingsformidling / Kontoudtog og advisbetalinger. Revisoren kan i Procountor verificere bankkontoens saldo i bogføringen, da det ikke er muligt at ændre i kontoudtogets indhold for nogen af de personer, der har fået tildelt brugerretigheder. Kontoudtogets indhold er låst, efter at det er overført elektronisk fra pengeinstituttet via betalingsformidlingssystemet OpusCapita til databasen i Procountor. Under punktet Betalingsrapporter findes flere forskellige rapporter vedrørende betaling.
Regnskabsrapporter og annonceringer
Under punktet Indberetninger er det muligt at kontrollere indberetningerne af moms og arbejdsgiverbidrag på årsopgørelsens over lønninger. Regnskabsrapporter kan køres under punktet Regnskab.
Det betaler sig at køre resultatopgørelsen, balancen samt journal og råbalance med afgræsningen Forretningstransaktioner i bilagets status og med bilagstypeafgrænsningen Alle. Der kan vælges HTML, PDF, Excel eller Detaljeret rapport som format til alle regnskabsrapporterne, hvorved det også er muligt selv at kontrollere bilag og de tilhørende regnskabssider og vedhæftede filer.
Ved hjælp af kontonumrene er det muligt at begrænse det antal bevægelser, der skal kontrolleres, f.eks. begrænset til udelukkende balancens konti (1000-2999) eller resultatopgørelsens konti (3000-9999). Med valget Vis alle konti fås der mere detaljerede rapporter på regnskabsopgørelsen og balancen.
Dataoverførsel som filer
Rapporter kan køres i HTML-, PDF- eller Excel-format, som kan åbnes eller gemmes som filer til videre behandling eller arkivering. Fakturaer fås i HTML- eller PDF-format med knappen Vis, mens regnskabssider og indberetninger fås i HTML- eller PDF-format med knappen I udskriftsegnet format.
Oplysninger om hentede fakturaer fås i en Excel-tabel i Hentning af bilag ved at højreklikke med musen og vælge funktionerne Enkelt eksportudskrift og Udvidet eksportudskrift på den fremkomne menu. Med valget Søgeresultatet og momsspecifikation fås oplysningerne fra de hentede fakturaer og den tilhørende moms i HTML-format.
Udskrift på papir
Revisoren kan skrive bilag, regnskabspostsider, regnskabsbøger og andre dokumenter ud på papir til brug for sine egne arbejdsnotater. F.eks. fås fakturaer i HTML- eller PDF-format med knappen Vis, mens regnskabssider og annonceringer fås i HTML- eller PDF-format med knappen I udskriftsegnet format.
Intern overvågning i Procountor
Brugerrettigheder
Brugerrettighederne danner grundlag for Procountors interne overvågning. På grundlag af de rettigheder, som hovedbrugeren tildeler andre brugere, kan det forhindres, at der er brugere, som ser oplysninger, som de i har behov for i deres eget arbejde. Der er 3 klasser med brugerrettigheder: Ingen rettigheder, visningsrettigheder og fulde rettigheder. Fulde rettigheder giver mulighed for at oprette og vedligeholde data: F.eks. at oprette salgsfakturaer.
Datasikkerhed
I tjenesten anvendes foruden særskilte engangsadgangskoder også SSL-kryptering, hvormed det er lige så trygt for brugeren at anvende Procountor som f.eks. at foretage betalinger i netbanken fra sin egen bankkonto.
Kontrol og attestering
Afhængigt af omfanget af virksomhedens drift kan der for betalingstransaktioner fastlægges et 1- eller 2-trins godkendelsessystem. I mindre organisationer er godkendelse og betaling tilstrækkelige rettigheder, hvormed betalingsformidlingen kan håndteres. I større organisationer kan det være begrundet også at tage kontrol i brug, hvormed den ansvarlige person beretter til attestanten, at købsfakturaen efter dennes mening er korrekt og kan betales. Det er ligeledes muligt at tage attesteringscirkulation i brug til købsfakturaerne, hvorved der kan udpeges det ønskede antal kontrollanter og attestanter til fakturaerne.
Brugerstempler
I Procountor registreres udfærdigeren af hver eneste bevægelse. Som registreringsoplysning anvendes det brugernavn, der er tildelt brugeren. Oplysningen gemmes automatisk på basis af, hvem der har åbnet forbindelsen til tjenesten med sit eget brugernavn og adgangskode. Desuden registreres tidspunktet for oprettelsen af posteringen efter computeruret. Derved kan det senere entydigt afklares, hvem og hvornår, der har oprettet en bevægelse, eller hvem, der har ændret i oplysningerne.
Afstemninger
Ved hjælp af bankkontoafstemningerne kan gyldigheden af regnskabet overvåges. Eftersom der på kontoudskriften findes særskilte beløbsposter til debitorernes betalinger (advisbetalinger) og kreditorernes betalinger (betalingstjenesten for fakturaer), kan man efter afstemningerne af bankkontiene også være sikker på, at tilgodehavender og leverandørgælden er behandling korrekt.
Ved hjælp af regnskabets interne afstemninger kan man imidlertid ikke være sikker på, om alt salg og indkøb er bogført i regnskabet. Såfremt der aldrig har været udfærdiget salgsbilag af et salg, eller et kontantsalg ikke er konteret som dagens salg, kan det afdækkes ved hjælp af en lageropgørelse eller en beregning af bruttofortjenesten. Brugeren kan ikke slette en elektronisk købsfaktura, som er kommet via nettjenesten, men såfremt den faktura, der er udskrevet på papir, aldrig kan føres i regnskabet, kan fakturaen heller ikke betales i Procountor-systemet. Den slags fejl afdækkes almindeligvis, når vareleverandøren tager skridt til inkassoforanstaltninger.
Afstemningen af regnskabet kan vise mindre afstemningsdifferencer, som skyldes, at oplysningerne på et bilag er fastholdt i den oprindelige valuta. Når linjerne på bilaget konverteres til regnskabsvalutaen, er det muligt, at de afrundes modstridende, så der på selve bilaget findes en marginal differens på 0,01-0,03 eurocent. Denne afstemningsdifference overføres til balancen, hvor resultatet for regnskabsperioden beregnes som differensen mellem de samlede beløb i aktiv- og passivsiden. Differensen indeholder også en afstemningsdifferens. Først ved udarbejdelsen af resultatopgørelsen posteres afstemningsdifferensen i regnskabet, hvorved hele regnskabsperioden kommer til at stemme.
Under punktet Regnskab > Afstemningsværktøjer findes forskellige rapporter til afhjælpning af afstemningen.
Læs desuden
Behandling af moms i Procountor