Det er nødvendigt at gemme virksomhedens regnskabsperiode i Regnskabsoplysningerne, for at kunne afslutte den gamle regnskabsperiode og åbne en ny. Bevægelserne kan posteres, selv om regnskabsperioden ikke er fastlagt.
Ændring af regnskabsperioder
En ny regnskabsperiode tilføjes med knappen Ny regnskabsperiode. Start- og slutdato hentes fra kalenderen ved at klikke på dato-feltet. Regnskabsperioderne må ikke overlappe hinanden. Regnskabsperioderne behøver hverken at være sammenhængende eller af samme længde. Der kan posteres bevægelser på den nye regnskabsperiode, selv om den forrige endnu ikke er afsluttet. NB! Af kontoåbningsbilagets opretterstempel fremgår, hvem der har afsluttet perioden og hvornår.
En markeret regnskabsperiode kan slettes ved at klikke på Slet regnskabsperiode. Dog kan afsluttede regnskabsperioder eller regnskabsperioder med opfølgningsperioder ikke slettes.
Regnskabsperiodens længde kan ændres ved at hente nye start- og slutdatoer i kalenderen og klikke på datofeltet. Der må ikke være opfølgningsperioder i den regnskabsperiode, hvis længde skal ændres.
Hvis der skal foretages yderligere ændringer til den afsluttede periode, kan den senest afsluttede regnskabsperiode åbnes ved at klikke på Åbn regnskabsperioden. Åbning af en afsluttet regnskabsperiode sletter åbningsbilaget for efterfølgende regnskabsperiode. Ifald perioden har afsluttede opfølgningsperioder, som ønskes ændret, skal de også åbnes. Ifald den efterfølgende regnskabsperiode har afsluttede opfølgningsperioder, skal de åbnes, inden den afsluttede regnskabsperiode kan åbnes. Perioden lukkes igen ved at klikke på Luk regnskabsperioden.
Luk regnskabsperioden lukker den ældste af åbnede regnskabsperioder. Hvis regnskabsperioden har uafsluttede transaktioner, gøres der opmærksom på det og der meddeles, hvilke bilag, der er uafsluttede. Afslutning af regnskabsperioden genererer regnskabsperiodens åbningsbilag til den næste regnskabsperiode. Desuden gemmes den afsluttede regnskabsperiodes kontoplan, resultatopgørelse, balance samt bogføringsjournal og hovedbog (kontokort) i Arkivet. NB! Husk at opdatere rapporteringsdatabasen, inden afslutning af perioden, så saldiene i Regnskabsrapporterne også opdateres. Desuden betaler det sig efter periodens afslutning at opdatere rapporteringsdatabasen, så det genererede åbningsbilag fremgår af rapporterne. Opdateringen sker ved at klikke på Opdater rapporteringsdatabase, og dette kan tage lidt tid. Funktionen opdaterer ikke den database, som de grafiske rapporter, dvs. Voyant-rapporterne, benytter.
Via Rediger opfølgningsperioder er det muligt at tilføje, slette, afslutte eller påbegynde regnskabsperiodens interne opfølgningsperioder.
Eksempelvis: Når regnskabsperioden for 2014 afsluttes, genererer programmet automatisk posteringen 01.01.2015 på kontoen Periodens resultat, som omfatter resultatet for regnskabsperioden 2014. Denne saldo overføres derefter på en kladde til kontoen Tab/overskud fra tidligere perioder.
Advarselsindstillinger
I Procountors Indstillinger er tilføjet en ny indstilling Advarselsindstillinger, der sørger for, at brugeren fremover får en advarsel, når hun/han gemmer et bilag og bilaget bedes gemt på en dato, der hverken hører til regnskabs- eller opfølgningsperioden.
I advarselsteksten meddeles, at datoen, som er valgt for bilaget, hverken hører til regnskabs- eller opfølgningsperioden, og programmet spørger, om brugeren ønsker at fortsætte, annullere eller gå til redigering af perioder i visningen Regnskabsperioder.