Formålet med periodeafgræsningen er fordele de varer og omkostninger, som er på én faktura, over flere måneder i regnskabet. Eksempelvis skal en faktura på et halvt års leje fordeles over 6 måneder.
Periodeafgrænsningsværktøjet findes under menuen Regnskab. Der er tale om en funktion uden beregning for alle, og den er tilgængelig for alle de, som har de fornødne brugerrettigheder.
Brugeren skal mindst have alle rettigheder for at kunne oprette et nyt kladdebilag.
Periodeafgrænsningsværktøjets opbygning og knapper
I periodeafgrænsningsværktøjets hovedvisning i tabelform angives søgekriterierne i den øverste del og søgeresultaterne i den nederste del. Under søgekriterierne findes valget Afgrænset bogføringsperiode (angivet som år-måned, f.eks. 2012-01) vælges. Som standard vises den ældste åbne opfølgningsperiode, eller hvis opfølgningsperioder ikke anvendes, vises den forrige måned. Herefter markeres Periodeafgrænsede bilagstyper, dvs. salg og indkøb hentes frem. Der kan desuden også hentes tidligere afgrænsede bilag med markering i afkrydsningsfeltet Periodeafgrænsede bilag.
Søgningen med de fastsatte søgekriterier startes ved hjælp af knappen Hent periodeafgrænsede poster.
De periodeafgrænsede regnskabsposter (uden modposteringer og afstemningsdifferencer) fremkommer under søgeresultaterne. Listen omfatter alle de regnskabsposter, som opfylder følgende betingelser:
- Bogføringssiden knyttet til posterne er dateret i henhold til den afgrænsede periode
-
På postniveau er der på bogføringssiden angivet Serviceperiode for bilaget, hvis start- og/eller slutdato er en anden periode end den afgrænsede periode, der er angivet i søgekriterierne, eller også er postniveauets serviceperiode tom, og på bogføringssidens overskriftsniveau er der angivet føromtalte serviceperiode, der opfylder betingelsen.
- Eventuelle andre søgekriterier, f.eks. periodeafgrænsede bilagstyper, samt hentning af tidligere periodeafgrænsede bilag stemmer.
Med knappen Markér alle markeres alle poster i søgeresultatet på én gang.
Med knappen Regnskab er der adgang fra søgeresultaterne til bogføringssiden med den post, som er markeret som aktiv.
Efter et tryk på knappen Opret periodeafgrænsningskladde åbnes følgende vindue.
Under punktet Navnet på fakturagruppen genereres automatisk et navn med angivelsen Periodeafgrænsninger pr. dd-mm-åååå kl. 00:00. Under punkterne Periodeafgrænsningskonto for salg og Periodeafgrænsningskonto for indkøb vises som standard basiskontoplanens konti i Procountor, men kontoen kan ændres via knappen Forstørrelsesglas i den menu, der fremkommer. Hvis der er en afkrydsning under punktet Beregning af dagsbaserede værdier, beregnes de afgrænsede beløb på grundlag af antal dage og ikke på månedsniveau. Under punktet Dimensioner kan det med en afkrydsning fastsættes, hvorvidt dimensionsoplysningerne ønskes kopieret.
Til slut klikkes der på Fortsæt.
De oprettede periodeafgrænsningskladder
Periodeafgrænsningskladderne oprettes ved, at der til den periode, som skal afgrænses, samt til enhver måned, som rammer en eller anden linje valgt serviceperiodelinje i søgeresultatet, udarbejdes én kladde. Alle periodeafgrænsningsbilag tilknyttet denne afgrænsningsperiode, som påvirker den aktuelle måneds bogføring, samles i den genererede kladde, og de markerede linjer gennemgås én ad gangen.
Ved oprettelse af periodeafgrænsningskladderne gennemgås desuden alle månederne fra serviceperiodens start til slut igennem, mens det beregnes, hvor stor en del af posternes værdi hører til hver måned (i henhold til antal dage eller måneder. Alt efter regnskabsdagen efterlades der kun den del af beløbet til den periode, som hører beregningsmæssigt dertil). Beløbet flyttes fra den afgrænsede periode til andre af serviceperiodens måneder således, at regnskabsværdien mindskes i den afgrænsede periode mindskes på regnskabsværdien, dvs. der udfærdiges en post til kladden, som er markeret anderledes og har samme bærernummer som den oprindelige post. Denne modpostering sammenholdes med balancen som periodiseret indtægt eller periodiseret udgift. Perioden, som hører til serviceperioden, tilføjes en regnskabsværdi, dvs. udføres sammen med det forrige punkt med de anderledes markerede poster til det oprindelige bærernummer og som periodiseret indtægt eller periodiseret udgift.
Det fremgår af alle postbeskrivelser, hvilke bilag den pågældende post periodiserer, og hvilket beregningsgrundlag, der er anvendt. Som slutresultat er periodeafgrænsningernes beløb nul for hver enkelt periodeafgrænsede post, og hver enkelt periodeafgrænsningskladdes postbeløb skal samlet være på nul.
Der skal af fakturavisningen med eksemplet på den periodeafgrænsede kladde fremgå følgende linjer:
Der skal af det periodeafgrænsede regnskabsside fremgå følgende linjer:
