I forbindelse med indførelse af Procountor, skal bogføringens åbningssaldoer i programmet gemmes som basisdata. Indfør dataene enten ved hjælp af kladden eller ved at benytte bogføringsmaterialets overførselsfil. Alternativt kan der også gemmes referencedata fra forrige regnskabsperiode i programmet, hvorved der ud fra disse data automatisk dannes et kontoåbningsbilag for indeværende periode.
Udarbejdelse af et kladdebilag
Gem kontoåbningssaldoerne ved hjælp af et kladdebilag. Start udarbejdelsen af et nyt kladdebilag ved Bogføring / Nyt kladdebilag.
Giv for eksempel kladden navnet Kontoåbning ddmmåååå, hvor datoen skal være den første dag i regnskabsperioden. Posteringerne fra kladdebilaget indtastes ved at anvende Tilføj postering. I feltet Bf-værdi registreres saldobeløbet på bogføringskontoen. Debet-saldoerne indtastes som plus og kredit-saldoerne som minus. Som posteringstekst kan skrives yderligere information om åbningssaldoen. Når alt er posteret, så klik på Gem Hvis der er mange linjer, er det en god idé at gemme filen indimellem. Efter afsluttet indtastning af linjerne skal bilagssummen være på 0,00 DKK. Verificér den færdige kladde ved at klikke på Godkend.
Kladdebilag, ved hjælp af bogføringsmaterialets overførselsfil
Saldoerne fra bogføringskonti indlæses i programmet ved hjælp af bogføringsmaterialets overførselsfil. På basis af filen danner programmet et kladdebilag til bogføringen.
Gem referencedata fra forrige regnskabsperiode
Du kan gemme saldoerne fra forrige regnskabsperiode i programmet, så du har referencerapporter fra flere perioder. Herved skal du indføre bogføringssaldoerne såvel for resultatopgørelsen som balancen. Indfør bogføringssaldoerne på samme måde som ovenover enten med kladdebilaget eller bogføringsmaterialets overførselsfil.
Når du gemmer referencedata og når saldoerne fra en resultatopgørelse og balance indføres i programmet på samme bilag, må det aktuelle resultat hverken bogføres i resultatopgørelsen eller i balancen. Procountor afregner automatisk regnskabsperiodens resultat ud fra posteringerne. Bogføringskontoernes debetsaldoer indtastes som plussaldoer og kreditsaldoerne med minus. I forbindelse med bilagskontering skal totalbeløbet være på 0,00 DKK.
Når resultatopgørelse og balance bogføres som separate kladder, bliver det aktuelle resultat totalbeløbet af posteringerne, så resultatet bogføres på kontoen Periodens resultat. Bogføringen af periodens resultat påvirker ikke resultatet, for posteringer fra kladdebilaget til pågældende konto nulstiller hinanden (den ene kladde har debet og den anden har kredit).
Referencedata kan indtastes månedligt for hver måned i regnskabsperioden, således at saldoerne, som skal gemmes, består af ændringer i pågældende måneds saldoer. Hvis der ikke er behov for at følge forrige periodes saldoer op månedligt, kan referencedata indføres kumulativt til den sidste dag i forrige regnskabsperiode.
Når referencedata er gemt og bilagene er godkendt, skal rapportdatabasen opdateres og rigtigheden af rapportsaldoerne kontrolleres. Derefter lukkes regnskabsperioden og programmet danner et kontoåbningsbilag for den første dag i indeværende periode automatisk.
Kontoåbning midt i en regnskabsperiode
Når brugen af Procountor skal indføres midt i en regnskabsperiode, indføres balancens åbningssaldoer den første dag i regnskabsperioden ved hjælp af et kladdebilag eller en overførselsfil. Åbningssaldoerne kan også blive dannet automatisk for indeværende periode, hvis referencedataene er gemt i programmet.
Derefter indføres ændringerne i bogføringskontienes saldoer mellem periodens start og programmets startdato med en kladde eller overførselsfil. Herved skal bogføringskontienes ændrede saldoer i såvel resultatopgørelsen som balancen gemmes i programmet. Dataene kan gemmes månedligt eller på den sidste dag i måneden før starten.